informatyczne nośniki danych - w systemie tradycyjnym

[archiwumUM]

Mam pytanie dot. postępowania z informatycznymi nośnikami danych w systemie tradycyjnym (według rozporządzenia PRM z 2011). W jaki sposób postępować w zakresie utworzenia składu IND? A co z kolei w zakresie ich brakowania?

[archiwumUM]

Mam pytanie dot. postępowania z informatycznymi nośnikami danych w systemie tradycyjnym (według rozporządzenia PRM z 2011). W jaki sposób postępować w zakresie utworzenia składu IND? A co z kolei w zakresie ich brakowania?

Chodzi mi o jakąś praktyczną pomoc, w jaki sposób postępować z IND w przypadku systemu tradycyjnego. W jaki sposób przekazywać takie nośniki do archiwum? A później jak to brakować?

[EwelinaP]

U nas dla nośników mamy skład informatycznych nośników danych. Nośnik jest wyłączany z akt, w jego miejsce wpinana jest notatka, że był i gdzie się znajduje, pod jakim numerem itd. Informacje o tym, że w danym spisie zdawczo-odbiorczym jest dokumentacja, z której wyłączono nośniki, znajduje się na spisie w formie adnotacji. Jeśli niszczymy papier, to oczywiście niszczymy także nośniki informatyczne, które były częścią brakowanej dokumentacji. W momencie przekazywania do az dla spisu są niejako dwa dokumenty - spis zd-odb i spis informatycznych nośników danych. Elementy, jakie powinien zawierać taki spis, są określone w rozporz. z 18.01.2011.

[archiwumUM]

U nas dla nośników mamy skład informatycznych nośników danych. Nośnik jest wyłączany z akt, w jego miejsce wpinana jest notatka, że był i gdzie się znajduje, pod jakim numerem itd. Informacje o tym, że w danym spisie zdawczo-odbiorczym jest dokumentacja, z której wyłączono nośniki, znajduje się na spisie w formie adnotacji. Jeśli niszczymy papier, to oczywiście niszczymy także nośniki informatyczne, które były częścią brakowanej dokumentacji. W momencie przekazywania do az dla spisu są niejako dwa dokumenty - spis zd-odb i spis informatycznych nośników danych. Elementy, jakie powinien zawierać taki spis, są określone w rozporz. z 18.01.2011.

Dzięki za podpowiedź. Dopiero po kolejnym wczytaniu się w instrukcje, można zauważyć, że przepisy odnośnie IND dotyczą zarówno systemu tradycyjnego jak i EZD.

[Rovan]

Niestety wiele jednostek zdaje się tego nie zauważać
Z racji kontaktów zawodowych stykam się z wieloma archiwistami zakładowymi i mogę na palcach jednej ręki policzyć przypadki gdy jednostka działająca w systemie tradycyjnym zorganizowała skład IND.

Natomiast co do pytania:
Składy IND najczęściej "podpina" się organizacyjnie pod komórkę prowadząca punkt kancelaryjny. Oczywiście nie jest to wymóg, ale jakoś tak się przyjęło
Nośniki do zakończenia sprawy, której są częścią przechowuje się w aktach tejże sprawy w k.o. a po jej zakończeniu przekazuje do składu IND.
Przy czym przepisy nie precyzują, jakie środki ewidencyjne należy stosować przy przekazaniu nośników z komórki do składu IND (spis zdawczo-odbiorczy IND pojawia się dopiero na etapie przekazywania nośników ze składu do archiwum zakładowego).

Brakujemy równolegle z aktami spraw, których nośniki dotyczą, przy czym osobiści preferuję sporządzanie dla nośników odrębnego spisu na brakowanie wraz z odrębnym wnioskiem (tak samo jak np. dla dokumentacji technicznej).

[archiwumUM]

Niestety wiele jednostek zdaje się tego nie zauważać
Z racji kontaktów zawodowych stykam się z wieloma archiwistami zakładowymi i mogę na palcach jednej ręki policzyć przypadki gdy jednostka działająca w systemie tradycyjnym zorganizowała skład IND.

Natomiast co do pytania:
Składy IND najczęściej "podpina" się organizacyjnie pod komórkę prowadząca punkt kancelaryjny. Oczywiście nie jest to wymóg, ale jakoś tak się przyjęło
Nośniki do zakończenia sprawy, której są częścią przechowuje się w aktach tejże sprawy w k.o. a po jej zakończeniu przekazuje do składu IND.
Przy czym przepisy nie precyzują, jakie środki ewidencyjne należy stosować przy przekazaniu nośników z komórki do składu IND (spis zdawczo-odbiorczy IND pojawia się dopiero na etapie przekazywania nośników ze składu do archiwum zakładowego).

Brakujemy równolegle z aktami spraw, których nośniki dotyczą, przy czym osobiści preferuję sporządzanie dla nośników odrębnego spisu na brakowanie wraz z odrębnym wnioskiem (tak samo jak np. dla dokumentacji technicznej).

Dziękuję bardzo. Czyli temat był rzadko ruszany, jak widzę.

[Danutka]

Witam, w naszej jednostce planujemy wprowadzić informatyczny skład nośników danych. Późno, ale lepiej późno niż wcale System mamy tradycyjny. I mam pytania licząc na Państwa pomoc:
- w jaki sposób rejestrujecie nośniki w składzie, na jakimś spisie, w rejestrze, czy ktoś dysponuje może jakimś wzorem?  ( Bo zarządzenie z 2011 r. mówi jedynie o spisie zd.- od na etapie już przekazywania do az) ?
- co rozumiecie przez oznaczenie nośnika o którym mówi rozporządzenie ?
- czy wprowadzenie SIND w jednostce powinno być zarządzone  jakimś zarządzeniem?
Będę wdzięczna za wszelkie wskazówki ?

[Rovan]

1. Jak wspominałem wyżej przepisy nie regulują kwestii ewidencjonowania IND przekazywanych z komórek do SIND - zatem pozostaje tu duża dowolność co do kształtu takiej ewidencji. Osobiście uważam, że powinna być jak najbardziej zbliżona do spisu z/o IND.
2. To jest bodajże najbardziej enigmatyczny, najgorzej zdefiniowany element opisu nośnika. Znam jednostki, które jako oznaczenie nośnika podają numer z rejestru kancelaryjnego, znam też takie (np. ZUS), które poprzez oznaczenie nośnika rozumieją opisową informację o zawartości nośnika (swego rodzaju tytuł nośnika).
3. Nie jest potrzebne odrębne zarządzenie - obowiązek funkcjonowania SIND wynika wprost z instrukcji kancelaryjnej.

[Danutka]

Zastanawiałam się na takim rozwiązaniem, by zaprowadzić rejestr nośników w składzie, który zawierałby: lp., nazwę komórki organizacyjnej która przekazała nośnik do składu, zawartość nośnika (tytuł), nr sprawy lub hasła z JRWA z którym nośnik jest powiązany, rok kalendarzowy kiedy złożono nośnik w składzie.
I wtedy gdyby jako oznaczenie nośnika określić nr z rejestru nośników w składzie łamany przez rok kalendarzowy, w którym go złożono, to byłaby możliwość oznaczenia go w sposób jednoznaczny i niepowtarzalny do zidentyfikowania.
Nie jestem pewna czy to dobry pomysł, ale wydaje mi się mało skomplikowany i w miarę do ogarnięcia.

A jeszcze jedno pytanko, czy później przy przekazywaniu nośników ze składu do az, na osobnych spisach przekazuje się nośniki które mają kat. B, a osobno nośniki które są powiązane z aktami o kat. A, więc też mają kat. A ? I rozumiem że takie spisy normalnie rejestruje w wykazie spisów. Tylko, że wtedy taki nośnik dostałby sygnaturę w archiwum wynikającą z nr kolejnego spisu/ nr pozycji w spisie. I czy to nie kłóciłoby się z tym, że dokumentacja aktowa, która jest powiązana z danym nośnikiem, po przekazaniu do archiwum będzie miała inną sygnaturę?

[Rovan]

czy później przy przekazywaniu nośników ze składu do az, na osobnych spisach przekazuje się nośniki które mają kat. B, a osobno nośniki które są powiązane z aktami o kat. A, więc też mają kat. A ?

Przepisy tego nie wymagają, ale również nie zakazują (de facto oznaczenie kategorii archiwalnej w ogóle nie jest jednym z wymaganych przepisami elementów spisu z/o IND).
Osobiście preferuje sporządzanie osobnych spisów dla nośników kat. A i B.

I rozumiem że takie spisy normalnie rejestruje w wykazie spisów.

Tak, jak najbardziej. Wszystkie spisy zdawczo-odbiorcze (w tym spisy IND) rejestruje się na tym samym i jedynym wykazie spisów.

Tylko, że wtedy taki nośnik dostałby sygnaturę w archiwum wynikającą z nr kolejnego spisu/ nr pozycji w spisie. I czy to nie kłóciłoby się z tym, że dokumentacja aktowa, która jest powiązana z danym nośnikiem, po przekazaniu do archiwum będzie miała inną sygnaturę?

W żaden sposób nie będzie się kłóciło. Jest to naturalną konsekwencją rejestrowania nośników na osobnym spisie z/o.

[Bolek]

Spis nośników:

[Danutka]

Dziękuję Wam za wskazówki i wzór spisu. Rozjaśniło mi to kilka wątpliwości. Natomiast została jeszcze jedna ? Przekazując nośnik do SIND pasowało by zeby określić znak sprawy lub hasła z którym nośnik jest powiązany. W związku z tym , kiedy pracownicy mają przekazać ten nośnik? Po zakończeniu prowadzonej sprawy, nawet jeśli np. plik tekstowy z nośnika został cały wydrukowany? Bo jeśli po wydruku całości punkt kancelaryjny umieszczał by nośnik w składzie, to nie wiedziałby do której sprawy właściwy pracownik przyporządkuj w dane z nośnika. Jak to u Was wygląda w praktyce?

[Rovan]

Generalnie mamy dwie sytuacje:
1. System EZD
- Jeśli nośnik wpływający do jednostki zostanie "na wejściu" skopiowany w całości do systemu EZD, wówczas jest niezwłocznie wprost z punktu kancelaryjnego przekazywany do SIND (jego przyporządkowanie do akt konkretnej sprawy można ustalić na podstawie identyfikatora wpływu - numeru rejestru przesyłek wpływających)
- jeśli nośnik nie został w całości skopiowany do EZD, po zarejestrowaniu w RPW trafia do dekretacji i docelowo do właściwej komórki (i do akt właściwej sprawy). Po zakończeniu sprawy jest przekazywany do SIND.

2. System tradycyjny
Analogicznie jak w pkt. 1 tiret 2 nośnik z punktu kancelaryjnego trafia do dekretacji, do właściwej komórki i do akt właściwej sprawy. Po zakończeniu sprawy jest przekazywany do SIND.

Por również par. 47 IK z 2011 r., tudzież par. 17 przykładowej IK dla systemu tradycyjnego dostępnej na stronie NDAP.

[dtn]

Witam,
mam pytanie do praktyków o praktyczne funkcjonowanie SIND, gdyż i ja zmierzam do jego utworzenia.
1) jak trwale, ale bezpiecznie oznakować takie nośniki danych jak płyty (specjalne pisaki?), pendrivy i karty pamięci (najczęściej są bardzo małych rozmiarów);
2) jak długo w praktyce nośniki znajdują się w SIND nie przekopiowane do EZD? Sprawy potrafią trwać miesiącami, a później pracownicy odkładają akta, no i nośniki do szafy. Ruszają je przy archiwizacji. W jaki sposób egzekwowany jest zwrot nośnika do SIND po zakończeniu sprawy? A jednocześnie SIND przekazuje nośniki do az po 2 pełnych latach, czyli w praktyce mogą nigdy nie trafić do SIND, no chyba że archiwista wycofa je z przekazania.
3) w mojej Instrukcji kancelaryjnej SIND w całości przekopiowane do EZD posiadają kategorię Bc bez obowiązku przekazywania ich do az. Jak w praktyce wyglądało by ich brakowanie? Co prawda Bc również wymaga zgody AP, ale czy jednak pominięcie az jest zasadne? I co w związku z absurdalnym art. 155 par 14 kk mówiącym że dokumentem elektronicznym jest nośnik, a nie same dane? Czy dokument elektroniczny przekopiowany w całości do EZD to wciąż oryginał? Według art. 3 ust. 1 ustawy o informatyzacji to wciąż byłby oryginał, ale kto chciałby zadzierać z kodeksem karnym?!

[lukas_drill]

witam,
dawno tutaj nie pisano, ale odświeżę temat
Czy mógłbym uzyskać informacje i wskazówki co do funkcjonowania i stosowania SIND (Składu Informatycznych Nośników Danych) w urzędzie (podlegamy pod Rozp. z 18 stycznia 2011r.)? Jest tam trochę na temat SIND, ale wszystko to tylko teoria...
Jak to powinno wyglądać od momentu pojawienia się takiej przesyłki w urzędzie/w sprawie?
W zasadzie jasnym jest to, co dzieje się z SIND w momencie przekazywania do AZ (spis, kopie bezpieczeństwa co jakiś czas, brakowanie, przekazywanie do AP), ale trochę tajemnicze jest to, co ma miejsce wcześniej
Chodzi mi o kilka kwestii:
1. Gdzie taki SIND jest zakładany?
    Raczej nie na biurze podawczym, bo kto to wszystko tam ogarnie... Wydaje mi się, że takie "miejsce" raczej powinno być w każdym wydziale,
    albo i pokoju. Albo każdy pracownik po prostu trzyma swoje u siebie?

2. Sposób funkcjonowanie SIND.
    Czy wystarczy, że każdy, kto posiadać będzie informatyczny nośnik w jakiejkolwiek sprawie, będzie go trzymał razem z odpowiednią teczką (w
    jakiej formie to już każdy by sobie to ogarnął), odpowiednio opisany i oznaczony (zgodnie z instrukcją) i tym samym przyporządkowany do
    konkretnej sprawy. Czy jest do tego konieczna jakaś ewidencja? - jeśli tak, to jakąś formę ewidencji każdy może sobie założyć ( chyba najlepiej
    określić to w instrukcji, coś na wzór spisu przy przekazywaniu nośników do AZ, ale z mniejszą ilością informacji...)
    No i leżeć to sobie będzie, a w momencie przekazywania do AZ, pracownik przekaże nośniki, na podstawie spisu zd-odb nośników do AZ, wraz
    ze spisem zd-odb dokumentacji aktowej. Czy tak to się odbywa?

3. Kiedyś na forum wyczytałem, że nie ma konieczności wprowadzania instrukcji SIND zarządzeniem - wystarczy napisać instrukcję i rozesłać
    pracownikom? Kto miałby ją podpisać poza tworzącym?

4. Warunki przechowywanie SIND.
    SIND w komórkach niby leży te 2 lata, potem do AZ, ale np. w przypadku projektów unijnych czy inwestycji może to być dużo dłużej. Co wtedy?     
    Także i w AZ nie ma odpowiednich warunków do dłuższego trzymania (lub rzadko bywają). Czy takie miejsce powinno być gdzieś obok
     informatyków - u nas mają takie pomieszczenie z innym klimatem. Czy to nie ma znaczenia i raz na jakiś czas zgrywać tylko dla
     bezpieczeństwa na inny nośnik?

5. Po zgraniu na nowy nośnik - co robimy ze starym?

6. Na temat jakich zagadnień powinienem pogadać z informatykami w sprawie SIND?

pozdrawiam serdecznie i dzięki za wskazówki