Wznowienie sprawy

KasiaKatarzyna · Marzec 26, 2020,

Witam
Wiec tak sprawa została zakończona definitywnie w 2013 roku, dokumentacja jest już zarchiwizowana i znajduje się w Kat. "A." W tym roku po tych kilku latach wyszły nowe fakty w sprawie. Strona złożyła odwołanie do sądu. Wiec sprawa była zakończona, a teraz do tej sprawy doszła tylko korespondencja że nic to nie wnosi do sprawy. Pracownik kontynuował korespondencje ze starym znakiem sprawy ale z bieżącym rokiem. Co w takiej sytuacji zrobić. Czy jedynym rozwiązaniem jest wycofanie całej dokumentacji z Kat. "A" czy tylko jednej sprawy. Zastanawiam się też czy jest możliwość założenia nowej teczki z tego roku, a w dokumentacji już zarchiwizowanej dodania na teczce zapisu, że sprawa została ponownie wszczęta w 2020 r. I co z oznakowaniem dokumentacji?

Pogórzanin · Marzec 27, 2020,

Wycofanie całej teczki z archiwum, prowadzący sprawę stosuje dotychczasową sygnaturę sprawy i po jej zakończeniu ponownie przekazuje teczkę do archiwum z naniesieniem nowego czasookresu np. 2013, 2020 - w tym przypadku 2013 oznacza rok jej wszczęcia i zakończenia w pierwszy okresie, rok 2020 to ponowne rozpoczęcie i zakończenie, jeżeli jest inny to np 2011 - 2013, 2020 ile sprawa zakończy się w tym roku. Jeżeli będzie kontynuowana to np. 2011 - 2013,2020-2022 - oznacza ze sprawa prowadzona była w latach 2011-2013 i ponownie w latach 2020-2022.Pozdrawiam

Rovan · Marzec 27, 2020,

Cytat
prowadzący sprawę stosuje dotychczasową sygnaturę sprawy

A cóż to takiego?

Jeśli masz na myśli znak sprawy, to jesteś w błędzie - Wznowienie sprawy wiąże się z jej ponownym zarejestrowaniem w komórce i nadaniem nowego znaku.
Prawidłowa procedura:
1. Wycofanie teczki akt spraw z AZ (protokół wycofania).
2. Wyłączenie akt wznawianej sprawy ze starej teczki, przerejestrowanie do teczki prowadzonej na rok bieżący i nadanie nowego znaku sprawy.
3. Adnotacje na starym spisie spraw (informacja o wznowieniu sprawy i podanie jej nowego znaku) oraz na nowym spisie spraw (informacja o tym, ze sprawa została wznowiona i przerejestrowana z takiego a takiego starego znaku sprawy).
4. Zwrot starej teczki (bez akt wznowionej sprawy) do AZ. Niektórzy uważają, że taką teczkę wystarczy zwrócić do AZ. Moim zdaniem skoro została wycofana protokołem z zasobu archiwum, to należy ja ponownie oficjalnie przekazać, co wiąże się z ujęciem jej na nowym spisie z/o i co za tym idzie nadaniem nowej sygnatury archiwalnej.

Jarek · Marzec 28, 2020,

Pomalutku

Cytat: KasiaKatarzyna w Marzec 26, 2020,
Witam
Wiec tak sprawa została zakończona definitywnie w 2013 roku, dokumentacja jest już zarchiwizowana i znajduje się w Kat. "A." W tym roku po tych kilku latach wyszły nowe fakty w sprawie. Strona złożyła odwołanie do sądu. Wiec sprawa była zakończona, a teraz do tej sprawy doszła tylko korespondencja że nic to nie wnosi do sprawy. Pracownik kontynuował korespondencje ze starym znakiem sprawy ale z bieżącym rokiem. Co w takiej sytuacji zrobić. Czy jedynym rozwiązaniem jest wycofanie całej dokumentacji z Kat. "A" czy tylko jednej sprawy. Zastanawiam się też czy jest możliwość założenia nowej teczki z tego roku, a w dokumentacji już zarchiwizowanej dodania na teczce zapisu, że sprawa została ponownie wszczęta w 2020 r. I co z oznakowaniem dokumentacji?

Czyli, jak rozumiem, starą sprawę z archiwum, wypożyczył sobie (wziął?) pracownik. Przy zwrocie do archiwum okazało się że akta sprawy wzbogacno o jakąś korespondencję. I archiwistka teraz zastanawia się co z tym zrobić. Jeśli tak to wygląda, to moim zdaniem nie ma się nad czym zastanawiać. Czemu miałoby służyć wycofywanie dokumentacji teraz, kiedy pracownik już zrobił co miał zrobic? (zdaje się prowadząc przy tym korepondencję z fantazyjnie przerobionym znakiem sorawy - w starym znaku zmienił tylko oznaczenie roku, czy tak?).

Pogórzanin · Marzec 29, 2020,

Rovan masz całkowitą rację, przepraszam za wprowadzenie w błąd - zapisane to jest w instrukcji kancelaryjnej

KasiaKatarzyna · Marzec 30, 2020,

Jarku pracownik nie wypożyczył sobie dokumentacji miał jej kserokopie i zostałam poinformowana po fakcie, że do zarchiwizowanej dokumentacji została wznowiona korespondencja. Rovan, Pogórzanin dziękuje za pomoc

Ostatnio byłam na kursie i tam mówili, że stara dokumentacja po przerejestrowaniu do nowej teczki zostaje ze starym znakiem sprawy, a nowy nadaje się tylko tym dokumentom, które są nowo powstałe. I która, wersja w takim razie jest poprawna?

Rovan · Marzec 30, 2020,

Cytat
Ostatnio byłam na kursie i tam mówili, że stara dokumentacja po przerejestrowaniu do nowej teczki zostaje ze starym znakiem sprawy, a nowy nadaje się tylko tym dokumentom, które są nowo powstałe. I która, wersja w takim razie jest poprawna?

Ależ tu nie ma żadnej kolizji, żadnych "dwóch wersji".
Sprawa w momencie wznowienia zostaje ponownie zarejestrowana i otrzymuje nowy znak, ale na "starych" pismach nie zmienia się dotychczasowego znaku, jedynie pisma powstałe po wznowieniu opatrywane są nowym znakiem. W rezultacie w aktach takiej sprawy będą się znajdowały pisma ze starym znakiem oraz pisma z nowym znakiem (powstałe po wznowieniu sprawy).
Wzajemnej referencji (np w sytuacji gdyby ktoś powoływał się na stary znak sprawy) służą adnotacje na obydwu spisach spraw.

KasiaKatarzyna · Marzec 30, 2020,

Czyli chodziło nam o to samo, tylko źle zrozumiałam. Dziękuję bardzo za pomoc

Jarek · Marzec 30, 2020,

Cytat: KasiaKatarzyna w Marzec 30, 2020,
Jarku pracownik nie wypożyczył sobie dokumentacji miał jej kserokopie i zostałam poinformowana po fakcie, że do zarchiwizowanej dokumentacji została wznowiona korespondencja.

Jeśli pracownik nie rejestrował nowej sprawy (to ważne) i zrobił już wszystko co miał zrobić, to nie powinno się bawić już w żadne wycofywania i przerejestrowywania. Jest praktyka która moim zdaniem lepiej się sprawdzi w tej sytuacji i uczyni zadość zasadniczym wymogom - dołączenie dokumentów teraz wytworzonych i zgromadzonych do akt już zarchiwizowanych. Dokumenty powinny być przekazane archiwiście przy formalnym piśmie, ze wskazaniem co i do czego należy dołączyć. Sprawdź czy coś na ten temat mówi twoja instrukcja archiwalna.

Rovan · Marzec 31, 2020,

Oczywiście w sytuacji gdy pracownik zdążył już "zrobić swoje" (jak to ujął Jarek) cała procedura wznawiania sprawy to musztarda po obiedzie.
Przedstawiłem ją w odpowiedzi na post Pogórzanina.
W przypadku opisywanym przez autorkę wątku, jeśli pracownik k.o. kontynuował sprawę bez jej ponownej rejestracji, nie pozostaje nic innego jak dołączyć powstałą dokumentację do tej już zarchiwizowanej oraz zaktualizować daty skrajne.

KasiaKatarzyna · Marzec 31, 2020,

No niestety, pracownik kontynuował sprawę. Rovan dziękuję za pomoc.

Aktualności:

Wznowienie sprawy