Przejmowanie akt do AZ - podpisy na spisach

[Filip Kwiatek]

Mam taki ciekawy przypadek: przed reorganizacją w instytucji byłem kierownikiem działu. W wyniku reorganizacji mój dział przestał istnieć, a ja niebawem będę zapewne kierownikiem AZ. Chciałem przekazać dokumentację działu do AZ. Będę więc osobą sporządzającą spis, kierownikiem (nieistniejącego) działu przekazującego oraz odbierającym akta w imieniu AZ. Zatem trzy moje podpisy na spisie zdawczo-odbiorczym oraz fakt, że sam sobie przekazuję dokumentację. Czy widzicie w tym jakąś formalną przeszkodę? Czy nie powinienem w to zaangażować mojego bezpośredniego przełożonego? Jeżeli tak to w jakiej formie? Nie mam jeszcze zatwierdzonych normatywów kancelaryjno-archiwalnych, są w ustaleniach z AP.

[Danuta J. Samek]

Dzień dobry, jak duży jest to zbiór dokumentacji? Ile metrów bieżących? djs

[Filip Kwiatek]

Mało, mniej niż 1 mb.

[Danuta J. Samek]

To nie ma o co bić się z losem. Doskonale pan zna swój dokumentację, więc trzeba ją uporządkować (jako aktotwórcy) i przejąć jako pracownik AZ. Jeśli ma pan jakieś wątpliwości natury prawnej - warto to skonsultować z AP. Życie zawsze przegania przepisy. djs

[Danuta J. Samek]

To nie ma o co bić się z losem. Doskonale pan zna swoją dokumentację, więc trzeba ją uporządkować (jako aktotwórcy) i przejąć jako pracownik AZ. Jeśli ma pan jakieś wątpliwości natury prawnej - warto to skonsultować z AP. Życie zawsze przegania przepisy. djs

[Filip Kwiatek]

Zastanawiam się jednak czy ktoś z dyrekcji nie powinien jednak podpisać jako przekazujący w imieniu kierownika działu nieistniejącego. Zresztą podobną sytuację już spotkałem. Istniała komórka, która wytworzyła dokumentację i została zlikwidowana, a wszyscy pracownicy odeszli z instytucji. Spis sporządziła osoba z zewnątrz, przekazał zastępca dyrektora, a archiwista przyjął.

[Leksandra]

dokumentację (sprawy zakończone)  do archiwum zakładowego należało przekazać zanim przestał  Pan być Kierownikiem działu, a teraz to tylko Szef Szefów
Pan oczywiście też powinien podpisać się, ale zadbałabym o akceptacje kogoś z góry (na wszelki wypadek - żeby później nie było wszystko na Pana 

[Filip Kwiatek]

dokumentację (sprawy zakończone)  do archiwum zakładowego należało przekazać zanim przestał  Pan być Kierownikiem działu, a teraz to tylko Szef Szefów
Pan oczywiście też powinien podpisać się, ale zadbałabym o akceptacje kogoś z góry (na wszelki wypadek - żeby później nie było wszystko na Pana 

To prawda, aczkolwiek niewiele by to w mojej sytuacji zmieniło, gdyż mój likwidowany dział miał w zakresie zadań także prowadzenie AZ (taka ciekawostka organizacyjno-kancelaryjna), więc de facto znów sam bym sobie przekazywał. Mógłbym jedynie wyznaczyć pracownika do przygotowania spisu.