Internetowe Forum Archiwalne > Metodyka Archiwalna
porzadkowanie/brakowanie
gogga:
Dzień dobry,
Prosiłabym bardzo o pomoc :-[
Otóż dostałam "w spadku" po koleżance prowadzenie składnicy akt w OPS.
A wiec tak.. nie mam spisów zdawczo-odbiorczych z tych akt które leżakują już w składnicy, są to po prostu związane sznurkiem teczki z lat 1991-2017. Wcześniej przekazywane były do Urzędu Gminy i leżały sobie u nich w archiwum. UG swoje już uporządkował, przekazał co było do brakowania itd., twierdząc że naszych nigdzie nie ma ujętych... wiec mamy sobie te swoje od nich zabrać :( gdyż 2011 r. jest w OPS składnica akt, mamy własną instrukcję o organizacji i zakresie składnicy akt i swój jednolity rzeczowy wykaz akt, więc archiwista gminny przerzucił teczki OPSu do tej składnicy akt.
Część z nich wydzieliłam do brakowania i chciałabym, jak już uporam się z tym, wystąpić z wnioskiem do AP o brakowanie. Dokumentacja jest o kat. B.
I teraz mam pytania:
1. Robię najpierw "spis zdawczo-odbiorczy" z natury? A w spisie na brakowanie dodaje informację ze spis powstał z natury?
2. Co zrobić mam z teczką z 1992, która nie ma opisu, a symbol ma nadany z instrukcji z 1999 r., nie ma napisanej kategorii archiwalnej? Czy powinnam dodać opis również z 1999 r. , symbol i nadać kategorię również z instrukcji z 1999 r. ? Czy powinnam nadać nowy tytuł ze swojej aktualnej instrukcji, kategorię archiwalna i symbol klasyfikacyjny?
3. Albo teczki, które w ogóle nie mają opisu, symbolu i kategorii lub opis teczki (hasło klasyfikacyjne) nie jest takie jak w jednolitym (pracownik nadał takie jakie mu pasowało) z lat 1991-2009? Nadawać wszystko po nowemu, czy z instrukcji obowiązującej gdy były wytworzone?
4. Teczki z lat 2010 o kat. B10, B25 które jeszcze muszą zostać w składnicy akt mogę opisać od nowa stosując nowy jednolity rzeczowy, skoro nie ma tam żadnych spisów zdawczo-odbiorczych? Czy jak powinnam to zrobić, żeby to uporządkować poprawnie?
5. Jak już doprowadzę mniej wiec do ładu to wszystko, zacznę robić to co ma zostać jeszcze w składnicy akt, to czy mogę wydzielić sobie regały dla np. pomocy społecznej, księgowości czy świadczeń rodzinnych?
Na razie, tak jak już wspomniałam, mniej więcej wydzieliłam to co do brakowania, a to co powinno zostać. Ułożyłam te teczki wg lat czyli 1991, 1992 itd. Te z lat 1991-2009 kat. B5, B10 spróbuję dobrze jakoś spisać i wystąpić z wnioskiem o brakowanie. Następnie podzielę to co zostało w składnicy akt z lat 2010-2017 , najpierw wg lat, potem w obrębie roku wg symboli, poprawnie opiszę teczki (pyt. 4) zrobię spis zdawczo-odbiorczy (czy z natury?).
Nie mam po prostu pojęcia czy ja to dobrze robię... :'(
Bardzo prosiłabym o podpowiedź i z góry za wszystkie dziękuję.
Pozdrawiam
gogga:
Czy ktoś mógłby podpowiedzieć, czy tak jak zamierzam to "ogarnąć" to byłoby dobrze?
Bardzo proszę o pomoc.
Bolek:
Witam. Składnicy OPS-ów to orka na ugorze i tragedia.
Ale po kolei:
--- Cytuj ---1. Robię najpierw "spis zdawczo-odbiorczy" z natury? A w spisie na brakowanie dodaje informację ze spis powstał z natury?
--- Koniec cytatu ---
Jeśli zrobisz najpierw spis akt w składnicy to we wniosku na brakowanie podasz już sygnatury z tego spisu w odpowiedniej kolumnie. Według definicji, którą kiedyś słyszałem, spisem z natury możemy również nazwać spis akt na brakowanie, który dołączamy do wniosku. W odpowiedniej kolumnie wówczas piszemy "spis powstał z natury". Ale ile osób decyzyjnych tyle teorii. Spisem z natury możemy również nazwać spis, który zrobiliśmy dla akt zastanych w składnicy, które nie zostały przekazane oficjalnym spisem zdawczo-odbiorczym, tylko podrzucone.
--- Cytuj ---2. Co zrobić mam z teczką z 1992, która nie ma opisu, a symbol ma nadany z instrukcji z 1999 r., nie ma napisanej kategorii archiwalnej? Czy powinnam dodać opis również z 1999 r. , symbol i nadać kategorię również z instrukcji z 1999 r. ? Czy powinnam nadać nowy tytuł ze swojej aktualnej instrukcji, kategorię archiwalna i symbol klasyfikacyjny?
--- Koniec cytatu ---
Wykorzystaj symbol z jrwa z 1999, z tym że kategorię archiwalną zweryfikuj z obecnie obowiązującym w twoim OPS-e. Czasookres przechowywania mógł się zmienić.
--- Cytuj ---3. Albo teczki, które w ogóle nie mają opisu, symbolu i kategorii lub opis teczki (hasło klasyfikacyjne) nie jest takie jak w jednolitym (pracownik nadał takie jakie mu pasowało) z lat 1991-2009? Nadawać wszystko po nowemu, czy z instrukcji obowiązującej gdy były wytworzone?
--- Koniec cytatu ---
Dopasuj do obecnie obowiązującej w jednostce.
--- Cytuj ---4. Teczki z lat 2010 o kat. B10, B25 które jeszcze muszą zostać w składnicy akt mogę opisać od nowa stosując nowy jednolity rzeczowy, skoro nie ma tam żadnych spisów zdawczo-odbiorczych? Czy jak powinnam to zrobić, żeby to uporządkować poprawnie?
--- Koniec cytatu ---
Jak najbardziej. Chodzi o to aby nie wybrakować teczek, które powinny jeszcze pozostać a składnicy akt.
--- Cytuj ---5. Jak już doprowadzę mniej wiec do ładu to wszystko, zacznę robić to co ma zostać jeszcze w składnicy akt, to czy mogę wydzielić sobie regały dla np. pomocy społecznej, księgowości czy świadczeń rodzinnych?
--- Koniec cytatu ---
Jak jest na tyle miejsca w składnicy to jak najbardziej. Z tym, że OPS-y produkują dużo dokumentacji. I bez regularnego brakowania szybko może zabraknąć miejsca.
gogga:
Bardzo, ale to bardzo dziękuję za odpowiedź i pozdrawiam. :-* ;)
Najgorzej jest zacząć :)
Szymon:
Witam,
otrzymałem zgodę na brakowanie, z której wybrane pozycje są zaznaczone do dalszego przechowywania, np. z B5 na B10 lub do kat. A.
O ile przekwalifikowanie kat. archiwalnej nie stanowi tu problemu to mam pytanie:
1) Czy mogę zmienić hasło dla właściwej klasy z obowiązującego wówczas JRWA? w tym przypadku nie stosowano wykazu akt (=brak znaku teczki i brak spisu spraw wewnątrz) czy zostawić pierwotne?
Nawigacja
[#] Następna strona
Idź do wersji pełnej