problemy terminologiczne czyli co to jest "record"

[Visitors]

Ustawa o informatyzacji niestety kładzie  kres dyskusjom terminologicznym.
Gorzej - w Radzie Informatyzacji - powołanej zgodnie z w/w ustawą zasiada przedstawiciel NDAP.
Obawiam się, że to ciało doradcze będzie kolejnym nic nie wnoszącym zespołem ludzi. A jednak problem dokumentu elektronicznego w piśmienictwie polskim jest  na początku swej drogi.
Niewątpliwie z czasem pewne  pojęcia będziemy modyfikować, a pewne  zasady zastępoiwać nowymi.
Bo przecież na tym polega nauka.
Najpierw przyjmujemy paradygmat, który można potwierdzić lub obalić.

[Kazimierz Schmidt]

Ustawa o informatyzacji niestety kładzie  kres dyskusjom terminologicznym.
Gorzej - w Radzie Informatyzacji - powołanej zgodnie z w/w ustawą zasiada przedstawiciel NDAP.
Obawiam się, że to ciało doradcze będzie kolejnym nic nie wnoszącym zespołem ludzi.

Myślę że niekoniecznie może to być kres dyskusji. Powiem nawet więcej. Ustawowa definicja dokumentu elektronicznego z powiązaniu z definicją informatycznego nośnika danych powoduje że dokumentem elektronicznym może być ... wszystko. Wystarczy się zastanowić że skoro  informatyczny nośnik danych to:
materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej lub analogowej
to czy najzywyklejsza kartka z listą zakupów to nie jest informatyczny nośnik danych w myśl tej definicji? Przecież zapisano tam dane (listę zakupów) w postaci analogowej. Kartka posłużyła nam do zapisania danych, służy do ich przechowywania i odczytywania...
Idąc dalej, skoro dokument elektroniczny w myśl ustawy to:
stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych;
to czy moja kartka z zakupami nie jest stanowiącą odrębną całość znaczeniową zbiorem danych uporządkowanych...zapisanych na informatycznym nośniku danych?
No chyba jest... Czyli jest dokumentam elektronicznym.

Gdyby nie było w definicji informatycznego nośnika danych dopuszczenia możliwości zapisu w postaci analogowej (chyba że źle rozumiem co to są dane w postaci analogowej) to całość trzymałaby się kupy...
Zapewne niedługo będzie potrzebna zmiana tej definicji. Im wcześniej tym lepiej. Piszę to po to aby zwrócić uwagę że to jeszcze nie koniec dyskusji na ten temat.

Bardzo zaciekawiło mnie dlaczego to źle (a nawet gorzej!) że w Radzie Informatyzacji zasiada przedstawiciel NDAP? Proszę zajrzeć na http://www.archiwa.gov.pl/e-pl i przeczytać choć wstęp do powieszonego tam dokumentu PDF. Można też zarejestrować się na forum http://epl.icm.edu.pl/forum/ i tam poczytać "Założenia strategiczne" (możliwe tylko po zarejestrowaniu się). Czy jest to faktycznie zła robota?
Jeśli więc drogi Gościu uważasz, że wiesz lepiej jakie powinny być zasady postępowania z dokumentacją elektroniczną ujawnij się tamże w dyskusji nad "Zasady postępowania z dokumentacją elektroniczną". Jeśli ktoś nazywa się "archiwum" to wcale nie musi oznaczać że będzie chciał robić "inwentarz książkowy" dla dokumentów elektronicznych. Czyli np spis dyskietek... Niestety jest jeszcze wiele takich osób które myśląc o dokumencie elektronicznym widzą nośnik i chcą nawet podawać jego wymiary w centymetrach i oczywiście chronić go wieczyście. Dlatego właśnie bardzo ważna jest współpraca wszystkich któtym zależy na tym aby nie było konieczne wykonywanie "wydruków zabezpieczających" z baz danych, albo "przekazywanie spisów zdawczo-odbiorczych wydrukowanych w trzech egzemplarzach", albo drukowanie wiedomości poczty elektronicznej i dołączanie ich do teczek spraw. Zapraszam.

Podzielam jednak obawy, że ciało doradcze może być kolejnym zespołem powołanym dla samego istnienia. Dużo jednak zależy od samego Ministra Nauki, który ma teraz wreszcie prawo sporo regulować i wymagać od Rady.
Co ciekawe zasadnicze rzeczy regulacyjne wpisano w ustawie archiwalnej a nie w ustawie o informatyzacji. Ale tak też jest w wielu krajach np w USA zob. http://www.archives.gov/about_us/regulations/part_1234.html)
Otóż records management znajduje się w rozdziale NATIONAL ARCHIVES AND RECORDS ADMINISTRATION

[Anonymous]

W wypowiedzi Visitorsa mimo krytycznych uwag, dostrzegam jednak pewien optymizm. W istocie w nauce tak sie dzieje, że ustalone poglądy ulegają ewolucji. Nie uważam, by ustawa o informatyzacji kładła kres dyskusjom terminologicznym. Chciałbym zwrócić uwagę, że jako regulacja prawna jest ona raczej punktem odniesienia dla dyskusji w środowisku, a  nie jej zakończeniem.  Wobec krytycznej oceny pracy Rady zachęcałbym do aktywnego udziału w debacie.

[Visitors]

Cieszę się bardzo z Waszych uwag.
Jednak w śrdowisku archiwalnym istniej "chłodne" spojrzenie na rzeczywistość ustawową.
Przyglądam się od poczatku Waszej dyskusji. Jest niezmiernie ciekawa i wnosząca wiele w rozumienie zawiłości związanych z "dokumentem elektronicznym". Można go nazwać z anglojęzyczna "record".
Jednkże mam prośbę  próbujmy troszkę spolonizować niektóe aspekty dotyczące archiwizacji "dokumentu elektronicznego".
Szanowni dykutanci chętnie się przyłączę do dalszej dyskusji. Nie ukrywam, że nad tymi problemami nie raz siedziałem i obawiam się, że wobec Waszej mądrości wiele nie wniosę.  NIestety nie mam dostępu do aktualnej myśli NDAP.
Mam cichą nadzieję, że środowisko toruńskie, poznańskie oraz olsztyńskie też kiedyś zabierze głos  w kształtowaniu terminologii archiwizacji "dokumentu elektronicznego".
Niestety na forum http://epl.icm.edu.pl/forum/  "Założenia strategiczne" (możliwe tylko po zarejestrowaniu się) nie mogę się "dobić", pomimo zarejestrowania się. Dlatego nie miałem możliwości zapoznać się z założeniami strategicznymi.

I jeszcze jeden kij w mrowisko - czy record managment to komputeryzacja archiwów, czy też (dosłownie) zarządzanie, w naszym przypadku archiwizowanie zasobów elektronicznych?
Myślę, że tą kwestię trzeba  jednoznacznie rostrzygnąć - inaczej bedziemy mieli

Jeśli ktoś nazywa się "archiwum" to wcale nie musi oznaczać że będzie chciał robić "inwentarz książkowy" dla dokumentów elektronicznych. Czyli np spis dyskietek... Niestety jest jeszcze wiele takich osób które myśląc o dokumencie elektronicznym widzą nośnik i chcą nawet podawać jego wymiary w centymetrach i oczywiście chronić go wieczyście.

[Kazimierz Schmidt]

Właśnie udostępniłem nowemu zarejestrowanemu użytkownikowi epl.icm.edu.pl możliwość czytania (i komentowania) "założeń strategicznych" i innych materiałów na tym forum. Zapraszam do lektury.
Na tym forum także rozpoznane, wymodelowane i opisane aktualne procesy zachodzące w archiwach.
Co prawda nie jestem pewien czy ów "nowy" użytkownik to ten sam Visitors ale przypuszczam że tak  

NIestety nie mam dostępu do aktualnej myśli NDAP.

I jeszcze pewna deklaracja wyjaśniająca: Uważam (i nie jest to oficjalne stanowisko NDAP!) że właśnie dlatego iż poruszamy się w obszarze zupełnie nowym to nie ma jednej aktualnej "myśli NDAP". Dlatego właśnie staramy sie dyskutować na tym forum i dlatego powstało forum e-pl.
Ubolewam nad tym, że nie jakiegoś wielkiego zainteresowania tymi zagadnieniami... ale to już inny temat zob.
http://epl.icm.edu.pl/forum/viewtopic.php?t=61&sid=5121061163163c66dad17537fc92b634

[Visitors]

Bardzo dziekuję za aktywację konta. Faktycznie, że tam jest o wiele więcej "treściwszych" myśli. Jak tylko je przetrawię - spróbuję wykrzesać z siebie kilka uwag - oby nie były malkontenctwem lecz próbą budowania konstruktywnych uregulowań i nie tylko

[Kazimierz Schmidt]

Wydawało mi się że temat jest na wyczerpaniu...
W ciekawym artykule Henryka Niestroja
http://www.archiwa.gov.pl/repository/wydarzenia/Henryk_Niestroj.pdf
przeczytałem

cyt. (Niestrój)
Nie zagłębiając się w dyskusję w tej kwestii, terminem record możemy określić pojedynczy zapis (może to być zarówno jedna strona dokumentu, teczki, jak i jedno zdanie, element pisma stanowiący fragment całości). Z takich zapisów składa się dokument (document), a te z kolei tworzą proces, sprawę (oznaczoną tym samym znakiem), czyli records (a więc niekoniecznie – wg systemu polskiego – jednostkę archiwalną).

Tu się bardzo nie zgadzam. Document nie składa się z records. Record to nie jest fragment całości. Record to jest zachowany przez twórcę (adresata) document.
Record to nie jest ani strona dokumentu ani element pisma. Record to jest to pismo właśnie tylko, że po zatwierdzeniu. Inaczej: różnica pomiędzy document a record polega na tym że document można zmieniać, np przygotowywać poprawki kolejne wersje itd. natomiast record(u) zmieniać nie wolno. Być może u podstaw takiego zrozumienia była definicja z normy ISO15489 gdzie zapisano, że
document (noun)
recorded information or object which can be treated as a unit
która także nie pomaga w zrozumieniu różnicy pomiędzy document a record. Jednak w treści normy daje się zauważyć, że cały nacisk jest kładziony na to aby record był autentyczny, niezmienny, wiarygodny,  zabezpieczony przed modyfikacją i dostępem osób nieuprawnionych itd..
Obiecałem sobie że na tym forum nie będzie linków do stron promujących  konkretne produkty ale zrobię wyjątek (w dobrej wierze nie ze względu na produkt tylko na język). Proszę zajrzyjcie tu:
http://www.softbank.pl/kompetencje02_records_managment-faq.html
i zauważcie, że słowa record po prostu nie przetłumaczono. Tamże jest po prostu "zarządzanie rekordami".
Dopóki mamy do czynienia z liczbą mnogą (records) to wszystko jest fajnie: tłumaczymy że jest to "dokumentacja" i pasuje. Problemy zaczynają się przy liczbie pojedynczej. Podobno przetłumaczono już na polski nornę    ISO 15489-1:2001 Information and documentation - Records management - Part 1: General. Ciekawe jak sobie poradzono z terminem record (występuje tam ponad 400 razy).
Na przykład takie zdanie:
“A record should correctly reflect what was communicated or decided or what action was taken. It should be able to support the needs of the business to which it relates and be used for accountability purposes.”.
Jeżeli słowo "record" zostanie przetłumaczone jako "dokument" to tłumaczenie nie odda sensu tego zapisu. Bo to nie document ma dokładnie odzwierciedlać co zostało zakomunikowane lub zdecydowane lub jakie działania zostały podjęte tylko record właśnie - czyli dokument zarejestrowany i zabezpieczony przez zmianami.

Inny przykład to zdanie z amerykańskiego standardu DoD 5015.2 Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications (dokument polecam - ma tę przewagę nad ISO15489 że nie trzeba płacić 200 zł... żeby przeczytać)
Document.
Information set down in any physical form or characteristic. A document may or may not meet the definition of a record.
Definicja record(u) jest tam tak pokrętna, że już nie będę cytował...
zob. http://www.dtic.mil/whs/directives/corres/pdf/50152std_061902/p50152s.pdf

Tak więc co to jest ten record i jaka jest różnica pomiędzy nim a documentem?
może jednak tak:
document = dokument
record = dokument zarejestrowany

[Henryk Niestrój]

Przypadkowo swoim tekstem nt. e-dokumentu zamiast uporządkować nieco to zagadnienie, wniosłem trochę zamętu. Przypominają mi się zajęcia w szkole marburskiej przed kilku laty, gdy bardzo często podnoszono problem rozumienia (tłumaczenia) terminu „record”. Wówczas przewagę zdobywała opcja przedstawiona przeze mnie w referacie.
Dziś, na podstawie powyższych wypowiedzi, jak również tekstów, do których kierowały linki, odnoszę wrażenie, że podstawowym problemem także u nas nie jest określenie, co się pod słowem „record” kryje, a tylko znalezienie odpowiedniego słówka w języku polskim, które najlepiej oddałoby jego znaczenie.
Jednocześnie można wywnioskować z końcowej konkluzji poprzedniej wypowiedzi, nie ma różnic pomiędzy terminem „record”, a „dokument elektroniczny”. Generalnie bowiem, record posiada formę dokumentu elektronicznego, zaś w wypowiedzi p. Schmidta jako dokument zatwierdzony, byłby już kompletnym (przy czym nie koniecznie zaopatrzony podpisem elektronicznym, o czym czytamy w tekście nt. records management) dokumentem elektronicznym.

Nie powiem, żebym się z p. Schmidtem nie zgadzał, jednak (może dlatego, że mam wrodzony talent do czepiania się wszystkiego :twisted:) czegoś mi tu jednak brakuje. Może jednak tylko dobrze brzmiącej nazwy?

[Kazimierz Schmidt]

Przypadkowo swoim tekstem nt. e-dokumentu zamiast uporządkować nieco to zagadnienie, wniosłem trochę zamętu.
(...)
Jednocześnie można wywnioskować z końcowej konkluzji poprzedniej wypowiedzi, nie ma różnic pomiędzy terminem „record”, a „dokument elektroniczny”. Generalnie bowiem, record posiada formę dokumentu elektronicznego,
(...)
czegoś mi tu jednak brakuje. Może jednak tylko dobrze brzmiącej nazwy?

Na forach zamęt to chyba dobra rzecz ponieważ zmusza do myślenia. W końcu (mam taką nadzieję) że to forum ma charakter naukowy a nie urzędniczy. I dyskutujemy tutaj nie jak wykonać już ustalone definicje, przepisy, wskazówki itp. ale przede wszystkim jak je ulepszyć.

Chyba jestem niekomunikatywny ponieważ record wcale nie musi być dokumentem elektronicznym. Może on być zachowany w jakikolwiek sposób. Jego wyróżnikiem jest to właśnie że jest zachowany "na zaś". Wydaje mi się że interpretacja pana Henryka: "Generalnie bowiem, record posiada formę dokumentu elektronicznego" może wynikać z tego, że ongi, we wczesnych bazach danych, mieliśmy do czynienia z "rekordami". I tak to już się utrwaliło w języku potocznym, że record kojarzy się z dokumentem elektronicznym.

Wężykiem pospisuję się, że brakuje dobrze brzmiącej nazwy. Dlatego właśnie chciałem wywołać tę dyskusję.
Myślę że mogę uchylić rąbka tajemnicy jak eksperci z PKN zaproponowali  tłumaczenie record w normie ISO15489 (popytałem tu i ówdzie). Otóż records to "dokumentacja" albo "dokumenty", record to najczęściej "dokument". Zobaczymy jak będzie można normę już kupić. W końcu co ISO to ISO. Boję się jednak, że może się nam coś pomylić bo w normie jest osobna definicja "document" i "records"...
Jeśli dobrze zrozumiałem to "dokument" to po polsku będzie co innego, a "dokumenty" co innego...

[dunioll]

a czy dokumenty elektroniczne są jakoś sklasyfikowane?

[Wojciech Woźniak]

Witam
Wydaje mi sie, że milczenie w odpowiedzi na Pana pytanie jest spowodowane jego niejasnością. Proszę uściślić pytanie - nie chodzi chyba Panu o klasyfikację dokumentów w sensie wykazu akt, bo ta wszak będzie taka sama bez względu na formę dokumentu. A więc i papierowy i elektroniczny dokument znajdzie się w określonej klasie, bo te określane są przez treść a nie formę.

[Kazimierz Schmidt]

Mamy ciąg dalszy do dyskusji o tym czym jest "record". Albo raczej "electronic record".

W Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1518) - czytamy:
§ 2.
1.   Dokumenty elektroniczne świadczące o wykonywaniu działalności podmiotów, powstające w nich lub napływające do nich, jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw podlegają ewidencjonowaniu w systemie teleinformatycznym, o którym mowa w § 6 i zwane są dalej „dokumentami ewidencjonowanymi”. Podmioty prowadzą wykaz rodzajów dokumentów ewidencjonowanych.
2.   Dokumenty ewidencjonowane dzielą się na:
1)   materiały archiwalne;
2)   inne dokumenty, niestanowiące materiałów archiwalnych, które mogą podlegać brakowaniu po upływie okresu ich przechowywania, zwane dalej „dokumentacją niearchiwalną”

W uzasadnienieniu do rozporządzenia czytamy:
"(...) W rozporządzeniu wprowadzono pojęcie „dokumentu elektronicznego ewidencjonowanego” (§ 2) w odróżnieniu od ogólnego pojęcia dokument elektroniczny. Wprowadzenie tego pojęcia ma na celu wyraźne wskazanie, że odpowiednim zasadom postępowania podlegają tylko te dokumenty elektroniczne, które zostały wprowadzone do ewidencji i zachowane w celu udokumentowania działalności danego podmiotu. Brak stosownego rozróżnienia powodowałby, że niniejsze zasady postępowania odnosiłyby się także do wszelkich dokumentów elektronicznych wytwarzanych przez dany podmiot i do niego przychodzących, tj. także tych niezwiązanych z funkcjonowaniem podmiotu, np spamu, wirusów, prywatnych wiadomości itp.
Termin „dokument elektroniczny ewidencjonowany” może nabrać dodatkowego znaczenia w przypadku zaistnienia potrzeby tłumaczenia przepisów europejskich z języka angielskiego. Termin ten odpowiada pojęciu „electronic record” w odróżnieniu od pojęcia „electronic document” oznaczającego dokument elektroniczny. Dotychczas w literaturze przedmiotu oba pojęcia, tj. „document” i „record” tłumaczono przeważnie jako „dokument” co mogło prowadzić do nieporozumień (...)"


a więc czyżby "Roma locuta - causa finita" ?