dokumenty do ekspertyzy

[wiola]

Witam
Aktualnie w naszym Urzędzie rozpoczęliśmy porządkowanie teczek do ekspertyzy archiwalnej. Jednak jak się okazało w teczkach dotyczących korespondencji z różnymi instytucjami jest dużo pism dotyczących np kontroli, remontów budynku, stanu prawnego budynku itp. Pisma te chcielibyśmy zachować i załączyć do prawidłowych teczek, jednakże nie wiem czy możemy te pisma wyjąc? Czy w ich miejsce włożyć kopie potwierdzone za zgodność do ekspertyzy czy wystarczy np że na spisie spraw zamieścimy adnotacje, że pisma zostały wyjęte i przepięte do prawidłowych teczek?

[Danuta J. Samek]

Dzień dobry, czy te pisma, których wyjęcie nastręcza Państwu trudności, mają znaki spraw? Jeśli mają, to znaczy, że trzeba je uporządkować znakami spraw. ALE - sprawdźcie państwo, czy istnieją do tych zbiorów jakieś rejestry! Jeśli istnieją - sprawdźcie ich zawartość. To w ramach wstępu.

[wiola]

pisma mają nadane numery spraw zgodnie z teczkę, w której się znajdują. Istniała praktyka że wszelka korespondencja była dawana pod numer 071 z JRWA więc te pisma mają taki numer. Jednak pisma dot. np przeprowadzanych kontroli powinny być nadawane pod numerem 091 i w związku z tym moje pytanie czy mimo tego że pisma mają nadany numer z 071 można je przełożyć do teczki 091 a na spisie spraw zamieścić jakąś adnotację o powodzie przepięcia pism