Niszczenie dokumentacji wytworoznej przez AZ, nadawnaie znaków spraw

[wiko]

Witam,
1. Mam kilka pytań odnośnie brakowania dokumentacji wytworzonej w AZ tj. karty udostępnień itp. dokumentacja której okres przechowywania minął. Jak brakować taką dokumentację tzn. co należy wpisać w spisie dokumentacji niearchiwalnej w rubrykę "sygnatura archiwalna". Przeciez takiej dokumentacji nie przekazuję sam sobie do Archiwum.

Pytanie drugie dotyczy znakowania spraw. Przykład. Komórka organizacyjna A pisze do komórki organizacyjnej B wniosek o wyrobienie pieczątek. Komórka organizacyjna A nadaje swój znak sprawy wynikający ze spisu spraw który sobie założyła. Komórka organizacyjna B rejestruje ta sprawę w swoim spisie spraw ponieważ jest komórką merytoryczną odpowiedzialną za załatwienie tej sprawy. Następnie komórka organizacyjna B pisze pismo do firmy o wyrobienie pieczątek już ze swoim znakiem czy ze znakiem sprawy umieszczonym na wniosku przez komórkę A. Wiem, że wszystkie pisma w sprawie pisze się z tym samym znakiem sprawy do momentu zakończenia danej sprawy. Czy komórka B może pisać pisma w danej sprawie ze znakiem sprawy komórki A jeśli to komórka B jest odpowiedzialna za załatwienie sprawy? Przepraszam, że tak zakręciłem. I dalej ten sam temat. Co w przypadku gdy dana komórka napisze 3 wnioski o wyrobienie pieczątek. Czy traktować każdy wniosek jako osobna sprawę? Czy dla każdego wniosku trzeba pisać osobne pismo do firmy o wyrobienie pieczątek? Bo jeśli jedno pismo dla 3 wniosków to jaki znak sprawy nadać? Z góry dziękuję za pomoc.

[Bolek]

Ad.1
Na karty udostępnień masz hasło w jrwa np: Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji w archiwum zakładowym Co stoi na przeszkodzie założyć taką teczkę i wpinać tam karty a po 2 latach przekazać do AZ na spisie.

[wiko]

tzn mam sam sobie przekazać karty udostępnień do Archiwum?

[Rovan]

Co w tym dziwnego?
Każda komórka wytwarzające dokumentację ma obowiązek przekazać ja do AZ.

[wiko]

a pytanie drugie o znakowanie spraw?

[Danutka]

W rubryce "sygnatura akt" , jeśli nie przekazano dokumentacji do archiwum zakładowego należy wpisać "spis z natury".

[Rovan]

Komórka organizacyjna A pisze do komórki organizacyjnej B wniosek o wyrobienie pieczątek. Komórka organizacyjna A nadaje swój znak sprawy wynikający ze spisu spraw który sobie założyła. Komórka organizacyjna B rejestruje ta sprawę w swoim spisie spraw ponieważ jest komórką merytoryczną odpowiedzialną za załatwienie tej sprawy.

Sprawę powinna rejestrować tylko komórka merytoryczna.
Przy czym w systemie tradycyjnym dopuszczalne jest rejestrowanie spraw również przez komórki współpracujące - takie akta w komórce współpracującej kwalifikowane są jako kat. BC.

Następnie komórka organizacyjna B pisze pismo do firmy o wyrobienie pieczątek już ze swoim znakiem czy ze znakiem sprawy umieszczonym na wniosku przez komórkę A. Wiem, że wszystkie pisma w sprawie pisze się z tym samym znakiem sprawy do momentu zakończenia danej sprawy. Czy komórka B może pisać pisma w danej sprawie ze znakiem sprawy komórki A jeśli to komórka B jest odpowiedzialna za załatwienie sprawy?

Skoro komórka B jest w tym przypadku komórką merytoryczną, zatem musi posługiwać się swoim znakiem sprawy.

[EwelinaP]

Ja tam sobie sama przekazuję spisy i nadaję im sygnatury. Może to jest trochę zakręcone, ale jak później wykazać, że dokumentacja była, tylko została wybrakowana? Traktuję dokumentację w az jak w każdej innej komórce.
Co do przedstawionej sytuacji odnośnie nadawania znaków spraw, to właśnie mam to na tapecie i próbuję przekonać komórki do korzystania z §9 IK odnośnie udostępniania znaku sprawy. Powinno wyglądać to następująco:
1. komórka A zgłasza komórce B (która jest komórką merytoryczną) chęć złożenia zapotrzebowania na pieczęcie
2. komórka B zakłada i udostępnia komórce A znak sprawy
3. komórka A przekazuje komórce B pismo oznaczone znakiem sprawy założonej przez komórkę B
4. w komórce A pismo to ma kategorię Bc, całość akt sprawy przechowuje komórka B
Mam nadzieję, że opisałam to w miarę składnie. Powodzenia 

[Leksandra]

Witam,
1. Mam kilka pytań odnośnie brakowania dokumentacji wytworzonej w AZ tj. karty udostępnień itp. dokumentacja której okres przechowywania minął. Jak brakować taką dokumentację tzn. co należy wpisać w spisie dokumentacji niearchiwalnej w rubrykę "sygnatura archiwalna". Przeciez takiej dokumentacji nie przekazuję sam sobie do Archiwum.

moje az jest w strukturze wydziału organizacyjnego, więc gdy wydz. organiz przekazuje dokumentację są tam też i moje teczki (udostępnianie, kwerendy, pomiary temperatur, korespondencja z wydziałam itp.) spis podpisuje kierownik wydziału jako zdający a ja że przyjęłam - i w ten sposób moja dokumentacja otrzymuje sygnaturę archiwalną.
a gdyby moje stanowisko było samodzielne o podpis jako przekazujący poprosiłabym mojego najbliższego zwierzchnika 

[wiko]

Bardzo dziękuję za odpowiedzi. Myślałem podobnie jednak w praktyce to nie takie proste bo nie każdy stosuje się do zapisów IK i można sobie mówić, że tak jest poprawnie a każdy robi po swojemu