Kwestia podstawowa - spis spraw ma być prowadzony na bieżąco w komórce organizacyjnej.
Wpisów na spisie dokonuje się w momencie wszczęcia danej sprawy, i uzupełnia w momencie jej zakończenia (podając datę zakończenia sprawy i ewentualne informacje o sposobie jej zakończenia).
Spisów spraw nie sporządza się na etapie przekazywania dokumentacji do AZ - jeśli nie były prowadzone na bieżąco to ich po prostu nie ma.
(wiem już, że znak muszę nadać samemu) nie mam pojęcia, kto sprawę założył
Znak sprawy nadawany jest w momencie jej założenia (zarejestrowania na spisie spraw). Mówiąc w skrócie - wynika ze spisu spraw.
Jeśli pracownicy prowadzący akta nie rejestrowali spraw i nie nadawali im znaków to taka dokumentacja najzwyczajniej w świecie nie posiada znaków spraw.
Archiwista przyjmujący do AZ taką dokumentację, czy tez osoba porządkująca i opisująca ja przed przekazaniem do AZ w żadnym wypadku nie ma prawa nadawać jej znaków spraw.
Ogranicza się do właściwego jej zaklasyfikowania i zakwalifikowania, uporządkowania wewnętrznego i opisania jednostek archiwalnych oraz sporządzenia ewidencji w postaci spisów zdawczo-odbiorczych.
Spisy spraw kat. A (jeśli istnieją) podlegają paginacji.
W polu "uwagi" spisu spraw umieszcza się informacje dodatkowe, np. co do sposobu zakończenia sprawy, czy informacje o jej przerejestrowaniu (np w związku ze wznowieniem, czy przejęciem przez inną komórkę).
