Porządkowanie zarządzeń dyrektora

[kinmac]

Witam wszystkich na forum, jestem osobą raczkującą w prowadzeniu archiwum i mam dużo wątpliwości podczas porządkowania akt. W mojej instytucji archiwum dopiero powstaje i nie mam nikogo, kto mógłby wprowadzić mnie w tą pracę.

Jak porządkować zarządzenia: Zarządzenia wewnętrzne dyrektora mają kat. A - ale co z załącznikami czy załączniki zostają przy zarządzeniach. Moim zdaniem zarządzenie bez załącznika jest niepełne, ale jeżeli zarządzenie dotyczy np. wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej - to wtedy załączniki będą się dublować w organizacji obsługi kancelaryjnej.

A co gdy zarządzeniem wprowadzane są zmiany np. w regulamin wynagrodzeń - zmieniany jest punkt 6. - wówczas zmiany do regulaminu podpinamy pod regulamin, ale podpinamy tylko załącznik?

Czy zarządzenia archiwizujemy standardowo po 2 latach przechowywania w komórce czy dopiero w monnecie kiedy wszystkie z danego roku przestaną obowiązywać?

[Rovan]

Załączniki w 1 egzemplarzu zostają zawsze przy zarządzeniu.
Nie stoi to w żaden sposób na przeszkodzie aby 2 egz. trafił np. do teczki normatywów kancelaryjno-archiwalnych (jeśli załącznik stanowiły akurat normatywy).

wówczas zmiany do regulaminu podpinamy pod regulamin, ale podpinamy tylko załącznik?

Nie za bardzo rozumiem, co masz na myśli?
Jeśli zmianie ulega jakakolwiek część regulaminu, wówczas regulamin w dotychczasowej wersji zastępowany jest przez wersję zaktualizowaną.
Stara wersja podlega archiwizacji po 2 latach.

Zbiory zarządzeń (ale również np zbiory umów, uchwał itp.) podlegają archiwizacji dopiero wówczas gdy wszystkie zarządzenia/umowy/uchwały itp. w zbiorze przestana obowiązywać (z uwzględnieniem 2 letniego okresu gdy dokumentacja oczekuje na przekazanie do AZ w komórce organizacyjnej)