Koordynator czynności kancelaryjnych - instrukcje wykonawcze

[Sindbad1]

Witam. Według mnie koordynator czynności kancelaryjnych powinien przygotować zarządzenie dotyczące doboru klas z jednolitego rzeczowego wykazu akt dla poszczególnych komórek w urzędzie . Ale jak powinno ono wyglądać bo szukam i szukam i nie mogę znaleźć. A czy pisać zarządzenie dotyczące np. korespondencji wewnętrznej, jakie typy wydruków z maili i systemów informatycznych stosowanych w moim urzędzie dawać na książkę wpływu? Tu chodzi o to, że do tej pory pracownicy mnóstwo niepotrzebnej korespondencji dawali na kancelarię i chodzi o ukrócenie tej praktyki. Dzięki i pozdrawiam

[MarcinP]

A według mnie koordynator czynności kancelaryjnych, który zarządzeniem wskazuje pracownikom, z jakich symboli klasyfikacyjnych mogą korzystać, nie rozumie zasady stosowania jednolitego rzeczowego wykazu akt. Nie jest to wykaz akt o budowie strukturalno-rzeczowej, gdzie poszczególne symbole i hasła klasyfikacyjne są przyporządkowane tylko jednej komórce organizacyjnej. Istotą jednolitych rzeczowych wykazów akt jest to, że należy korzystać ze wszystkich haseł w obrębie całego wykazu, jeżeli treść pisma odpowiada treści hasła klasyfikacyjnego.
W przypadku podlegania urzędu pod rozporządzenie PRM z 18 stycznia 2011 r. zarządzeniem można regulować te sfery zarządzania dokumentami, które rozporządzenie to wskazuje (np. kwestię przesyłek, które nie będą otwierane w punkcie kancelaryjnym lub nie będą w całości wprowadzane do systemu EZD).

[Jarek]

Pomysł Sindbada to ani nic nowego, ani zdrożnego 
tzw. wyciąg z jrwa, tworzony na potrzeby komórki organizacyjnej. Jeśli ktoś widzi zasadność korzystania z takiego rozwiązania w swojej jednostce, to nie widzę sensu mu tego odradzać.
Nie bawiłbym się jednak we wprowadzanie tego zarządzeniami, skupiłbym się raczej na praktycznej stronie, czyli pomocy w tworzeniu takich wyciągów, ich korygowaniu i uzupełnianiu.

Ma to czysto praktyczny wymiar i nie ma co mieszać do tego teorii. Jednym z rozwiązań przyjętych w rozporządzeniu z 2011 r. jest też rejestrowanie spraw tylko w komórkach merytorycznych, co oznacza faktyczne przywiązanie niektórych klas z jrwa do konkretnych komórek.
Regulować wewnętrznie można wszystko co nie jest uregulowane rozporządzeniem - byle to pozostawało z nim w zgodzie.

[nowy_uzytkownik]

Ja napisałam po prostu kilkustronicowy poradnik, krok po kroku. I na bieżąco udzielam informacji telefonicznie/mejlowo/osobiście odnośnie nadawania numerów z RWA.