Udostępnianie

[łucja]

Drodzy Archiwiści, mam krótkie pytanie? Czy żądacie okazania  spisu zdawczo-odbiorczego, jeśli ktoś z pracowników, chce skorzystać z dokumentacji, którą zdał do archiwum?

[Danuta J. Samek]

Nie. Nie jest to konieczne. Pozdrawiam.
djs

[łucja]

Dziękuję za odpowiedź i również pozdrawiam. Moje pytanie spowodowane było tym, iż pracownik twierdzi że dokumentację oddał (za czasów innego archiwisty), a ja tejże dokumentacji nie mogę znaleźć w ewidencji.

[Bolek]

Jak oddał, to niech pokaże spis zdawczo-odbiorczy. Jeden egzemplarz komórka powinna posiadać po zdaniu swojej dokumentacji.
Zresztą jeśli chce wypożyczyć dokumentację to powinien przynieść kartę wypożyczeń z podaną sygnaturą i zgodą kierownika komórki na wypożczenie.

[łucja]

Przepraszam, za trywialność pytania...Z sygnaturą?Pracownicy poszczególnych komórek przychodzą ze znakami spraw pism (na ogół pojedynczych), które oddali. Rozumiem, że po oddaniu spisów zdawczo-odbiorczych i naniesieniu na nich sygnatur archiwalnych, oddaję im te spisy?

[Danuta J. Samek]

Chwileczkę, drodzy państwo. Cofnijmy się do pierwszej wiadomości od pani Łucji.  Diabeł tkwi w szczegółach.  Jeżeli ktoś już zdał dokumentację do archiwum (lub tak twierdzi), to pierwszym krokiem weryfikacji tego faktu, jest sprawdzenie przez archiwistę, czy w zbiorczej ewidencji (elektronicznej, bo wersję papierową wprowadzamy do komputera zawsze i bezwzględnie) istnieje dana partia akt! Nie dajmy się zwariować! Owszem, egzemplarz spisów zdawczo-odbiorczych jest u wytwórcy akt i u archiwisty (jeśli zdanie akt nastąpiło zgodnie z instrukcją kancelaryjno-archiwalną). Poza tym, jeśli pracownik przychodzi do archiwum zakładowego i chce wypożyczyć dane akta, to PRZYNOSI REWERS! Wypełniony zgodnie z ww. instrukcją.  Pracownik może znać numer sprawy, ale sygnatury już NIE, bo to jest domena archiwisty.  Jeśli danych akt w ogóle nie ma w ewidencji archiwum, to tracimy czas na puste gadanie. Pozdrawiam. djs