opis teczki

[msg]

Dzień dobry,
bardzo proszę o pomoc. Przygotowując opis teczki aktowej jako komórka organizacyjna powinna być wpisana komórka, która wytworzyła dokumentację, czy komórka przekazującą akta? Będę przyjmować na stan az dokumentację jeszcze z lat 2009-2010, wtedy nasza jednostka miała inną strukturę organizacyjną, niektóre działy od tego czasu zmieniły swoje nazwy.
Pozdrawiam

[EwelinaP]

U nas wpisujemy nazwę ko, która wytworzyła akta, a dopiero na spisie nazwę jednostki, nazwę ko przekazującej akta, a pod spodem jeszcze: "dokumentacja wytworzona przez: [nazwa ko, która akta wytworzyła].

[Rovan]

Zawsze nazwę tej komórki, która wytworzyła dokumentację.

[msg]

czyli na opisie teczki komórka, która wytworzyła dokumentację a na spisie zdawczo-odbiorczym komórka faktycznie przekazującą dokumentację tak?

[Pogórzanin]

Tak. Zawsze na spisie zdawczo odbiorczym, czy potem na wnioskach do brakowania wpisujemy w spisie komórkę, która dokumentację wytworzyła.

[Rovan]

na spisie zdawczo odbiorczym, czy potem na wnioskach do brakowania wpisujemy w spisie komórkę, która dokumentację wytworzyła

Na spisie zdawczo-odbiorczym wpisujemy nazwę komórki, która przekazuje dokumentację. Powinno być to jasno określone w instrukcji kancelaryjnej (w rozdziale dot. przekazywania dokumentacji do AZ wymienione są elementy spisu z/o, m.in. "nazwa jednostki i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację")

Na spisie i wniosku do brakowania nie podaje się żadnych nazw komórek organizacyjnych.
Podaje się natomiast nazwy jednostek - tej która wytworzyła dokumentację i tej, która wnioskuje o zgodę na wybrakowanie.
Nazwy te będą różne jeśli dokumentacja podlegała dziedziczeniu w ramach sukcesji biernej.

[Początkujący archiwista]

Witam. Jaką w opisie teczki napisać nazwę komórki organizacyjnej, która wytworzyła akta, jeżeli znajdują się w niej dokumenty, które w latach 2012-2018 wytworzył Dział Świadczeń Pomocy Środowiskowej, natomiast w latach 2019-2021 wytworzył Zespół Świadczeń Przyznawanych Decyzją. Czy może poprosić pracowników o rozdzielenie jednej teczki na dwie? 

[Rovan]

Sprawy, które w całości prowadził Dział Świadczeń Pomocy Środowiskowej powinny stanowić odrębna teczkę.
Sprawy wytworzone w całości przez Zespół Świadczeń Przyznawanych Decyzją - również osobną teczkę.
Sprawy, których prowadzenie rozpoczął DŚPS  a zakończył ZŚPD traktowane są jako sprawy ZŚPD (w momencie przejęcia przez nową komórkę powinny być przerejestrowane).

[aggre]

Zawsze nazwę tej komórki, która wytworzyła dokumentację.

Odświeżam wątek: a jeśli to ja, jako porządkująca dokumentację przekazuję ja sobie na stan AZ, to jaką nazwę komórki na teczce wpisuję?

[Barsa]

Też nazwę komórki, która wytworzyła akta.

[aggre]

A jeśli nie wiem, jaka komórka ją wytworzyła?

[Barsa]

Nazwę urzędu 

[aggre]

Haha, dobrze. Dziękuję!