EZD - sprawy prowadzone tradycyjnie

[Archeosi]

W systemie EZD określony został sposób realizacji spraw wg klas JRWA - tradycyjny i elektroniczny (EZD jest wskazany jako podstawowym systemem wykonywania czynności kancelaryjnych), czy dopuszczacie u siebie, realizując sprawy w sposób tradycyjny, na etapie przekazania dok. do AZ na nie drukowania wszystkich akt sprawy, a np częściowe przekazanie na nośniku elektronicznym.
np. w sprawie było dużo uzgodnień mailowych, to co wyprodukowane w papierze jest w teczce a mailowe uzgodnienia zgrane na płytę i dołączone do teczki 

[Rovan]

na etapie przekazania dok. do AZ na nie drukowania wszystkich akt sprawy

Przede wszystkim, drukowanie tego, co wydrukowane być musi prowadzi się na bieżąco w komórce organizacyjnej, a nie dopiero na etapie przekazywania do AZ.
Po drugie współczesne instrukcje kancelaryjne jasno definiują, jakie dokumenty elektroniczne podlegają drukowaniu w systemie tradycyjnym. Są to:
- korespondencja mailowa
- korespondencja przesyłana przez ESP

Z zapisów w IK jasno wynika, że wydruki takie należy sporządzać na bieżąco i umieszczać w tradycyjnych aktach spraw.

zgrane na płytę i dołączone do teczki

Informatycznych nośników danych nie archiwizuje się wraz z dokumentacją papierową, lecz jako odrębny zbiór przekazywany ze składu IND (do którego powinny trafić niezwłocznie po zakończeniu sprawy). W archiwum należy je przechowywać odrębnie od dokumentacji papierowej i wykonywać regularnie kopie bezpieczeństwa (przynajmniej raz na 5 lat).

[Archeosi]

zgrane na płytę i dołączone do teczki

Informatycznych nośników danych nie archiwizuje się wraz z dokumentacją papierową, lecz jako odrębny zbiór przekazywany ze składu IND (do którego powinny trafić niezwłocznie po zakończeniu sprawy). W archiwum należy je przechowywać odrębnie od dokumentacji papierowej i wykonywać regularnie kopie bezpieczeństwa (przynajmniej raz na 5 lat).
[/quote]

Czyli nie przewiduje się zgrywania akt na nośnik i np odnotowanie takiej informacji w teczce z aktami papierowymi, że część dokumentacji (mailowa, otrzymana elektronicznie) jest na nośniku danych. Oczywiście gdybam o aktach spraw z kat. B

[Rovan]

Nie. Chyba, że taka procedura została zapisana w instrukcji kancelaryjnej i AP to zatwierdziło
Standardowe procedury dla systemu tradycyjnego zakładają drukowanie maili i dołączanie wydruków do teczki, natomiast zdarzało mi się spotkać pewne odstępstwa od standardowych procedur. Muszą być one jednak zatwierdzone przez AP.

Zamiast gdybania proponuję po prostu sprawdzić, co na ten temat mówi Twoja instrukcja kancelaryjna.

[Archeosi]

W IK zapisu przyzwalającego na taką praktykę nie ma ale padło takie pytanie od pracownika więc dowiaduję się o alternatywne rozwiązania.

Dziękuję za pomoc