"Sprawy pani Basi"

[łucja]

Drodzy Archiwiści, chodzi oczywiście o koszmar każdego archiwisty czyli mityczne teczki pod symbolicznym tytułem "Sprawy pani Basi" czyli mydło i powidło lub groch z kapustą.Kiedyś natknęłam się na wątek, w którym było wyłożone jak takie teczki "ugryźć" i opisać. Niestety nie jestem w stanie go odszukać. Może ktoś podpowie?

[łucja]

Czy to właściwy sposób postępowania z takimi teczkami? "W przypadku segregatorów o tytułach np.  ?Sprawy różne? należy nadać klasę zgodną ze znakiem pisma o najwyższej kategorii archiwalnej w danym segregatorze. Jeśli część pism stanowią materiały archiwalne (kat. A)  należy je wydzielić z segregatora i umieścić w osobnej teczce. W przypadku braku znaków pism i możności zaklasyfikowania  akt do odpowiedniej klasy i kategorii archiwalnej proszę opisać jaki to typ dokumentów i  jakich spraw one dotyczą. Dokumentacja ta zgodnie z par. 2 rozporządzenia MKiDN z 20.10.2015 r.  będzie zaopiniowana przez dyrektora Archiwum Państwowego, który wskaże właściwą kwalifikację archiwalną."

[Danutka]

Moim zdaniem, jeśli samodzielnie wyciągniesz akta o kat. A i założysz nowe teczki, to czy nie zaburzysz w ten sposób układu kancelaryjnego jaki nadano teczce? Nawet jeśli jest błędny. Też znam ten ból teczek pod hasłem "Różne sprawy". Wydaje mi się, że najlepiej byłoby poddać je ekspertyzie archiwalnej. Wtedy archiwum określi Ci co z nimi dalej robić, czy całą teczkę dać na kat. A, czy wyłączyć poszczególne sprawy (ale wtedy to już będzie decyzja Archiwum Państwowego), a resztę wybrakować.

[Bolek]

Sprawa może być bardziej złożona. Trzeba dokonać analizy co to za sprawy zgromadziła pani Basia. Czy nie są to czasem kopie, które sobie odłożyła bo się nimi zajmowała. Może być też taka sytuacja z którą ja się spotkałem w jednej gminie.
W archiwum były teczki zatytułowane "Sprawy burmistrza", "Sprawy zastępcy burmistrza" "Sprawy Sekretarza". Po analizie okazało się, że były to oryginały pism przychodzące do jednostki. Z nich robiono ksero i kopia szła do komórki celem załatwienia a oryginał zostawał w sekretariacie. Tak zgromadzone oryginalne pisma przekazano do AZ. Archiwum Państwowe zaleciło odszukać kopie w teczkach i zamienić je na oryginały.