ankiety konsultacje społeczne

[archiwumUM]

Wydział Promocji posiada ankiety z konsultacji społecznych dot. rewitalizacji. Może jakaś pomoc jak to zarchiwizować?

[Rovan]

W JRWA dla gmin z 2011 brak odpowiedniej klasy rzeczowej dla konsultacji społecznych.
Można ją dodać rozbudowując wykaz w porozumieniu z AP.
Zrobiono tak np. w Zielonej Górze w 2018 r. dodając klasę 5316 w ramach klasy 531 Sprawy społeczne
https://bip.zielonagora.pl/system/obj/58030_0026-2018-K.pdf

[Danutka]

Mnie kiedyś pani z nadzoru archiwum państwowego tłumaczyła że nie ma hasła " konsultacje społeczne" w jrwa, ponieważ np. ankiety z takich konsultacji porządkujemy pod hasło czego te konsultacje dotyczyły, czyli np. do teczki dot. Rewitalizacji. A nie że robimy teczkę " konsultacje społeczne" i tam wrzucamy wszystkie konsultacje obojętnie czego dotyczą.

[Rovan]

Z drugiej strony mamy np. klasę "kontrole zewnętrzne we własnej jednostce" i rejestrujemy w niej wszystkie kontrole zewnętrzne, niezależnie od tego czego dana kontrola dotyczyła.
Zapewne dlatego, że nie da się przewidzieć i uwzględnić w JRWA wszelkich możliwych zakresów i tematów kontroli.
Podobnie nie da się przewidzieć i uwzględnić w wykazie wszelkich możliwych zagadnień, w odniesieniu do których zorganizowane mogą zostać konsultacje społeczne.

[archiwumUM]

Sprawa wyszła jeszcze inaczej trochę. Ponieważ, tak jak piszecie, konsultacje dotyczą jakiejś sprawy merytorycznej (w tym przypadku rewitalizacji), to czy można by je "podciągnąć" po symbol 042 - Realizacja programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych. Znalazły się bowiem jakieś pisma dotyczące właśnie rewitalizacji, które były opatrzone symbolem 042 właśnie. Czyli podejście od strony realizacji programu rewitalizacji ze środków zewnętrznych.

[Rovan]

Tylko pod warunkiem, że ta konkretna rewitalizacja, której dotyczą ankiety faktycznie była finansowana ze środków zewnętrznych. Przy czym dokumentacja projektów powinna być pogrupowana kompletnymi projektami (tzn. w AZ powinniśmy być w stanie odnaleźć całą dokumentację danego projektu, a nie tylko jej fragment, np ankiety).

Zatem jeśli potraktujemy ankiety z konsultacji społecznych w sprawie rewitalizacji jako część projektu rewitalizacyjnego, to powinniśmy mieć w AZ również resztę dokumentacji tego projektu (np. wniosek o dofinansowanie, dokumenty przyznające dofinansowanie, dokumentację z wykonania rewitalizacji itp.).

[archiwumUM]

Tylko pod warunkiem, że ta konkretna rewitalizacja, której dotyczą ankiety faktycznie była finansowana ze środków zewnętrznych. Przy czym dokumentacja projektów powinna być pogrupowana kompletnymi projektami (tzn. w AZ powinniśmy być w stanie odnaleźć całą dokumentację danego projektu, a nie tylko jej fragment, np ankiety).

Zatem jeśli potraktujemy ankiety z konsultacji społecznych w sprawie rewitalizacji jako część projektu rewitalizacyjnego, to powinniśmy mieć w AZ również resztę dokumentacji tego projektu (np. wniosek o dofinansowanie, dokumenty przyznające dofinansowanie, dokumentację z wykonania rewitalizacji itp.).

A co w takim razie zrobić, gdy dokumentacja projektu ma znajdować się w siedzibie beneficjenta, czyli tam gdzie biuro projektu. Środki na ten cel przeznaczone są z obecnej perspektywy 2014-2020 i dokumenty muszą być trzymane do 2027 (taka informację otrzymałem od osoby zawiadującej projektem). Czy ta tzw. siedziba beneficjenta, to musi być tylko komórka merytoryczna zajmująca się tą sprawą? Czy też może być traktowane Archiwum Zakładowe (chociaż wiadomo, że do AZ oddaje się sprawy zakończone)? Moje pytanie wynika z tego, że ankiet jest dosyć dużo i nie ma gdzie ich trzymać w komórce.

[stany]

W JRWA dla Starostw jest teczka:   065 Analizy tematyczne lub przekrojowe, ankietyzacja  -  kat. A

[archiwumUM]

W JRWA dla Starostw jest teczka:   065 Analizy tematyczne lub przekrojowe, ankietyzacja  -  kat. A

No niestety ja gmina

[Rovan]

Jeżeli beneficjentem jest gmina, to siedzibą beneficjenta jest urząd gminy jako taki (a nie pomieszczenia konkretnej komórki organizacyjnej).

dokumenty muszą być trzymane do 2027

Zgadza się - zgodnie z rozporządzeniem 1303/2013 dokumentację przechowuje się przez okres 3 lat licząc od końca 2024 r. (rok zamknięcia programów operacyjnych, z których finansowane są projekty w perspektywie 2014-2020).
W praktyce większość dokumentów będzie przechowywanych znacznie dłużej - dokumentacja ujęta w klasach 041-042 wieczyście.
Nie oznacza to jednak, że przez cały ten czas dokumenty mają znajdować się w komórce merytorycznej.
Tak samo, jak przy każdej innej dokumentacji ma tutaj zastosowanie par 63 IK.

chociaż wiadomo, że do AZ oddaje się sprawy zakończone

Mam rozumieć, że projekt, którego częścią są te ankiety nie został jeszcze zakończony?
Do AZ oddaje się kompletną dokumentację projektu po jego zakończeniu. Jeśli zatem przedmiotowy projekt nie został zakończony, to żadna część jego dokumentacji nie powinna jeszcze trafić do archiwum.

No niestety ja gmina

W JRWA dla gmin jest dokładnie taka sama klasa
Nawet jeśli zaklasyfikujemy te ankiety do 065 nie zmienia to faktu, że skoro stanowią część dokumentacji projektu, to powinny byc archiwizowane razem z pozostałą jego częścią.

[archiwumUM]

Dziękuję za wyjaśnienia i pomoc.