problemy terminologiczne czyli co to jest "record"

[Kazimierz Schmidt]

Uwaga!
w oryginale RTFowym cytaty lub bezpośrednie tłumaczenia wyróżniono kursywą, nasze forum toto wycina przy przeklejaniu i nie bardzo dobrze widać w którym miejscu tekst jest dosłownym tłumaczeniem - w którym komentarzem.
Nie mam zbyt wiele czasu żeby teraz to poprawiać Tym niemniej - mam nadzieję - że zostanie mi wybaczone i wzbudzi dyskusję.
Adres emailowy do mnie jest dostępny na forum i jak ktoś chce to prześlę pełniejszą wersję.
Moim prywatnym zdaniem ludzie od MOREQ-a trochę jednak "przegięli" definiując "electronic file" w ten sposób. Myślałem że moje zaskoczenie wynika z niedoskonałej ciągle jeszcze znajomości angielskiego i popytałem i poszukałem tu i tam... No i chyba będzie zamęt, a wszystko przez tych informatyków co zawłaszczyli sobie termin "file" od kancelistów.


***************************************************
1.
W wielu opracowaniach używa się wymiennie terminologii “dokument elektroniczny” (electronic document) i „dokument cyfrowy” (digital document). Przybliżono ten problem semantyczny w Proposals to change the current legislative provision for records management and archives Consultation paper , CP 01/03, August 2003
podkreślając, że dokument elektroniczny jest pojęciem szeroko używanym w praktyce (np. e-government) a pojęcie to jest szczególnie rozpowszechnione w nieco starszych tekstach w celu określenia materiałów cyfrowych.

2.
W pozycji Słownictwo znormalizowane, Technika informatyczna, PKN Warszawa 1999
Dokument (przy przetwarzaniu tekstu) – Nazwana strukturalna jednostka, zawierająca ewentualnie elementy graficzne, która może być zapamiętana, zredagowana, wyszukana oraz wymieniona między systemami lub użytkownikami jako odrębny element

komentarz: godne polecenia jest zwrócenie uwagi na określenie „jako odrębny element” – wskazujące na pochodzenie definicji od normy ISO15489

3.
MODEL REQUIREMENTS FOR THE MANAGEMENT OF ELECTRONIC RECORDS
© CECA-CEE-CEEA, Bruxelles- Luxembourg, 2001
źródło: http://www.cornwell.co.uk/moreq.html
Opracowanie zawiera słowniczek terminów przydatny dla dalszych rozważań nad definicja dokumentu elektronicznego. Specjalnie cytuję obszerne fragmenty tego matriału ponieważ niezwykle prosta definicja dokumentu elektronicznego funkcjonuje w dość szerokim kontekście innych pojęć które nie zawsze mają polskie odpowiedniki. Podstawowe jest tu rozróżnienie w języku angielskim dwóch pojęć, które nie mają polskich odpowiedników językowych, oddających wprost ich sens: document (dokument) i record (zachowany przez twórcę dokument lub dokumenty).
Istotne jest także zrozumienie pojęcia electronic file jako zbioru zapisów elektronicznych (records) które mogą być zorganizowane w electronic volumes. Nie należy mylić pojęcia electronic file z computer file. Definicje tego ostatniego pojęcia przedstawiłem na końcu opracowania. Dokument elektroniczny zaś jest jednostką najmniejszą, który, zachowany przez wytwórcę staje się electronic record. Istotne jest także, że na record może składać się jeden lub więcej dokumentów elektronicznych. Jest to prosta analogia terminologiczna do organizacji dokumentacji opartej o papier z dodatkiem określenia „elektroniczny”.
W związku z tym, że w języku polskim nie formuje się „tomów” tylko „jednostki archiwalne” odpowiednikiem mogłoby być pojęcie „elektroniczna jednostka archiwalna”. Dla uproszczenia proponuję także pojęcie „elektroteczka” (prawa autorskie dla naszych przyjaciół z UW), które oczywiście pozostawiam w cudzysłowie jako termin zastępczy. MOREQ opiera się z znacznej mierze na definicjach PRO - dlatego można przyjąć, że w National Archives of UK funkcjonuje podobna terminologia.

•   cyfrowy = elektroniczny
w słowniczku od słowa „cyfrowy” odsyła się do słowa „elektroniczny” jako synonimu. [/i]Podkreśla się, że nagrania analogowe, które mogą być uważane za elektroniczne nie są uważane w tym opracowaniu jako elektroniczne, ponieważ nie mogą być zapisane w systemie komputerowym, jeżeli nie zostaną przekonwertowane do postaci cyfrowej. W ślad za tym nagrania analogowe (zgodnie z przyjętą terminologią) mogą być magazynowane jedynie w postaci fizycznej.


•   dokument (ang. document)
Zapisana informacja lub obiekt, który może być traktowany jako odrębny element.
Wskazuje się na normę ISO 15489 jako źródło definicji. Dodatkowo odnotowuje się, że dokument może być na papierze, w postaci mikroformy, na magnetycznym lub jakimkolwiek innym elektronicznym medium. Może zawierać tekst, dane, obrazy, dźwięk, obrazy ruchome i wiele innych form informacji. Pojedynczy dokument może składać się z jednego lub wielu obiektów danych. Odnotowano, że dokument różni się od zapisu (ang. record) w kilku istotnych kwestiach.

•   zapis (ang. record)
Dokument(y) wytworzony lub otrzymany przez osobę lub organizację w związku z prowadzoną działalnością i zachowany przez tę osobę lub organizację.
źródło: definicja przejęta od PRO Functional Specification (Annex 1 reference [2])
Uwaga: Miejscowe definicje narodowe także mogą być stosowane. Zapis może łączyć jeden lub więcej dokumentów (np. gdy jeden dokument zawiera załączniki). Zapis może być dokonany na dowolnym medium i w dowolnym formacie. W nawiązaniu do zawartości dokumentu(ów) może on zawierać informację kontekstową oraz, jeżeli to możliwe, strukturalną (np. informację opisującą części składowe zapisu. Kluczową cechą zapisu (ang. record) jest to, że nie może on być zmieniony.

•   dokument elektroniczny: dokument w formie elektronicznej
Używanie tego terminu nie ogranicza się do typowych dokumentów tekstowych wytworzonych za pomocą edytora tekstu. Termin zawiera w sobie także wiadomości poczty elektronicznej, arkusze kalkulacyjne, elementy graficzne, obrazy, dokumenty html/xml, dokumenty multimedialne i inne typy dokumentów urzędowych

•   plik elektroniczny (ang. electronic file) – uwaga tu w znaczeniu innym niż typowy elektroniczny plik danych – raczej w znaczeniu elektroniczna sprawa/teczka (z dokumentami lub zapisami elektronicznymi)
Zestaw powiązanych ze sobą elektronicznych zapisów.
Źródło: PRO Functional Specification of “electronic file” (Annex 1 reference [2]).
Uwaga: ten termin jest często używany do luźno związanego pojęcia elektroniczny tom (ang. electronic volume)

•   zapis elektroniczny (ang. electronic record) - zapis w formie elektronicznej.
Uwaga: Zapis w formie elektronicznej może być stworzony przy pomocy aplikacji oprogramowania lub jako rezultat digitalizacji np. skanowania papieru lub mikrofilmu.

•   Zapis (ang. record) a zapis elektroniczny
W DLM Forum Guidelines (Annex 1 reference [6] section 2.4) sugeruje się że zapisy powinny być rozpatrywane ze względu na:
•   treść;
•   kontekst;
•   strukturę;
•   prezentację.
Treść przedstawiana jest w jednym lub więcej fizycznych i/lub elektronicznych dokumentów, które przekazują informację o zapisie. Dokumenty te zachowane są w taki sposób, aby przyszli użytkownicy mogli zrozumieć i treść i kontekst. To powoduje, że zapis (ang. record) zawiera jako dodatek do treści dokumentu(ów) informację o kontekście i strukturze. Prezentacja (wygląd) zależy zaś od kombinacji treści, struktury i (w przypadku zapisów elektronicznych) oprogramowania użytego to tego celu.
W świecie zapisów (ang. records) fizycznych ogromna większość wykonana jest na papierze i zorganizowana w postaci akt spraw (ang. files), fizycznie sformowanych w postaci jednej lub więcej teczek (ang. volumes) zorganizowanych w papierowych skoroszytach (ang. folders).
Odpowiednie procedury powinny zapobiegać jakimkolwiek działaniom użytkowników mogącym prowadzić do zmiany treści lub miejsca zapisów (dokumentów) znajdujących się w aktach. Podobne podejście stosuje się do zapisów elektronicznych. Na “zapis” (ang. record) składa się z jeden lub więcej elektronicznych dokumentów. Te dokumenty mogą być tekstami, wiadomościami poczty elektronicznej, arkuszami kalkulacyjnymi, ruchomymi i nieruchomymi obrazami, plikami dźwiękowym i i jakimkolwiek innym typem obiektów cyfrowych. Dokumenty staną się zapisami, gdy zostaną umieszczone osobno, jako „przechwycone” przez System Zarządzania Zapisami Elektronicznymi (ERMS – Electronic Record Management System).
Podczas „przechwytywania”, zapisy są klasyfikowane, tj. otrzymują kody zgodne ze schematem klasyfikacyjnym przyporządkowujące je do odpowiedniej klasy, co pozwala ERMS na zarządzanie nimi.
•   Elektroniczny zasób (sprawa) (ang. electronic file)  i wolumin („elektroteczka”)
Papierowe zapisy są gromadzone w papierowych aktach, gromadzonych w papierowch skoroszytach. Papierowe akta są organizowane w strukturze lub systemie klasyfikacyjnym.
W systemie ERMS zapisy elektroniczne mogą być zarządzane, jeżeli są zebrane do elektronicznych zasobów zapisanych w elektronicznych folderach. Ściśle rzecz biorąc, elektroniczne zasoby i foldery nie muszą istnieć realnie, one są wirtualne w takim rozumieniu, że niczego naprawdę nie zawierają, w istocie składając się z metadanych przypisanych do zapisów do nich przyporządkowanych. Ponadto, w wielu przypadkach w systemie elektronicznym nie ma potrzeby rozróżniania pomiędzy elektronicznym zasobem (sprawą) i folderem. Jednakże te szczegóły nie są zazwyczaj widoczne dla użytkowników ERMS, system pozwala użytkownikom na przeglądanie i zarządzanie folderami tak jakby zawierały one fizyczne dokumenty, logiczne przypisane do „elektronicznej teczki”. To zorientowane na użytkownika spojrzenie jest wykorzystywane w całym niniejszym opracowaniu. Dlatego, w celu łatwiejszego zrozumienia, pozostała część wykazu oznacza zasoby elektroniczne (ang. electronic file)  jako „zawierające” zapisy (ang. record)
Uwaga: chociaż opracowanie to ustala funkcjonalne wymagania dla zarządzania zasobami elektronicznymi to nie opisuje w jaki sposób koncepcja „zasobu elektronicznego” jest urzeczywistniana. W niektórych przypadkach sprawy (zasoby) są podzielone mechanicznie na woluminy na podstawie z góry określonych zasad. Termin „mechanicznie” odnosi się do prostego dostosowania do przepisów, które nie są oparte o logiczną zawartość zasobów, a o ich rozmiar, ilość zapisów w nich zawartych lub ramy czasowe. Praktyka związana z papierowymi aktami, polega na zorganizowaniu ich w rozmiarach i wadze możliwej do zarządzania. To może być kontynuowane z aktami elektronicznymi w celu ograniczania ich do rozmiarów umożliwiających pozyskiwanie transfer i inne potrzeby związane z zarządzaniem.
Podczas gdy różnica pomiędzy elektronicznym zasobem (sprawą) a woluminem („elektroteczką”) jest jasna, to jej znaczenie już nie. Jest tak dlatego, ponieważ na podział zasobu elektronicznego na woluminy znaczny wpływ mają potrzeby realizacyjne projektu.
Różnice powstają ponieważ :
•   Niektóre zasoby są zamykane w określonym czasie i jednostka używana w celach zarządzania jest pojedynczą sprawą (chociaż i wtedy zasób może składać się z szeregu woluminów „elektroteczek”). Przykładem może być zasób dotyczący konkretnego małego zamówienia albo zasób dotyczący jednego projektu.
•   Niektóre zasoby mają nieokreślone ramy czasowe i wtedy jednostka używana w celach zarządzania jest woluminem. Przykładem może być zasób związany z regionem geograficznym lub niezwiązany konkretnie z konkretnym okresem czasu tylko z tematyką albo „teczka z fakturami” rozpoczynana co roku.[/i]

4.
NARA (National Archives and Records Administration (NARA)
Źródło: http://www.archives.gov/records_management/policy_and_guidance/context_for_electronic_records_management.html
W słowniku A Glossary for Archivists, Manuscript Curators, and Records Managers, Society of American Archivists: Chicago, 1992 p. 12.
 Zapis elektroniczny (electronic record)
definicja w oryginale: Electronic, or machine-readable records, are records on electronic storage media
Próba tłumaczenia niezwykle trudna właśnie ze względu na pojęcie record niefunkcjonujące w języku polskim:
  -  elektroniczne lub maszynowo-odtwarzalne zapisy są zapisami na  nośnikach do zapisu elektronicznego.
Warto zauważyć, że ta definicja electronic record obejmuje także zapisy maszynowo-odtwarzalne czyli analogowe.

Zapis elektroniczny (electronic record) zdefiniowany w przepisach NARA (36 CFR 1234.2) oznacza dowolną informację która została zapisana w formie umożliwiającej jej odtworzenie jedynie za pomocą komputera oraz spełniającą definicję pojęcia „record” z Federal Records Act.

5.
Improving Electronic Document Management - Guidelines For Australian Government Agencies, Commonwealth of Australia 1995
źródło: http://web.archive.org/web/19970605071011/www.adfa.oz.au/DOD/imsc/edmsc/iedmtc.htm
•   Dokumenty są zapisanymi komunikatami, o możliwej do poznania strukturze, na dowolnym nośniku, zrozumiałe bez dalszego przetwarzania z wyłączeniem prezentacji na ekranie lub wydrukowanej stronie. Nie wszystkie dokumenty są „records” w znaczeniu archiwalnym lub prawnym.
•   Zapisy „Records” są zapisanymi świadectwami działalności urzędu lub jednostki. Aby „record” mógł być świadectwem musi posiadać treść, kontekst i strukturę oraz być częścią systemu rejestrującego.

*********************************************************************

Podsumowanie:
Jak widać powyższe definicje dokumentu elektronicznego opierają się o uprzednio zdefiniowane pojęcia document i record – dokument elektroniczny jest po prostu dokumentem w wersji elektronicznej. W celu doprecyzowania definicji dodatkowo odróżnia się dokumenty elektroniczne analogowe od powstałych w wyniku przetwarzania komputerowego.

Uwaga - możliwość nieporozumień
W polskiej ustawie archiwalnej mamy do czynienia z „dokumentacją”, która jest świadectwem działalności instytucji. Termin ten także nie odpowiada angielskiemu „record” gdyż jest pojęciem znacznie ogólniejszym – „dokumentacja” oznacza raczej „records”.

Polskiego czytelnika może zaskakiwać definiowanie pojęcia electronic file jako odpowiednika archiwalnego file. Znów w języku polskim nie ma odpowiednika angielskiego electronic file. W polskim mamy tylko odpowiednik pojęcia computer file które oznacza plik danych. Warto podkreślić że słowniki angielsko-polskie tłumaczą termin archive file jako „plik archiwalny”.

Do jakich to może prowadzić nieporozumień pomiędzy informatykami i archiwistami warto spojrzeć na definicje pojęcia file w wolnej encyklopedii (a więc będącej odzwierciedleniem poglądów aktywnych użytkowników Internetu)

Zarówno w wersji polskiej - źródło: http://pl.wikipedia.org/wiki/Plik
Plik - ang. file, jest to nazwany ciąg danych (inaczej zbiór danych), o skończonej długości, posiadający szereg atrybutów i stanowiący dla systemu operacyjnego całość. Atrybutami mogą być:
•   długość
•   nazwa
•   data utworzenia/modyfikacji
•   właściciel pliku
•   prawa (zapisu, odczytu itd.) Computer file

Jak i w wersji angielskiej http://en.wikipedia.org/wiki/Computer_file

A file in a computer system is a stream of bits stored as a single unit, typically in a file system on disk or magnetic tape.

na zakończenie dodam że problemy terminologiczne występują także w strefie anglojęzycznej np w NASA electronic file oznacza TO SAMO co computer file  cytuję:
Electronic File Formats and Media
NASA and its contractor-run facility, the NASA Center for AeroSpace Information (CASI), will accept electronic files in the following formats:
•   Adobe Portable Document Format (PDF) (preferred format) (see below: Converting Files to PDF)
•   Postscript
•   Native formats — Native refers to the source application (Word, PowerPoint, WordPerfect, Excel, Photoshop, etc.). Files in their native format must be self-contained including all graphics.
•   HTML files must be self-contained; there should be no links (electronic pathways) to external documents or web sites because files can be disabled or links "broken" and the information is lost.
•   TIFF
•   XML
•   ASCII (text-only files)

[Justyna Adamus]

Witam serdecznie!
Zgodnie z „poleceniem” służbowym przenosze naszą dyskusje na forum IFAR.
Problemy terminologiczne…oczywiście sa i niestety nie łatwo je rozstrzygnąć. Sama się o tym przekonałam tłumaczeniu ang. „record”, po prostu jako rekord czyli zapis w bazie danych, zaiste fatalna interpretacja! Choć może dla moich rozwiązań nad klasyfikacyją materiałow archiwalnych nie mialo to takiego znaczenia. Problem jednak chciałabym przedyskutowac i troche się „pokłócić”. Czym jest „record” Postanowiłam się wdrożyć w MoReq i jakie wnioski...
[KS] npisał: „…rozróżnienie w języku angielskim dwóch pojęć, które nie mają polskich odpowiedników językowych, oddających wprost ich sens : document (dokument) i record (zachowany przez twórcę dokument lub dokumenty)…”.  Nie mają!? Zalezy o jaki język chodzi. Archiwistom można by wyjaśnić w kontekście terminologii archiwalnej.

Najprościej byłoby powiedzieć, ze termin „record” ma odpowiednik w polskiej terminologii archiwalnej („PSA”) i jest to dokument lub akt, ale Pan pisze, że nie i z tym nie do końca się zgadzam. Jeśli definitywnie NIE to tylko proszę mi wyjaśnić dlaczego i dalej nie czytac, bo szkoda czasu!
 
A jednak jest maleńka szansa Zacznę od początku…najpierw byłam przekonana ze ich record to nasz akt . ”Polski Słownik Archiwalny”, 1974 r. (s. 14) definiuje pojęcie akt jako „1. pismo utrwalające czynność urzędową, powstałe jako jej produkt uboczny, niesamoistne w przeciwieństwie do dokumentu, uzyskujące pełne znaczenie tylko w związku z innymi aktami, z którymi łącznie stanowi całość”, słowo niesamoistne nieco dyskryminuje akt jako record, bo ang. record to zestawienie: zawartości, struktury, kontekstu i formy prezentacji, czyli znacznie więcej niż akt. choć dalej w cytowanej definicji jest „… 2. termin używany nieraz zamiennie z dokumentem”.
Dokument to [PSA]:„…2. zapis bez względu na jego postać będący świadectwem jakiegoś faktu (faktów) i zjawisk obiektywnej rzeczywistości lub przejawów myśli ludzkiej”. Ponadto na koncu PSA (terminy angielskie) napisano, ze ang. „record” to „archiwum, akta, dokument”. Dla naszych potrzeb przyjęłabym ze jednak „records” to akta, tylko nalezałoby poprawić definicje terminu akt. Przenieśliśmy się więc do współczesności…może tu tkwi cos co by wskazywalo ze jednak nie akta a „zapisy” nie mający odpowiednika w polskiej terminologii archiwalnej.  mały przeskok, do „MoReq Specyfication” 2001 r. (www.cornwell.co.uk/moreq.html
record (rzeczownik) definiuje jako dokument/y tworzony/e lub otrzymywane przez osobę lub organizację w trakcie działalności oraz utrwalony/e przez osobę lub organizację.

[KS]: „…analogia terminologiczna do organizacji dokumentacji opartej o papier z dodatkiem określenia „elektroniczny” wieć zróbmy sobie też taką analogię i będziemy mieli akta elektroniczne, czyli ang. „electronic record”. Zmienia się forma utrwalenia (zapisu), czyli nie akta /papierowe/, ale akta elektroniczne.
Jeszcze raz cytuję fragment [KS]: „record (zachowany przez twórcę dokument lub dokumenty)”, to dlaczego nie mogą to być akta sprawy?

Mówimy jednak o „record” w kontekście MoReq, czyli nie tylko archiwa, ale potrzeby w zakresie zarządzania elektronicznymi „record” oraz ERMS jako caly system….gdzie? Po co? Dla kogo? Przypuszczam, ze wszedzie gdzie tworzy się elektroniczne dokumenty, a w szczególności te z nich które wymagają zachowania na trwale, w nie zmienionej postaci, wiarygodne, czyli zachowujące wszystkie przymioty dokumentu archiwalnego. To własnie należy wyraźne podkreślić ze „record” jest TRWAŁY. I jak mnie Pan Schmidt przekonał problemem nie jest nośnik tylko zapis – trwały zapis! To cała istota „rekords”, czyli akt.
Dlaczego nie przyjąc terminu elektroniczne akta, mielibysmy zarządzanie elektronicznymi aktami, organizacje obiegu elektronicznych akt itd. Nawet widząc bardzo szeroko problem ERMS to można przyjąć ze dokumenty elektroniczne wytwarzane przez jakas instytucje lub organizacje lub otrzymywane przez nią stanowią elektronicze akta (wraz z wszystkimi obwarowaniami w zakresie trwałości i wiarygodności, dla dokumentów w postaci elektronicznej).
Swoją drogą dlaczego archiwiści nie dyktują terminologii w tym zakresie, a czesto niestety informatycy
Dlaczego mamy przyjmować, że  [KS]: „dokument (ang. document) to
Zapisana informacja lub obiekt, który może być traktowany jako odrębny element. „
czy odrębny element jest dobrym określeniem? Może lepiej pewna całość (jednostka), bo to wskazywałoby na pewną samoistność. Element należy do „czegoś” np. system składa się z elementów, ale dla Nas ważny jest każdy pojedynczy dokument, czy tak? Ale jeśli „record” to coś jakby jednostka archiwalna to jednak nie pojedynczy dokument tylko kilka dokumentów?! Według mnie to jeszcze nie jednostka!
[KS[: …„elektroniczna jednostka archiwalna”. Dla uproszczenia proponuję także pojęcie „elektroteczka”… Nie zgodze sie, bo „record” to nie będzie już jednostka tylko dopiero sprawa, ponieważ akta sprawy mogą zawierać jeden lub kilka dokumentów i to moim zdaniem jest „record”. Czyli podstawowy jest dokument, potem akt, czyli „record”, jako dokument już odpowiednio wiarygodny (informacje kontekstowe i jeśli mają zastosowanie to informacje strukturalne). Natomiast grupa spraw (u nas wg symboli klasyfikacyjnych wykazu akt) i będzie to ang. „electronic file”!?  Dalej uporządkowanie prowadzi do powstania „volume”, czyli jednostki archiwalnej lub inwentarzowej.

Moja interpretacja jest nieco inna i mam nadzieje ze wystarczająco prowokująca??!! Jednym słowem chciałabym wiedzieć jakie są zależności pomiędzy „zapisem” a „elektroteczką”? Co jest wobec czego nadrzędne „dokument” wobec „record”, czy odwrotnie?? Można by tez wyjaśnić czym sa metadane dla „record” i czy mogą istnieć dla dokumentu? Dla mnie oczywiste jest ze metadane sa niezbędne dla „electronic record” w celach porządkowania i archiwizacji, ale czym były by dla samego dokumentu elektronicznego? Otóż mogłyby opisywac dokument elektroniczny i przez to spełniac funkcje informacyjne, wyszukiwawcze i może taz porządkowe, ale już nie archiwizacja, bo sam dokument elektroniczny nie jest wiarygodny, staje się on dopiero w momencie gdy jest „electronic record”. Proces nadawania dokumentowi elektronicznemu cech „electronic record” może i powinien być wykonywany automatyczne, bez udziału osoby archiwizującej (nie w sposób intelektualny, a mechaniczny) – tak piszą w MoReq.

Z Moreq wynika, ze tak naprawde to dokument/y w postaci „records” dopiero cos znaczą i mogą funkcjonowac w obiegu (np. w obiegu informacji rządowych). Ponadto mówi się o porządkowaniu i zarządzaniu „records” a nie dokumentami elektronicznymi.

Warto w ramach uogólnienia dodać ze wszystkie „nowe” dla nas terminy tworzone w kontekście dokumentów elektronicznych powstają dlatego, iż projektuje się narzędzia zarządzania informacjami o dokumentach i samymi dokumentami elektronicznymi. Narzędzia te mają na celu porządkowania tych informacji i obiektów (dokumentów), klasyfikowania i rejestracji oraz ułatwiania dostępu do nich poprzez sieci rozległe, a ze dochodzą do tego problemy archiwizacji to powstał termin „electronic record”, bo dokument elektroniczny jest zbyt ogólnym pojęciem i w całym chaosie dokumentów krążących w sieci ważne jest dla Nas opracowanie i przyjęcie takich narzędzi, które pozwoliły by na zachowanie, magazynowanie, kontrolę i porządkowanie dokumentów, które mają być świadectwem historii, bo za chwile wszyscy będziemy się posługiwać dokumentami elektronicznymi.

Jeszcze tylko Ad. 4 definicja NARA
[KS]: „zapis elektroniczny (electronic record)
definicja w oryginale: Electronic, or machine-readable records, are records on electronic storage media
Próba tłumaczenia niezwykle trudna właśnie ze względu na pojęcie record niefunkcjonujące w języku polskim:
  -  elektroniczne lub maszynowo-odtwarzalne zapisy są zapisami na  nośnikach do zapisu elektronicznego.
Warto zauważyć, że ta definicja electronic record obejmuje także zapisy maszynowo-odtwarzalne czyli analogowe.

Zapis elektroniczny (electronic record) zdefiniowany w przepisach NARA (36 CFR 1234.2) oznacza dowolną informację która została zapisana w formie umożliwiającej jej odtworzenie jedynie za pomocą komputera oraz spełniającą definicję pojęcia „record” z Federal Records Act.”

Dlaczego nie po prostu „electronic record” = elektroniczny akt ? i moje tłumaczenie wyglądało by tak:
-   elektroniczne lub czytelne maszynowo akta są to akta na nośniku elektroniczny.
Nic prostszego! W stosunku do tradycyjnych, papierowych akt zmienił się tylko nośnik. Dlaczego NIE?

Ad. 5.

[KS]:
·   „Dokumenty są zapisanymi komunikatami, o możliwej do poznania strukturze, na dowolnym nośniku, zrozumiałe bez dalszego przetwarzania z wyłączeniem prezentacji na ekranie lub wydrukowanej stronie. Nie wszystkie dokumenty są „records” w znaczeniu archiwalnym lub prawnym.
·   Zapisy „Records” są zapisanymi świadectwami działalności urzędu lub jednostki. Aby „record” mógł być świadectwem musi posiadać treść, kontekst i strukturę oraz być częścią systemu rejestrującego.”

Nie wszystkie dokumentu są aktami w znaczeniu archiwalnym lub prawnym (to by znacznie uprosciło interpretację). Natomiast definicja „records” wyglądała by tak:
- akta są zapisami świadectwa działalności urzędu lub jednostki. Aby akt mógł być świadectwem musi posiadać treść, kontekst i strukturę oraz być częścią systemu rejestrującego. Chyba nie jest to w sprzeczności z naszym rozumieniem akt

Pozdrawiam i zapraszam do dyskusji
justyna

[Kazimierz Schmidt]

Justyna napisała:

Dlaczego nie po prostu „electronic record” = elektroniczny akt ? i moje tłumaczenie wyglądało by tak:
- elektroniczne lub czytelne maszynowo akta są to akta na nośniku elektroniczny.
Nic prostszego! W stosunku do tradycyjnych, papierowych akt zmienił się tylko nośnik. Dlaczego NIE?

To z jednej strony racja, że w stosunku do "tradycyjnych, papierowych akt" zmienił się tylko nośnik. I święte to słowa. Zawsze powtarzałem że dzielenie dokumentów na "elektroniczne" i "nieelektorniczne" powinno być dla ich opisu archiwalnego mniej istotne jak podział na tekstowe, obrazy, dźwiękowe, obrazy ruchome itd. I akta sprawy zawsze będą aktami sprawy. Czy zgromadzone w teczce czy w "elektroteczce" (lic. ICM UW) Czy zmikrofilmowane. To bardzo ważne żeby opisać dla przyszłych pokoleń przede wszystkim treśc a nie postać fizyczną dokumentu. Ale to już rozważania na oddzielny temat...

Wracając do electronic record- to nie tylko akta. To także każdy inny zapis.
Można dorzucić jeszcze polskie znaczenie "record" jako "nagranie". Wydaje się że record to tak w ogóle to wszystko co wiąże się z zapisem na czymkolwiek i w jakimkolwiek celu.
Mimo, że nie jestem anglistą postawię funty przeciw złotówkom, że "record" w sporcie (w znaczeniu: wyjątkowe osiągnięcie) także wywodzi się od zapisu (no bo wyjątkowe osiągnięcia się zapisuje).
W jęz. polskim też mamy do czynienia z określeniem "zapis":

zapis na taśmie
zapis w bazie danych (ale tu mamy preważnie rekord)
zapisujemy coś w zeszycie ale już wpisujemy w  inwentarzu (bo to przeważnie formularz)

Stąd propozycja przetłumaczenia "zapis"

[Justyna Adamus]

Witam serdecznie!
Rzeczywiście im więcej czytam o „records” tym bardziej przekonuje się ze to nie tylko akta. MoReq nie skupia się na archiwizacji ale przede wszystkim na zarzadzaniu dokumentami i informacjami w administracji. Mowa jest o systemach informacyjnych a nie archiwach jako takich. Z drugiej strony jeśli mówimy o archiwizacji w procesie aktotwórczym to czy nie należałoby już przyjąć właściwej terminologii i metodyki dla dokumentów elektronicznych i elektronicznych akt w Polsce? Jak mamy się uczyć od naszych zagranicznych kolegów nie mając właściwej terminologii ku temu??!!
Ponadto stawiając funty przeciw złotówkom to dlaczego definiujemy ang. „dokument” jako polski dokument? Podstawowe rozumienie dokumentu w archiwistyce polskiej znacznie różni się od ang.„dokument” z MoReq.
Powstaje tu pewna dwoistość rozumowania terminu dokument
Usilnie staram się zrozumiec czym jest "record" i dochodze do wniosku ze MoReq i innych oracowan na temat zarządzania „records” nie można w chwili obecnej rozpatrywac w kategoriach archiwalnych, bo nie odnoszą się one bezpośrednio do archiwizacji a jedynie są to wymagania dla systemów informacji rządowej.
Czy  jednak metodyka archiwizacji obiektów elektronicznych (wolę uzyc terminu neutralnego cokolwiek on oznacza) nie moze być podobna do systemu zarządzania zapisami (ang. records management) ?. Kiedy te zapisy są archiwizowanie i jak?

Przyznaje, że przyjęcieang. „rekord” z całym swoim zestawieniem zawartości, struktury, kontekstu i formy prezentacji jako akta, byłoby daleko idącym uproszczeniem! Jaki więc jest związek zapisu z aktami i dokumentem?
pozdrawiam
justyna

[Scalarvector]

Wydaje mnie się, że w dzisiejszych czasach jakoś bardzo terminy archiwalne stają się coraz bardziej zaczerpnięte ze słownika nauki o zarządzaniu czy informatyki.  Uważam, że ten proces jest nieunikniony. Trzeba przypomnieć jak telefon, czy maszyny do pisania zmieniały pracę biur w administracji.
Istnieje piękne słowo łacińskie zaproponowane przez Tadeusza Grygiera "scrinium" jako obejmujące akta i dokumenty zarówno to co jest zarchiwizowane i podlegające archiwizacji, niezależne od formy w jakiej to występuje.  W jednym ze swoich artykułów pisał, że zarząd akt (record management) polega na opisywaniu zawartości i relacji z otoczeniem w jakim one występują.

Uczestnikom forum proponuję zapoznanie się z artykułami Tadeusza Grygiera. Może znajdą tam odpowiedż na te pytania.

Pozdrawiam
Scalarvector

[Justyna Adamus]

http://www.archivists.org/glossary/

[Kazimierz Schmidt]

http://www.archivists.org/glossary/ - no tak piękny sposób na przedstawienie terminologii. Tylko nie przybliża do tego jak przetłumaczyć na polski aby odróżnić od ów "record" od dokumentu. O czym już wyżej pisaliśmy.

proponowany przez Scalarvectora termin SCRINIUM nie wytrzymuje zestawienia "scrinium elektroniczne(y)"

brak polskiego odpowiednika "record" przeszkadza jak już pisałem w przetłumaczeniu (i odróżnieniu!) "electronic record" i "electronic document"

podobne problemy mamy przy okazji "authority record" który w tłumaczeniu ISAAR występuje jako "rekord hasła" co wg mnie skrzeczy okropnie.
Gdyby "record" był "zapisem" to "authority record" byłby "zapisem autoryzowanym" - czyli zapisem (opisem?) wzorcowym autoryzowanym przez archiwum. Przecież własnie taką funkcję spełnia. Jak sądzę byłby to termin znacznie bliższy prawdzie niż "rekord hasła".  
Pytałem się ludzi "nie z branży" jak rozumieją "rekord hasła", a jak "wzorcowy zapis autoryzowany"...
Oczywiście możemy sobie stworzyć dowolną definicję na potrzeby środowiska, ale warto zauważyć, że w dobie INternetu powinna ona być zrozumiała nie tylko dla nas, ale także dla każdego użytkownika archiwum.

Wracając do cytowanego przez Justynę słownika warto przyjrzeć się że "authority record" jest synonimem "authority entry" czyli zapisu wzorcowego właśnie. Ale tak jest wg mnie (nie ukrywam że podoba mi sie najprostsze rozwiązanie). Jednak nalezy wymienić parę propozycji pobocznych: skoro "entry" to spotkałem się także z "hasłem wzorcowym" i "artykułem wzorcowym".
No i teraz konia z rzędem temu który połapie się w tej teminologii. Może rozwiąże to ustawodawca w ustawie o informatyzacji, a może wszyscy zaczniemy używać angielskiego?  :wink:

[Scalarvector]

Gdy czytam ten wątek to zauważyłem, że problemy terminologiczne "trapią" polską archiwistykę od początków naukowej jej działalności. Myślę, że to jest pewnego poszukiwanie kompromisu w sytucji kiedy trzeba stosowac język prawny w jakim powstaje, a język archiwisty jest językiem który chce to "opisać" i szuka sposobu w jaki można to zrobić. W XIX wieku gdy historycy potrzebowali archiwów, zaproponowali podejście "prawne", w wyniku którego powstała dyplomatyka historyczna. Wiek XIX i XX to takze powstanie systemów biurokratycznych w administracji. W jaki sposób może archiwista "opiswać" te systemy ?

Zanim podam odpowiedz... popatrzmy jak zmienia się organizacja kancelarii pod wpływem przepisów prawa i z drugiej strony usprawnien technologicznych (kalki, maszyny do pisania, telefon itd).
Zmiany te są przedmiotem badań z pogranicza socjologii i ekonomii w ramach "organizacji pracy biurowej", która obecnie jest częścią praekselogii.
 

Postuluję badania nad tym jak technika zmieniała organizację pracy kancelarii.

[Scalarvector]

Natomiast od wieków podstawą  funkcjonowania jakiejś zorganizowanej społeczności  są normy prawne. Te normy prawne przynoszą pewien "ład" z którym zajmuje się archiwista. Opis jaki posługuje się archiwista w opisie scrinium będzie zależał od tego dla kogo ten opis powstanie.
Są trzy podejścia: dla historyka, dla urzędznika (administratywisty) i dla informatyka.
Historyka głownie interesuje treść i potrzebuje języka który pozwoli opisywać treść,  przez co archiwiści starają się ją opisywać używając do tego tego samego warstatu pracy co historycy.
Urzędnika interesuje tylko to co odzwierciedla stan prawny, wobec tego archiwiści muszą przy pracy z respektować stan prawny opisując to używając języka prawniczego.
Natomiast informatyka interesuje model i forma fizyczna w jakiej  znajdują się archiwalia, aby móc nimi zarządzać i tworzyć systemy informatyczne przystosowane jej obsługi (np stworzenie skorowidzów).

Problem "rekordu" jest przypadkiem, gdy różne podejścia chcą opisywać podstawową jednostkę archiwaliów. W Polsce przyjeło się podejscia historyczne - prawnicze. Natomiast w krajach anglosaskich przyjeło się podejście prawniczo informatyczne. Tak bym próbował wytłumaczyć trudności w tłumaczeniu z angielskiego na nasz.

"Scrinium" jest pojęciem autonomicznym i nie istnieje coś takiego jak "scrinium elektroniczne".  "Record" bardziej pasuje do polskiego "zapis informacji" niż "akt" czy "dokument" w rozumieniu archiwalnym.  Te polskie pojęcia noszą ze sobą silniejszy wpływ podejścia prawniczego niż ich odpowiedniki anglosaskie.

Można by przypomnieć sytuację z teorii baz danych, gdzie pojęcie record (rekord) jest tożsame z tuple (krotka)  i z row (wiersz), tylko trzeba pamiętać w jakim kontekście tych pojęć pojęc się używa i nie wolno mieszać tych kontekstów. Podobne byłoby rozwiązanie dla archiwistów, aby mogliby przestrzegaać pewnych zasad w których nalezy używać pojęć document i akt oraz zapis  

Pozdrawiam
Scalarvector

[Kazimierz Schmidt]

Spróbujmy podsumować:
czy "record" to "zapis" (czy jednak nie)
a "authority record" to "autoryzowany zapis wzorcowy" albo "zapis wzorcowy"
a nie "rekord hasła" albo "hasło wzrocowe"

Tak czy nie?

oczywiście znam odpowiedzi typu "w pewnych okolicznościach..."
tedy przejdźmy do konkretów:
oto cytat z Nilsa Bruebacha (Saechsisches Hauptstaatsarchiv Dresden)
z jego artykułu
"Electronic Access to Archival Information: Advantages and Future Potentials of Descriptive Standards"

"The reason for this lies in the fact that authority records are more a librarian’s instrument, at least in the European archival tradition. Authority records have their origin in a bibliographical tradition of description and are necessary if a particular person’s personal papers have been disparted. Authority records have the function of an anchor for the whole containing all the vital and necessary context information, like official forms of names, non-preferred but used form of names, links deriving from relationships, e.g. husband and wife etc.. "

 a oto kilka tłumaczeń tego samego fragmentu, które z nich jest najbardziej zrozumiałe?

Powodem tego był fakt, że rekordy haseł są bardziej instrumentem bibliotekarza, przynajmniej w europejskiej tradycji archiwalnej. Rekordy haseł wywodzą się z bibliograficznej tradycji opisu i są konieczne w przypadku, gdy prywatne dokumenty danej osoby zostały rozdzielone. Rekordy haseł spełniają rolę klamry spinającej całą zawartość informacyjną, zawierając wszystkie istotne i konieczne informacje kontekstowe, takie jak oficjalna postać nazwy, niepreferowana, ale wykorzystywana postać nazwy, powiązania wynikające z wzajemnych stosunków, np. mąż i żona, itp.

Powodem tego był fakt, że hasła wzorcowe są bardziej instrumentem bibliotekarza, przynajmniej w europejskiej tradycji archiwalnej. Hasła wzorcowe wywodzą się z bibliograficznej tradycji opisu i są konieczne w przypadku, gdy prywatne dokumenty danej osoby zostały rozdzielone. Hasła wzorcowe spełniają rolę klamry spinającej całą zawartość informacyjną, zawierając wszystkie istotne i konieczne informacje kontekstowe, takie jak oficjalna postać nazwy, niepreferowana, ale wykorzystywana postać nazwy, powiązania wynikające z wzajemnych stosunków, np. mąż i żona, itp.

Powodem tego był fakt, że autoryzowane zapisy wzorcowe są bardziej instrumentem bibliotekarza, przynajmniej w europejskiej tradycji archiwalnej. Autoryzowane zapisy wzorcowe wywodzą się z bibliograficznej tradycji opisu i są konieczne w przypadku, gdy prywatne dokumenty danej osoby zostały rozdzielone. Autoryzowane zapisy wzorcowe spełniają rolę klamry spinającej całą zawartość informacyjną, zawierając wszystkie istotne i konieczne informacje kontekstowe, takie jak oficjalna postać nazwy, niepreferowana, ale wykorzystywana postać nazwy, powiązania wynikające z wzajemnych stosunków, np. mąż i żona, itp.

Powodem tego był fakt, że zapisy wzorcowe są bardziej instrumentem bibliotekarza, przynajmniej w europejskiej tradycji archiwalnej. Zapisy wzorcowe wywodzą się z bibliograficznej tradycji opisu i są konieczne w przypadku, gdy prywatne dokumenty danej osoby zostały rozdzielone. Zapisy wzorcowe spełniają rolę klamry spinającej całą zawartość informacyjną, zawierając wszystkie istotne i konieczne informacje kontekstowe, takie jak oficjalna postać nazwy, niepreferowana, ale wykorzystywana postać nazwy, powiązania wynikające z wzajemnych stosunków, np. mąż i żona, itp.

Powodem tego był fakt, że rekordy wzorcowe są bardziej instrumentem bibliotekarza, przynajmniej w europejskiej tradycji archiwalnej. Rekordy wzorcowe wywodzą się z bibliograficznej tradycji opisu i są konieczne w przypadku, gdy prywatne dokumenty danej osoby zostały rozdzielone. Rekordy wzorcowe spełniają rolę klamry spinającej całą zawartość informacyjną, zawierając wszystkie istotne i konieczne informacje kontekstowe, takie jak oficjalna postać nazwy, niepreferowana, ale wykorzystywana postać nazwy, powiązania wynikające z wzajemnych stosunków, np. mąż i żona, itp.


Ja mam "swojego" faworyta. Ale co na to Szanowni Forumowicze? Sprawa jest jak najbardziej praktyczna. A przetłumaczenie w drodze. I coż mamy odpowiedzieć najlepszemu tłumaczowi (który zna angielski tak jak ja nigdy nie będę) jeśli dotrze do takiego fragmentu i będzie próbował tłumaczyć "authority record" jako "dokument instytucjonalny"?
Odpowiedzcie archiwiści jak nazywacie w ojczystym języku taki wzorcowy opis instytucji albo osoby (najcześciej aktotwórcy)  który zawiera nie tylko tę nazwę i wzorcowy jej sposób jej zapisu, ale także furę informacji dodatkowych takich jak inne funkcjonujące nazwy, daty, historia instytucji lub osoby itd... Ów opis ustanowiony przez archiwum jako wzorcowy przyporządkowuje unikatowy identyfikator tak aby raz na zawsze było wiadomo że chodzi o tego Kowalskiego albo o tę partię polityczną... Mając taki identyfikator można potem zamiast wykonywać jeszcze raz tę sama robotę żmudnego opisu odnaleźć owego KOwalskiego w bazie danych i przyłączyć wzorcowy opis do naszej informacji.
Dla utrudnienia, wzorcowo opisane moga być też inne nazwy np geograficzne...

przepraszam znowu sie rozpisałem...

[Scalarvector]

Ten tekst jet pisany w kontekście praktyki bibliotekarskiej więc w tym tłumaczeniu możemy przyjąć "hasła wzorcowe". Poprosiłbym panią Justynę o wytłumaczenie czym są "hasła wzorcowe" w bibliotekoznastwie i czym się one różnią od tych w archiwach

Definicję "authority record" mozna znależć m.in w http://www.ifla.org/VII/s13/garr/garr.pdf
Wg mnie nie można tlumaczyć "dosłownie" tego zwrotu. Pozostałe tłumaczenia są błedne.

Pozdrawiam
Scalarvector

[Kazimierz Schmidt]

za wyraźne opowiedzenie się po stronie "hasła wzorcowego"

Może zacytowałem za mały fragment ale cały artukuł jak najbardziej traktuje o archiwach z zwłaszcza standardzie ISAAR i tam zdefiniowanym "authority record".
Przyznam że jako bibliotekarzowi (tak, tak) hasło wzorcowe bardzo mi odpowiada. Ale w kontekście ISAAR hasło to wg mnie za mało. Bardziej podoba mi się "opis wzorcowy" i "autoryzowany opis wzorcowy"

Ale nie mam pewności i kruszyć kopii o "hasło wzorcowe" nie będę. Ale na pewno nie podoba mi sie "rekord hasła" czy "artykuł wzorcowy"...

Mam nadzieję że oprócz Scalarvectora (dziękuję raz jeszcze za aktywność!) ktoś jeszcze się wypowie.
Pani Justyno, co Pani na to? Adminie?

Ktoś jeszcze? Drodzy użytkownicy. Mądrośc na tym forum jest zbiorowa. I kłóćmy się teraz, bo to nic nie kosztuje. Bo potem zostaniemy z artykułami wzorcowymi zapisanymi na dyskietkach o podwójnej oczywiście gęstości sformatowanymi sektorowo w sandardzie FAT, przeznaczonymi do odtwarzania w napędach 3,5". Oczywiście nasza stacja wymaga zainstalowania w komputerze typu PC wyposażonym w system Windows 95, co najmniej 8MB RAM, klawiaturę i mysz, a także oprogramowanie Micorsoft Word 2.0... zob. wątek http://lublin.ap.gov.pl/ifar/ifarforum/viewtopic.php?t=77&sid=179608ef5768636a6abcb289f8d81336

[Scalarvector]

Czy mogę poprosić pana Kazimierza o podanie mi linku do tego artykułu bądz o przesłanie mi tekstu tego artykułu na mój adres email svg@poczta.onet.pl

Scalarvector

[Scalarvector]

Zajrzałem do polskiego tłumaczenia ISAAR http://www.archiwa.net/file/ISAAR.pdf
I uważam, że te propozycje terminologiczne za zakończoną, skoro już mamy publikację po polsku która wyrażnie pokazuje definicje tych terminów.

Scalarvector

[Kazimierz Schmidt]

artykułu niestety (jak to w archiwistyce) jeszcze w necie nie ma

artykuł w wersji angielskiej nazywa się:
Electronic Access to Archival Information: Advantages and Future Potentials of Descriptive Standards
Jest tez gotowe tłumaczenie na polski.

Niestety nie moge przesłać artykułu - (prawo autorskie) ale moge sie spytac autora. Troche to potrwa zapewne, ale nie sądze żeby miał cos przeciw.

Co do tłumaczenia ISAAR z 2000 roku to widze, że dla niektórych Roma locuta causa finita :-)

Dla mnie nie.  Póki nie jest za późno. dr Huber Wajs proponuje w tłumaczeniu do drugiego ISAD-a "hasło wzorcowe" i jak pisałem to wg mnie jeszcze jakoś brzmi. Problem w tym ze tłumaczeniu ISAAR "hasło wzorcowe" to jest co innego jak "rekord hasła"

Rozmawiałem z dr Laszuk (autorka tłumaczenia z francuskiego) - tez jej się za bardzo nie podoba ten "rekord hasła" - ale to było parę lat temu.