Proszę o pomoc
Przyjmując po raz pierwszy akta kat. A TYTUŁ umieściłem je wraz z kat B na jednej półce. Ich lokalizację opisałem w 4 Spisach zdawczo-odbiorczych akt , kolumna nr 7 " Miejsce przechowywania akt w archiwum " jako Regał 23, Półka 3. Spisy2 pozostają w AZ, jden ma byc przekazany do AP , 1 do komórki która przekazała akta.
Od pewnego czasu wiem, że akta kat A powinny być położone na innej przeznaczonej tylko na tę kat. półce. W tym konkretnym przypadku powinienem przemieścić akta kat A TYTUŁ na inną półkę wolną lub tam gdzie już są inne akta kat A.
Pytanie jak to opisać to przemieszczenie w Spisach zdawczo odbiorczych?
Skreślić starą pozycję w sposób umożliwiający odczytanie nieaktualnej lokalizacji tj.Regał 23 półka 3, w wolnym miejscu obok skreślenia lub jeśli nie będzie takiego miejsca poza tabelą po stronie prawej wpisać nową lokalizację Regał 30, półka 2 , następnie nanieść podpis, datę przeniesienia ( chyba zbędne? ), adnotację przeniesiono.
Czy taka forma kreślenia jest dopuszczalna? Co zrobić z starą lokalizacją w Spisie który jest w posiadaniu komórki która przekazała dokumentację? Może dodatkowo na Regał 23, Półka 3, umieścić informacje o przełożeniu akt tak na wszelki wypadek.
Taki pokreślony pojedynczy egzemplarz Spis przekazać wraz z innymi do AP wraz z informacją o przyjęciu akt kat. A?
Inna możliwość w WYKAZ SPISÓW ZDAWCZO ? ODBIORCZYCH jest rubryka uwagi może tam wpisać adnotację o przemieszczeniu i wpisać nową pozycję.
Wykluczam możliwość wydrukowania nowych Spisów - zdający nie pracuje już w mojej instytucji.
Inne sugestie
