Spis spraw - powielony numer sprawy

[Rovan]

Jeżeli tak to jest przyjmowane to żeby potem spisać dokumentację do brakowania to trzeba wszystkie spisy z-o sprawdzać

I tak trzeba będzie wszystkie sprawdzać przed każdym brakowaniem - Kolejność brakowania nie musi odpowiadać kolejności przyjmowania na stan AZ (chociażby z uwagi na różne okresy przechowywania dokumentacji, nawet jeśli jest ona na jednym spisie z/o. a co dopiero na wielu).

[Kadrowa]

Jeżeli tak to jest przyjmowane to żeby potem spisać dokumentację do brakowania to trzeba wszystkie spisy z-o sprawdzać

I tak trzeba będzie wszystkie sprawdzać przed każdym brakowaniem - Kolejność brakowania nie musi odpowiadać kolejności przyjmowania na stan AZ (chociażby z uwagi na różne okresy przechowywania dokumentacji, nawet jeśli jest ona na jednym spisie z/o. a co dopiero na wielu).

Czyli co mogę na przemian przyjmować stare i nowe roczniki pełnymi latami ?

[Kadrowa]

W ogóle przeczytałam na którymś z wątków, że jeżeli nie było ustalonego JRWA to przy porządkowaniu dokumentacji, nie należy pisać symbolu klasyfikacyjnego.
U nas JRWA mamy wprowadzony w 2017 r., a dokumentację będę porządkować od 2004 r.
W zarządzeniu wprowadzającym JRWA mamy zapis
"Dokumentacja, która przed dniem wejścia w życie zarządzenia nie była kwalifikowana na podstawie obowiązujących wówczas jednolitych rzeczowych wykazów akt, jest kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt wprowadzanego niniejszym zarządzeniem. "
Wcześniej nie było ustalonego z AP wykazu akt tylko stosowali sobie jakieś luźne oznaczenia.
Uważacie, że wszystkie dokumenty powinniśmy klasyfikować  wg obecnego jrwa ?
W sumie nie mamy żadnego innego odniesienia 
A dokumenty na strychu są bez pierwszych stron (opisów teczek)
Proszę o wyrażenie swojej opinii

[Rovan]

Nie myl klasyfikacji i kwalifikacji
Klasyfikujemy wg JRWA obowiązującego w momencie założenia teczki.

Jeśli nie obowiązywał żaden, to moim zdaniem teczek nie powinno się oznaczać żadnymi symbolami klasyfikacyjnymi (niektóre AP sugerują aby w takiej sytuacji stosować symbole z aktualnego wykazu).
Natomiast kwalifikacji archiwalnej (ustalenia kategorii archiwalnych) dokonamy w tej sytuacji w oparciu o aktualny wykaz, zgodnie z zarządzeniem go wprowadzającym.

Czyli co mogę na przemian przyjmować stare i nowe roczniki pełnymi latami ?

W sytuacji gdy porządkujesz i ewidencjonujesz zasób zaległy możesz robić to w takiej kolejności, jak ci wygodniej.
Należy jedynie zwrócić uwagę aby na jednym spisie z/o nie łączyć:
- dokumentacji różnych komórek org.
- różnych rodzajów dokumentacji (np. aktowej, technicznej itp.)
- materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej.
kilku rodzajów dokumentacji

[Kadrowa]

Nie myl klasyfikacji i kwalifikacji
Klasyfikujemy wg JRWA obowiązującego w momencie założenia teczki.

Jeśli nie obowiązywał żaden, to moim zdaniem teczek nie powinno się oznaczać żadnymi symbolami klasyfikacyjnymi (niektóre AP sugerują aby w takiej sytuacji stosować symbole z aktualnego wykazu).
Natomiast kwalifikacji archiwalnej (ustalenia kategorii archiwalnych) dokonamy w tej sytuacji w oparciu o aktualny wykaz, zgodnie z zarządzeniem go wprowadzającym.

Czyli co mogę na przemian przyjmować stare i nowe roczniki pełnymi latami ?

W sytuacji gdy porządkujesz i ewidencjonujesz zasób zaległy możesz robić to w takiej kolejności, jak ci wygodniej.
Należy jedynie zwrócić uwagę aby na jednym spisie z/o nie łączyć:
- dokumentacji różnych komórek org.
- różnych rodzajów dokumentacji (np. aktowej, technicznej itp.)
- materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej.
kilku rodzajów dokumentacji

Znam różnicę między klasyfikacją i kwalifikacją, ale zawsze nie doczytam dokładnie i potem tak wychodzi Dziękuję za zwrócenie uwagi, dużo mi to pomoże:)
Znalazłam w piątek JRWA, który był narzucony w 2010 r., ale nie był on uzgodniony z archiwum i mam zagwostkę.  Wiele z pozycji ma kategorię archiwalną A, a my jesteśmy składnicą akt wg JRWA zatwierdzonego przez AP i nie generujemy kategorii A. Co w tej sytuacji radzicie zrobić ?
Przekwalifikować te dokumenty wg uzgodnionego JRWA z AP ( wiem, że nie można zmieniać kategorii na niższą, można tylko na wyższą), ale drugiej strony mamy tylko 1 JRWA zatwierdzony i wg tego zapisu o który pytałam, mogę je kwalifikować wg nowego JRWA prawda ?

Bardzo serdecznie dziękuję za Twoją pomoc, jest dla mnie nieoceniona 

[Dominika1985]

Dzień dobry, chciałam zapytać o sygnatury archiwalne. Jeżeli mam kilka lub kilkanaście teczek pod jedną pozycją spisu to wszystkie te teczki mogą mieć tą samą sygnaturę?

[Czarny1986]

Dzień dobry, chciałam zapytać o sygnatury archiwalne. Jeżeli mam kilka lub kilkanaście teczek pod jedną pozycją spisu to wszystkie te teczki mogą mieć tą samą sygnaturę?

Dzień dobry,
tak jest. Poszczególne jednostki będą się odznaczać numerem tomu.
pozdrawiam

[Dominika1985]

Dziękuję za odpowiedź. Czyli każdej teczce muszę jeszcze nadać nr tomu?

[Rovan]

Tak.
Na spisie z/d pod jedna pozycja możemy rejestrować wyłącznie kolejne tomy tej samej teczki rzeczowej.
Podteczki, czy teczki podmiotu/przedmiotu rejestrujemy na osobnych pozycjach.