Internetowe Forum Archiwalne > Archiwa Zakładowe
informatyczne nośniki danych - w systemie tradycyjnym
archiwumUM:
Mam pytanie dot. postępowania z informatycznymi nośnikami danych w systemie tradycyjnym (według rozporządzenia PRM z 2011). W jaki sposób postępować w zakresie utworzenia składu IND? A co z kolei w zakresie ich brakowania?
archiwumUM:
--- Cytat: archiwumUM w Listopad 04, 2019, ---Mam pytanie dot. postępowania z informatycznymi nośnikami danych w systemie tradycyjnym (według rozporządzenia PRM z 2011). W jaki sposób postępować w zakresie utworzenia składu IND? A co z kolei w zakresie ich brakowania?
--- Koniec cytatu ---
Chodzi mi o jakąś praktyczną pomoc, w jaki sposób postępować z IND w przypadku systemu tradycyjnego. W jaki sposób przekazywać takie nośniki do archiwum? A później jak to brakować?
EwelinaP:
U nas dla nośników mamy skład informatycznych nośników danych. Nośnik jest wyłączany z akt, w jego miejsce wpinana jest notatka, że był i gdzie się znajduje, pod jakim numerem itd. Informacje o tym, że w danym spisie zdawczo-odbiorczym jest dokumentacja, z której wyłączono nośniki, znajduje się na spisie w formie adnotacji. Jeśli niszczymy papier, to oczywiście niszczymy także nośniki informatyczne, które były częścią brakowanej dokumentacji. W momencie przekazywania do az dla spisu są niejako dwa dokumenty - spis zd-odb i spis informatycznych nośników danych. Elementy, jakie powinien zawierać taki spis, są określone w rozporz. z 18.01.2011.
archiwumUM:
--- Cytat: EwelinaP w Listopad 06, 2019, ---U nas dla nośników mamy skład informatycznych nośników danych. Nośnik jest wyłączany z akt, w jego miejsce wpinana jest notatka, że był i gdzie się znajduje, pod jakim numerem itd. Informacje o tym, że w danym spisie zdawczo-odbiorczym jest dokumentacja, z której wyłączono nośniki, znajduje się na spisie w formie adnotacji. Jeśli niszczymy papier, to oczywiście niszczymy także nośniki informatyczne, które były częścią brakowanej dokumentacji. W momencie przekazywania do az dla spisu są niejako dwa dokumenty - spis zd-odb i spis informatycznych nośników danych. Elementy, jakie powinien zawierać taki spis, są określone w rozporz. z 18.01.2011.
--- Koniec cytatu ---
Dzięki za podpowiedź. Dopiero po kolejnym wczytaniu się w instrukcje, można zauważyć, że przepisy odnośnie IND dotyczą zarówno systemu tradycyjnego jak i EZD.
Rovan:
Niestety wiele jednostek zdaje się tego nie zauważać :)
Z racji kontaktów zawodowych stykam się z wieloma archiwistami zakładowymi i mogę na palcach jednej ręki policzyć przypadki gdy jednostka działająca w systemie tradycyjnym zorganizowała skład IND.
Natomiast co do pytania:
Składy IND najczęściej "podpina" się organizacyjnie pod komórkę prowadząca punkt kancelaryjny. Oczywiście nie jest to wymóg, ale jakoś tak się przyjęło :)
Nośniki do zakończenia sprawy, której są częścią przechowuje się w aktach tejże sprawy w k.o. a po jej zakończeniu przekazuje do składu IND.
Przy czym przepisy nie precyzują, jakie środki ewidencyjne należy stosować przy przekazaniu nośników z komórki do składu IND (spis zdawczo-odbiorczy IND pojawia się dopiero na etapie przekazywania nośników ze składu do archiwum zakładowego).
Brakujemy równolegle z aktami spraw, których nośniki dotyczą, przy czym osobiści preferuję sporządzanie dla nośników odrębnego spisu na brakowanie wraz z odrębnym wnioskiem (tak samo jak np. dla dokumentacji technicznej).
Nawigacja
[#] Następna strona
Idź do wersji pełnej