Ekspertyza archiwalna dokumentacji elektronicznej w systemie EZD

[Dory]

Witajcie, pracuję nad nową instrukcją archiwalną - chcemy przejść z systemu tradycyjnego na EZD. Doszłam do rozdziału na temat ekspertyzy archiwalnej. W systemie tradycyjnym wiadomo było, jakie są procedury. Ale w jakim trybie przeprowadza się ekspertyzę archiwalną w systemie EZD??? Przykładowa instrukcja NDAP milczy na ten temat, w rozporządzeniu z 2011 r. też nic nie ma. Pomóżcie - kompletnie nie wiem, do jakich zapisów się odnieść, nie wiem, jak to wygląda.

[Danuta J. Samek]

Dzień dobry, na to pytanie musi odpowiedzieć NDAP, a nie odpowiada, ponieważ nie ma praktyki pracy w tym zakresie, bazy, warsztatu...  Zatrzymaliście się Państwo na jednym z tzw. martwych punktów realizacji EZD w podmiocie publicznym. Martwy punkt to taki, który nie może przejść egzaminu z praktyki pracy. DLATEGO, sugeruję, aby nie skakać na główkę do pustego basenu i NIE PRZECHODZIĆ całkowicie na EZD. Mówię to z całą odpowiedzialnością. Zostawcie sobie Państwo margines bezpieczeństwa. Elektroniczne wspieranie systemu tradycyjnego umożliwia bezpieczne eksperymentowanie na żywym ciele urzędu. Świat wokół jest nadal - w różnym zakresie - papierowy. W systemie tradycyjnym w urzędzie funkcjonuje tradycyjne archiwum zakładowe lub składnica. Nie należy się samobiczować, ale racjonalnie oceniać własne możliwości. Pozdrawiam. djs

[Paweł z ...]

Do Dory:  a czy musi być zapis o ekspertyzie archiwalnej? a może wystarczy, że ekspertyza w EZD realizowana jest wg. odrębnych przepisów. Zanim powstanie u Państwa dokumentacja w EZD podlegająca ekspertyzie to na pewno, ktoś już przetrze szlaki.
Do Danuta J. Samek: dziwny ten Pani argument by nie wprowadzać EZD.

[Dory]

Do Dory:  a czy musi być zapis o ekspertyzie archiwalnej? a może wystarczy, że ekspertyza w EZD realizowana jest wg. odrębnych przepisów. Zanim powstanie u Państwa dokumentacja w EZD podlegająca ekspertyzie to na pewno, ktoś już przetrze szlaki.

Hmm, w sumie niezły pomysł Zapewne tak zrobię, skoro nie ma innego wyjścia. Dziękuję.
PS: Tak, oby ktoś przetarł te szlaki. Wprowadzono zasady EZD, ale w sumie nie do końca, bo nie ma pomysłu na ekspertyzę - dziwne postępowanie...

[Danuta J. Samek]

Do p. Pawła: ostateczna decyzja należy do kierownictwa jednostki. Pana wniosek o późniejszym "przecieraniu szlaków" potwierdza zasadność moich doświadczeń i obaw. PS Przed spójnikiem <by> należy stawiać przecinek. Pozdrawiam. djs 

[Paweł z ...]

Oczywiście, że kierownik jednostki decyduje czy wdraża EZD czy nie, jednak nie sądzę, że kwestia tego typu jak ekspertyza archiwalna powinna mieć wpływ na decyzję.
A przeprowadzenie ekspertyzy archiwalnej dokumentacji w EZD nie jest problematyczne, a nawet pewnie będzie łatwiejsze i prostsze dla obu stron zarówno archiwisty zakładowego jak i państwowego. Jaka jest definicja:

Ekspertyza archiwalna ? szczegółowe sprawdzenie zawartości jednostek archiwalnych przez przedstawiciela archiwum państwowego pod kątem ich prawidłowej kwalifikacji.

Czyli muszę dostarczyć archiwiście państwowemu odpowiednią informację o zawartości (1) lub umożliwić przegląd (2).
W przypadku 1 - informacji elektronicznych mam mnóstwo w porównaniu do papieru: spis spraw, który zwykle zawiera o wiele bardziej rozbudowane tytuły spraw niż spisy w wersji papierowej, metadane dokumentów- czyli mogę np.  przedstawić zestawienie tytułów i rodzajów dokumentów dla każdej sprawy, pokazać z jakimi jednostkami czy osobami korespondowano itp
w przypadku 2 - bez problemu mogę udostępnić większość akt czy to na nośniku, czy online na wydzielonym serwerze, przesyłajac paczkę archiwalną czy w ostateczności w systemie EZD. Archiwista państwowy nie będzie się musiał przyjeżdżać do jednostki a na podstawie metadanych wyszuka sobie tylko te sprawy czy dokumenty, które uzna za niezbędne do przeprowadzenia ekspertyzy.