e-doręczenia

[Paweł z ...]

https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/polecony-z-urzedu-przyjdzie-elektronicznie

Rząd przyjął projekt ustawy o doręczeniach elektronicznych. Oznacza to, że osoby, które będą chciały, od 2021 roku będą mogły odbierać i wysyłać korespondencję poleconą z urzędu bez konieczności chodzenia na pocztę...

Ciekawe jak to wpłynie na świat archiwalny 

[Rovan]

Sądzę, że w niewielkim stopniu - dla postępowania z tą dokumentacją zastosowanie będą zapewne miały procedury analogiczne jak dla dokumentów przesyłanych przez ePUAP.

[Paweł z ...]

Moim zdaniem, wpływ może być duży:
1. rozpowszechnienie się systemów EZD albo ich "protez" służących do komunikacji elektronicznej, co oczywiście zwiększy w jednostkach ilość dokumentacji elektronicznej
2. skoro obywatele otrzymają wydruk pisma bez podpisu własnoręcznego lub dokument naturalny z podpisem, który raczej nie będzie konserwowany(?), to potwierdzenie jego autentyczności będzie się opierało tylko na podstawie danych zachowanych w administracji publiczej - czy czeka archiwistów przegląd wykazów akt by uwzględnić ten aspekt a może trzeba by zadbać aby rejestr korespondencji wychodzącej był podstawą do potwierdzenia autentyczności dokumentu wydanego przez urząd?

[Rovan]

W dalszym ciągu nie widzę, w czym (od strony kancelaryjno-archiwalnej) procedura e-doręczenia miałaby się jakoś drastycznie różnić od korespondencji prowadzonej z urzędem za pośrednictwem platformy ePUAP?

skoro obywatele otrzymają (...) dokument naturalny z podpisem, który raczej nie będzie konserwowany(?)

Obecnie również mogą taki dokument otrzymać zamiast tradycyjnego pisma z odręcznym podpisem.
Kontaktując się z dowolnym urzędem poprzez ePUAP mogę zażyczyć sobie aby korespondencja zwrotna była mi przekazywana jedynie drogą elektroniczną (a więc jako naturalny dokument elektroniczny). Z czego zresztą osobiście nagminnie korzystam.
Jakoś nie rodzi to problemów ani na gruncie kancelaryjno-archiwalnym (procedura postępowania z przesyłkami przekazywanymi przez ePUAP w systemie tradycyjnym oraz EZD jest standardową częścią każdej instrukcji kancelaryjnej), ani w kwestii potwierdzenia autentyczności podpisów elektronicznych na dokumentach, które obywatel tą drogą otrzymuje.

Skoro zatem w pełni elektroniczna korespondencja na linii obywatel --> urząd --> obywatel odbywająca się za pośrednictwem platformy ePUAP nie rodzi wspomnianych przez Ciebie problemów, nie widzę powodu aby taka sama elektroniczna korespondencja przekazywana za pośrednictwem e-doręczenia i operatora wyznaczonego miała stanowić problem.

[Paweł z ...]

Ależ nie twierdzę, że procedura będzie się różniła, wskazałem jedynie dwa przykłady w jakim obszarze wpływ przepisy mogą mieć wpływ na "świat archiwalny".
Pewnie procedura od strony urzędnika będzie wyglądała podobnie jak przy wysyłce przez e-puap.

Jakoś nie rodzi to problemów [..] w kwestii potwierdzenia autentyczności podpisów elektronicznych na dokumentach, które obywatel tą drogą otrzymuje.

Teraz nie, ale za lat 20? Sam korzystam z e-puapu ale jeżeli bym miał otrzymać tą drogą dokument, który wiem, że będzie mi potrzebny do celów prawnych za lat 20-30 to wybrałbym na razie papier. Bez znaczników czasu technicznie nie byłbym wstanie sam za 20 lat udowodnić, że dokument ten  jest integralny i podpisany został w okresie ważności certyfikatu. Urząd, który wystawił dokument musiałby potwierdzić jego prawdziwość. Pytanie czy ten dokument nadal będzie istniał. Oczywiście teraz (czytaj w czasach RODO) obywatelowi  łatwiej - ma klauzulę informacyjną, gdzie powinna się znaleźć informacja jak długo jego dane osobowe będą przechowywane. Więc jak nie wyczyta tam, ze to kat. A to może być za 20 lat z tym dokumentem elektronicznym różnie.

PS:

Kontaktując się z dowolnym urzędem poprzez ePUAP mogę zażyczyć sobie aby korespondencja zwrotna była mi przekazywana jedynie drogą elektroniczną (a więc jako naturalny dokument elektroniczny).

Teraz sam fakt złożenia wniosku przez e-puap obliguje urząd do odpowiedzi elektronicznej por. art. 39¹ Kpa

[Rovan]

Sam korzystam z e-puapu ale jeżeli bym miał otrzymać tą drogą dokument, który wiem, że będzie mi potrzebny do celów prawnych za lat 20-30 to wybrałbym na razie papier. Bez znaczników czasu technicznie nie byłbym wstanie sam za 20 lat udowodnić, że dokument ten  jest integralny i podpisany został w okresie ważności certyfikatu

Tutaj pełna zgoda.
Z tym, że ten problem związany jest z samą naturą dokumentu i podpisu elektronicznego, niezależnie od tego, czy dokumenty będą przesyłane za pośrednictwem ePUAP-u, czy też e-doręczenia. Wprowadzenie e-doręczenia co najwyżej może zwiększyć skalę występowania problemu.
Można go zresztą łatwo rozwiązać - wystarczy zawrzeć w przepisach obowiązek opatrywania przez urzędy wszelkich naturalnych dokumentów elektronicznych kwalifikowanym znacznikiem czasu.
Byłoby to rozwiązanie znacznie bardziej praktyczne i sensowne aniżeli potwierdzanie autentyczności dokumentu elektronicznego poprzez porównanie z egzemplarzem a/a w urzędzie.
Tym bardziej, że nawet materiały archiwalne po 25 latach (a w przypadku dokumentów elektronicznych już po 10) wędrują do AP, co dodatkowo utrudniało by sprawę.

Podsumowując - Moim zdaniem e-doręczenie nie rodzi jakichś nowych problemów w zakresie obiegu i archiwizacji dokumentów. Dla wewnętrznego obiegu dokumentów elektronicznych w urzędzie nie ma znaczenia, czy są one przekazywane za pośrednictwem ePUAP-u, czy e-doręczenia.
Wprowadzenie e-doręczenia może co najwyżej zwiększyć skalę już istniejącego problemu dot. weryfikacji integralności dokumentu i podpisu elektronicznego po latach - poprzez zwiększenie skali wymiany dokumentacji drogą elektroniczną.

[Anna Sobczak]

Ja nie rozumiem jednej rzeczy. Po co rozwijać e-doręczenia skoro jest epuap, który pozwala na wysyłanie pism do obywatela i urzędu?

[Paweł z ...]

Adres elektroniczny będziesz mogła za darmo otrzymać od państwa lub kupić od firmy prywatnej. I dla mnie to jest najistotniejsza kolosalna różnica 

[Sindbad1]

Witam
Mój zakład pracuje w systemie tradycyjnym ( w przyszłym roku będziemy testować EZD). Musimy przygotować jakiś akt normatywny (może zarządzenie, komunikat lub pismo okólne) wprowadzające e-doręczenia. Czy może macie jakiś ogólny wzór czegoś takiego? Ciężko jest wymyślić coś nowego jak nie pracuje się w EZD a mi chodzi o jakieś podstawowe informacje krok po kroku, co pracownik ma robić kiedy będzie chciał pismo wysłać przez e-doręczenia. A może macie zarządzenie dla administratora wdrażającego e-doręczenia. Dzięki i pozdrawiam

[Aqkaracza]

Dzień dobry. W naszym zakładzie zacżęło funkcjonować e-doręczenia. Jak z archiwizacją tego typu korespondencji? Jaki okres czasu archiwizacji np korespondencji z sądami? Czy taki sam jak dokumentacja papierowa?

[Rovan]

Postać dokumentu, ani sposób jego przekazania nie wpływa na jego kwalifikacje archiwalną.
Okres przechowywania dokumentów elektronicznych przekazywanych e-doręczeniem jest taki sam jak taki sam jaki byłby gdyby dokumenty te były papierowe.