archiwizacja

[młodziak]

Witam ponownie
wiem, że jako archiwista powinienem to wiedzieć  ale jestem początkujący. mam pytanie. jak przygotowywać dokumentacje z 2013 roku do przyjęcia do achiwum?

[Rovan]

Dokładną instrukcję punkt po punkcie powinna być zawarta w instrukcji kancelaryjnej Twojej jednostki.
Poniżej link do przykładowej instrukcji dla systemu tradycyjnego, zapoznaj się z par. 37, 40 i 41.
https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/2013_przyk_IK_tradycyjny.doc

[młodziak]

Dzięki Rovan  na twoją pomoc zawsze można liczyć

[młodziak]

Bo właśnie za bardzo nie wiedziałem, jak mam im to wytłumaczyć bo oni i tak swoje. Bo wiesz co w poprzedniej instytucji gdzie byłem mówili mi, że dokumenty z 2013 roku mam robić zgodnie z obowiązującym wtedy wykazem, ale już kategorię archiwalną mam nadawać wg nowego. No i teraz nie wiem :/

[młodziak]

Bo wiesz co w poprzedniej instytucji gdzie byłem mówili mi, że dokumenty z 2013 roku mam robić zgodnie z obowiązującym wtedy wykazem, ale już kategorię archiwalną mam nadawać wg nowego. No i teraz nie wiem :/

czyli w końcu jak to rozumieć???

[Danutka]

Nigdy nie zmieniasz symbolu hasła nadanego dokumentacji, bo gdyby kiedyś ktoś chciał się powołać na dane pismo, to poda znak pisma taki jaki był wtedy nadany, czyli wg obowiązującego JRWA w momencie wytworzenia dokumentacji. Natomiast, jeśli później w danej instytucji zmienił się wykaz akt, to należy sprawdzić czy danemu hasłu nie podniesiono kategorii archiwalnej, np. z B5 na B10 czy na kat. A. W takiej sytuacji jedynie zmieniasz kategorie na wyższą, natomiast symbol i tytuł teczki pozostaje taki sam, jaki nadano w poprzednich latach.
I uwaga: gdyby się zdarzyło, że dawniej była kat. B10, a obecnie w nowym JRWA obniżono kat. na B5 to zostawiamy tą kat. B 10.  Generalnie zasada jest taka, że jeśli zmieniła się kategoria archiwalna, to zostawiasz tą która jest wyższa.

[Rovan]

W przypadku zmiany JRWA zawsze stosujemy symbol klasyfikacyjny oraz hasło z tego wykazu, który obowiązywał w chwili założenia akt. Kategorię archiwalną natomiast zmieniamy jeśli w nowym wykazie jest wyższa niż była w wykazie obowiązującym w chwili założenia akt.

[młodziak]

Dziękuję wam DAANUTKA i ROVAN właśnie o to mi chodziło

[młodziak]

Mam jeszcze pytanie bo nie mogę tego znaleźć. Wiecie może gdzie, oprócz instrukcji kancelaryjnej, jest to unormowane jakimiś przepisami? Trudno mi to znaleźć, a może ktoś  akurat wie?