Budowanie archiwum

[Koziorożec]

Szanowni Forowicze,
Niespełna pół roku temu objąłem samodzielne stanowisko archiwisty w archiwum instytucji kultury, funkcjonującej od przeszło pół wieku - instytucji, która archiwum de facto nigdy nie posiadała. Materiały o potencjale archiwalnym były gromadzone w przestrzeni zupełnie do tego nie przystosowanej, zaś normatywy zatwierdzono przez AP dopiero w tym roku. Nadmienię, że nie jestem archiwistą z wykształcenia ani nawet po kursie (w obecnych warunkach zapewne taki stan rzeczy jeszcze potrwa). Nie istniało dosłownie nic: żadne spisy z-o nigdy nie powstały, brak teczek, a zamiast tego "wyklejanki-wycinanki" w zniszczonych segregatorach nie mówiąc o braku JRWA (istniał system "roboczy" dla potrzeb wewnętrznych, z żadnym AP nie uzgadniany). Wiem, że to straszne, co teraz napisze, ale dotychczasowe, wstępne działania, mające na celu bardziej zorientowanie się w zasobach, miały charakter niemal wyłącznie intuicyjny (archiwa nie uporządkowane, z mnóstwem metalowych i plastikowych części, niektóre zapleśniałe). Posiłkuję się nieco rudymentarną wiedzą nabytą podczas studiów filologicznych. Mimo dysponowania instrukcjami mam nieco pytań (wiem, że absolutnie nie zastąpi to kursu, ale doraźnie nie jestem w stanie sięgnąć po pomoc z innych źródeł). Na pierwszy ogień: czy wiecie, gdzie mógłbym znaleźć JRWA za lata 60., 70., 80. dla instytucji kultury? Czy zakładając teczki, powinienem zakładać teczkę w obrębie danej klasy dla każdego roku odrębnie? Mam np. bardzo mało materiałów kat. A za lata 1960-1962 w tej samej podklasie (po prostu dotyczących tego samego wydarzenia/procesu) - czy mogą one znaleźć się w jednej teczce?

[Koziorożec]

Jak traktować materiały, które z uwagi na format nie mieszczą się w teczce?

[stempczyk]

Zakładanie archiwum należy rozpocząć od studiów wstępnych na temat instytucji w której będzie działać. Z tego co piszesz instytucja jest nadzorowana przez AP zatem w pierwszej kolejności oni powinni udzielić pomocy w porządkowaniu zasobu. Natomiast studia wstępne polegają na zebraniu informacji o organizacji jednostki tj. statuty lub akty utworzenia, regulaminy organizacyjne, normatywy kancelaryjne oraz instrukcje archiwalne. Być może w przeszłości materiały były przekazywane do AP i trzeba sprawdzić czy tam coś takiego jest.

[Koziorożec]

Dzięki za odpowiedź. To, co określasz studiami wstępnymi - mam już za sobą, poświęciłem sporo czasu, by przeczytać wszelkie dokumenty, które zastałem w firmie (statuty, regulacje, normatywy, które przygotowywałem z pomocą zawodowego archiwisty etc.). AP kontroluje nas od 2003 (w sumie czterokrotnie) - te protokoły również przestudiowałem. Wynika z nich brak czegokolwiek (najprostszego spisu ewidencyjnego nie wspominając o spisach zdawczo-odbiorczych, normatywy powstały dopiero teraz). Dokumentacja była brakowana bez zezwolenia czy kontroli AP, żadnych dokumentów NIGDY też do AP nie przekazywano, de facto jestem pierwszą osobą w historii tej instytucji, która nawiązała realny kontakt z AP.

[stempczyk]

W takim razie trzeba by w obecnej sytuacji zabezpieczyć materiały archiwalne tj. usunąć elementy metalowe np. zszyeki, spinacze itp., wyjąć z foliek i koszulek i z segeagtorow a potem umieścić w teczkach z rezerwą alkaiczna. Następny etap to porządkowanie, trzeba na podstawie informacji zebranych w ramach studiów wstępnych odtworzyć organizacje w poszczególnych okresach i sprawdzić czy materiały pochodzą z wszystkich komórek organizacyjnych czy tylko z niektórych.

[Rovan]

Czy zakładając teczki, powinienem zakładać teczkę w obrębie danej klasy dla każdego roku odrębnie?

Tak, przy czym w przypadku małej liczby spraw w danym roku dopuszcza się prowadzenie kilku kolejnych roczników w tej samej teczce. Dla każdego roku prowadzi się osobny spis spraw.
Ta kwestia powinna być opisana w instrukcji kancelaryjnej, w rozdziale dot. rejestracji spraw i sposobu ich dokumentowania.

Jeśli w Twojej jednostce nie były wcześniej stosowane JRWA to porządkując starą dokumentację powinieneś korzystać z aktualnego wykazu akt, zarówno w zakresie kategorii archiwalnej jak i symbolu czy hasła klasyfikacyjnego.
Jeśli natomiast jakieś wykazy (nawet nie uzgodnione z AP) były stosowane wówczas hasło i symbol bierzesz z wykazu będącego w uzyciu w momencie założenia teczki, zaś kategorię z aktualnego JRWA, jeśli jest wyższa niż była w starym.

[Bolek]

[...] AP kontroluje nas od 2003 (w sumie czterokrotnie) - te protokoły również przestudiowałem. Wynika z nich brak czegokolwiek (najprostszego spisu ewidencyjnego nie wspominając o spisach zdawczo-odbiorczych, normatywy powstały dopiero teraz). Dokumentacja była brakowana bez zezwolenia czy kontroli AP, żadnych dokumentów NIGDY też do AP nie przekazywano, de facto jestem pierwszą osobą w historii tej instytucji, która nawiązała realny kontakt z AP.

Ciekawe jak archiwum państwowe podchodziło do olewania ze strony kontrolowanej instytucji zaleceń pokontrolnych. Wygląda na to, że nic. Albo oni sobie pisali a twoja instytucja ich ignorowała.

A wracając do początku. Za komuny powstawały różne wykazy akt, także dla instytucji kultury. Ba zdarzało się, że jednostka była pod nadzorem archiwum państwowego a potem z pod niego wypadła z jakiś powodów. Spróbuj zapytać archiwum państwowe czy byliście wcześniej pod nadzorem. Musieli by sprawdzić w swoim archiwum zakładowym. Można nawet pokusić się o ustalenie czy jakiś wykaz dla instytucji kultury był decyzją jakiegoś ministra w przeszłości wprowadzony do stosowania z tym, że twoja jednostka tego nie wdrożyła.

[Rovan]

Jak traktować materiały, które z uwagi na format nie mieszczą się w teczce?

Teczka aktowa to nie jedyny rodzaj opakowania stosowanego w archiwistyce.
Nawet w przepisach coraz częściej odchodzi się od pojęcia teczki (jako opakowania), np. w rozporządzeniu MKiDN z 2015 r. mowa jest o opakowaniu dostosowanym do rozmiaru dokumentacji.
Może to być klasyczna teczka, pudło, tubus itp. itd.

[Koziorożec]

Bardzo dziękuję za wszystkie odpowiedzi i sugestie - w mojej sytuacji (i sytuacji epidemiologicznej, gdy nie jestem w stanie zapisać się na żaden kurs, a internetowe mnie nie interesują) to naprawdę cenna pomoc.

Inna sprawa, że jako koordynator czynności kanc. mam wiele do wykonania w zakresie wdrożenia instrukcji (na szczęście w instytucji pracuje z tuzin osób, z czego może połowa realnie produkuje/przyjmuje dokumentację) - to wszystko funkcjonowało dotychczas podobnie jak archiwum, w rozprężeniu (np. rejestrowano tylko pisma wpływające opierając się na ?roboczym? JWA...). Jeden z pracowników zadał mi pytanie, w jaki sposób (jako kierownik określonego działu) będzie wiedzieć, jaką cyfrę porządkową przypisać do kolejnej sprawy w danym roku (instrukcja wprowadza system bezdziennikowy). Odpowiedziałem, że kierownik działu odpowiada za tworzenie spisu spraw i na bieżąco kontroluje liczbę otwieranych spraw - czy udzieliłem poprawnej odpowiedzi (chyba, że błędnie zinterpretowałem instrukcję)...? Czy w systemie bezdziennikowym w ogóle nie rejestruje się w dzienniku korespondencyjnym kolejnych pism danej sprawy (tylko pismo inicjujące)? Nasz mini-punkt kancelaryjny dotychczas rejestrował wszystkie przesyłki przychodzące (niestety, oprócz korespondencji elektronicznej, która często ?przepadała? i nikt się nią nie przejmował).

Rovan, zgadza się: wszystko o czym napisałeś, jest w normatywach (w zasadzie zacytowałeś to z pamięci) - po prostu ma tym etapie jestem dość zachowawczy i chciałem się upewnić, czy dobrze pojmuję treść poszczególnych paragrafów.

Czy robocze JWA (nigdy nie zatwierdzone, istniejące przez ok. 10 lat) powinienem traktować jako podstawę do porządkowania dokumentacji za ten okres?

[Koziorożec]

Mam jeszcze pytanie dotyczące numeracji stron. Jak traktować afisze teatralne, a jak fotografie czy zaproszenia albo wizytówki - każda, absolutnie każda zapisana strona (choćby była tam tylko stopka) - kolejno numerować? A co w przypadku z materiałami prasowymi - wycinkami z gazet, które nie są np. przyklejone do tekturowych kart (w takim stanie zastałem dużą część prasy)?

[stempczyk]

Zasad jest z tego co pamiętam, że numeruję się strony merytorycznie zapisane, więc stopki można chyba pominąć, natomiast całą resztę należałoby po numerować

[Bolek]

[...] A co w przypadku z materiałami prasowymi - wycinkami z gazet, które nie są np. przyklejone do tekturowych kart (w takim stanie zastałem dużą część prasy)?

Odnośnie wycinków prasowych, to dobrze by było je ponaklejać.
Ja przynajmniej spotkałem się z taką praktyka, że osoby które zastały w archiwum takie materiały naklejały je na kartki a następnie układały chronologicznie.

[Koziorożec]

[...] A co w przypadku z materiałami prasowymi - wycinkami z gazet, które nie są np. przyklejone do tekturowych kart (w takim stanie zastałem dużą część prasy)?

Odnośnie wycinków prasowych, to dobrze by było je ponaklejać.
Ja przynajmniej spotkałem się z taką praktyka, że osoby które zastały w archiwum takie materiały naklejały je na kartki a następnie układały chronologicznie.

Problem w tym, że osoba, która nakleiła sporą część z nich na tekturę, częściowo podklejając śliskim papierem - wykonała to bardzo niestarannie. Przez lata (dekady?) klej popękał, papier w niektórych miejscach uległ naderwaniu, odchodząc z fragmentami tektury, na której zostały "strupy" albo pomarańczowe ślady. Część materiałów z łatwością oderwałem i można je tym razem w bezpieczny sposób umieścić na papierze, jak sugerujesz, ale w dużej części nic się z tym nie da zrobić a przedstawia się to fatalnie...

[Koziorożec]

Nie rozumiem też jednej kwestii: jeżeli w teczce (z uwagi na minimalną ilość materiałów) znajdują się akta spraw z trzech lat (oczywiście w ramach jednej klasy JRWA) i do każdego roku dołączyłem odrębny spis zdawczo-odbiorczy spraw, to jakie oznaczenie sygnatury archiwalnej nanieść na okładce teczki zawierającej w sumie kilkanaście spraw na trzech spisach z-o?

[Bolek]

Teczka taka będzie miała jedną niepowtarzalna sygnaturę niezależnie czy jest tam ujęty 1 rok, czy 3 lata czy więcej.
Do konserwacji papieru doskonale nadają się taśmy ASLAN P 025 i P 045, góra i dół.

Przy okazji polecam również:
https://www.archiwa.gov.pl/pl/zarzadzanie-dokumentacja