Internetowe Forum Archiwalne > Archiwa Zakładowe
informatyczne nośniki danych - w systemie tradycyjnym
Bolek:
Spis nośników:
Danutka:
Dziękuję Wam za wskazówki i wzór spisu. Rozjaśniło mi to kilka wątpliwości. Natomiast została jeszcze jedna ???? Przekazując nośnik do SIND pasowało by zeby określić znak sprawy lub hasła z którym nośnik jest powiązany. W związku z tym , kiedy pracownicy mają przekazać ten nośnik? Po zakończeniu prowadzonej sprawy, nawet jeśli np. plik tekstowy z nośnika został cały wydrukowany? Bo jeśli po wydruku całości punkt kancelaryjny umieszczał by nośnik w składzie, to nie wiedziałby do której sprawy właściwy pracownik przyporządkuj w dane z nośnika. Jak to u Was wygląda w praktyce?
Rovan:
Generalnie mamy dwie sytuacje:
1. System EZD
- Jeśli nośnik wpływający do jednostki zostanie "na wejściu" skopiowany w całości do systemu EZD, wówczas jest niezwłocznie wprost z punktu kancelaryjnego przekazywany do SIND (jego przyporządkowanie do akt konkretnej sprawy można ustalić na podstawie identyfikatora wpływu - numeru rejestru przesyłek wpływających)
- jeśli nośnik nie został w całości skopiowany do EZD, po zarejestrowaniu w RPW trafia do dekretacji i docelowo do właściwej komórki (i do akt właściwej sprawy). Po zakończeniu sprawy jest przekazywany do SIND.
2. System tradycyjny
Analogicznie jak w pkt. 1 tiret 2 nośnik z punktu kancelaryjnego trafia do dekretacji, do właściwej komórki i do akt właściwej sprawy. Po zakończeniu sprawy jest przekazywany do SIND.
Por również par. 47 IK z 2011 r., tudzież par. 17 przykładowej IK dla systemu tradycyjnego dostępnej na stronie NDAP.
dtn:
Witam,
mam pytanie do praktyków o praktyczne funkcjonowanie SIND, gdyż i ja zmierzam do jego utworzenia.
1) jak trwale, ale bezpiecznie oznakować takie nośniki danych jak płyty (specjalne pisaki?), pendrivy i karty pamięci (najczęściej są bardzo małych rozmiarów);
2) jak długo w praktyce nośniki znajdują się w SIND nie przekopiowane do EZD? Sprawy potrafią trwać miesiącami, a później pracownicy odkładają akta, no i nośniki do szafy. Ruszają je przy archiwizacji. W jaki sposób egzekwowany jest zwrot nośnika do SIND po zakończeniu sprawy? A jednocześnie SIND przekazuje nośniki do az po 2 pełnych latach, czyli w praktyce mogą nigdy nie trafić do SIND, no chyba że archiwista wycofa je z przekazania.
3) w mojej Instrukcji kancelaryjnej SIND w całości przekopiowane do EZD posiadają kategorię Bc bez obowiązku przekazywania ich do az. Jak w praktyce wyglądało by ich brakowanie? Co prawda Bc również wymaga zgody AP, ale czy jednak pominięcie az jest zasadne? I co w związku z absurdalnym art. 155 par 14 kk mówiącym że dokumentem elektronicznym jest nośnik, a nie same dane? Czy dokument elektroniczny przekopiowany w całości do EZD to wciąż oryginał? Według art. 3 ust. 1 ustawy o informatyzacji to wciąż byłby oryginał, ale kto chciałby zadzierać z kodeksem karnym?!
lukas_drill:
witam,
dawno tutaj nie pisano, ale odświeżę temat
Czy mógłbym uzyskać informacje i wskazówki co do funkcjonowania i stosowania SIND (Składu Informatycznych Nośników Danych) w urzędzie (podlegamy pod Rozp. z 18 stycznia 2011r.)? Jest tam trochę na temat SIND, ale wszystko to tylko teoria...:)
Jak to powinno wyglądać od momentu pojawienia się takiej przesyłki w urzędzie/w sprawie?
W zasadzie jasnym jest to, co dzieje się z SIND w momencie przekazywania do AZ (spis, kopie bezpieczeństwa co jakiś czas, brakowanie, przekazywanie do AP), ale trochę tajemnicze jest to, co ma miejsce wcześniej :)
Chodzi mi o kilka kwestii:
1. Gdzie taki SIND jest zakładany?
Raczej nie na biurze podawczym, bo kto to wszystko tam ogarnie... Wydaje mi się, że takie "miejsce" raczej powinno być w każdym wydziale,
albo i pokoju. Albo każdy pracownik po prostu trzyma swoje u siebie?
2. Sposób funkcjonowanie SIND.
Czy wystarczy, że każdy, kto posiadać będzie informatyczny nośnik w jakiejkolwiek sprawie, będzie go trzymał razem z odpowiednią teczką (w
jakiej formie to już każdy by sobie to ogarnął), odpowiednio opisany i oznaczony (zgodnie z instrukcją) i tym samym przyporządkowany do
konkretnej sprawy. Czy jest do tego konieczna jakaś ewidencja? - jeśli tak, to jakąś formę ewidencji każdy może sobie założyć ( chyba najlepiej
określić to w instrukcji, coś na wzór spisu przy przekazywaniu nośników do AZ, ale z mniejszą ilością informacji...)
No i leżeć to sobie będzie, a w momencie przekazywania do AZ, pracownik przekaże nośniki, na podstawie spisu zd-odb nośników do AZ, wraz
ze spisem zd-odb dokumentacji aktowej. Czy tak to się odbywa?
3. Kiedyś na forum wyczytałem, że nie ma konieczności wprowadzania instrukcji SIND zarządzeniem - wystarczy napisać instrukcję i rozesłać
pracownikom? Kto miałby ją podpisać poza tworzącym?
4. Warunki przechowywanie SIND.
SIND w komórkach niby leży te 2 lata, potem do AZ, ale np. w przypadku projektów unijnych czy inwestycji może to być dużo dłużej. Co wtedy?
Także i w AZ nie ma odpowiednich warunków do dłuższego trzymania (lub rzadko bywają). Czy takie miejsce powinno być gdzieś obok
informatyków - u nas mają takie pomieszczenie z innym klimatem. Czy to nie ma znaczenia i raz na jakiś czas zgrywać tylko dla
bezpieczeństwa na inny nośnik?
5. Po zgraniu na nowy nośnik - co robimy ze starym?
6. Na temat jakich zagadnień powinienem pogadać z informatykami w sprawie SIND?
pozdrawiam serdecznie i dzięki za wskazówki
Nawigacja
Idź do wersji pełnej