Pomoc

[archzakzaw]

Witam. Jestem w archiwum od niedawna i nie ma takiej wiedzy i doświadczenia jak wy i potrzebuje pomomocy, mianowicie chodzi o to jak przekazywane są akta w waszych sądach do arch i czy ustalają z wami przekazanie wcześniej, zwrot akt po wykorzystaniui sprawa z wydawaniem podani?

[metricisRegninotarii]

Zapoznaj się z instrukcją kancelaryjną oraz archiwalną i egzekwuj przepisy tam zawarte. Brzmi prosto, nie zawsze jest proste w wykonaniu no ale nikt tego za archiwistę nie zrobi.

[keffe16]

Chciałabym również prosić o pomoc. Opiszę swój problem jak najbardziej "łopatologicznie" z nadzieją, że przekaz będzie czytelny.

Przykład:
Teczka "Olimpiady, konkursy: klasa 428 - chciałabym to podzielić na dwie podteczki (1. olimpiady 2. konkursy - osobne spisy spraw) i tę zasadę mniej więcej rozumiem.

Bardziej zależy mi na odpowiedzi jak gromadzić dokumentację związaną z danymi sprawami.

Załóżmy sprawa 1. - konkurs geograficzny - kilka dokumentów składa się na sprawę, np. regulamin, protokół z eliminacji, protokół z przebiegu, itp. - czy wszystkie te dokumenty powinnam trzymać np. w jednej koszulce/skoroszycie, wpinając chronologicznie jeden po drugim, ale w tym samym miejscu, czy poszczególne dokumenty (osobno regulamin, osobno protokoły) powinny być gdzieś wyróżnione - jeśli nie w spisie spraw, to gdzie?

Ponieważ do tej pory wyglądało to tak, że dokumenty były wpinane chronologicznie, ale do teczki jako całości.
Tj. jeśli w międzyczasie odbyły się inne konkursy, to dokumenty były wpięte w następujący sposób: protokół z eliminacji-konkurs geograficzny(ZS.428.1.2019), regulamin konkursu polonistycznego(428.2), karty zgłoszenia przegląd małych form(428.3), protokół z przebiegu konkursu geograficznego (428.4), itd.
W ten sam sposób były też wpisane w spis spraw i każdy dokument miał nadany inny numer sprawy zgodnie liczbą porządkową w spisie spraw (jak podałam w nawiasach i zdaję sobie sprawę, że jest to błędne). Chciałabym wyprowadzić teczki w taki sposób, aby było tak jak należy.

Bardzo dziękuję za pomoc i przepraszam, jeśli ten wątek nie powinien się znajdować w tym dziale.

[Rovan]

Dokumentacja sprawy ma być ułożona chronologiczne w ramach danej sprawy, a nie całej teczki rzeczowej (to prowadziłoby do wymieszania dokumentacji różnych spraw w teczce).
W spisie spraw rejestrujemy sprawy (w oparciu o pismo rozpoczynające sprawę) a nie wszystkie dokumenty jakie w tych sprawach powstają.

Konkurs, czy olimpiada jest sprawą. Rejestrujemy ją w spisie spraw w oparciu o pierwszy dokument jaki w sprawie się pojawił. Kolejnych dokumentów dot. tej samej olimpiady, czy konkursu juz na spisie spraw nie rejestrujemy.

Spis spraw nie jest ewidencją wszystkich dokumentów w teczce rzeczowej.

[keffe16]

Bardzo dziękuję za odpowiedź!! Właśnie takie rozwiązanie wydawało mi się najbardziej logiczne.

"Spis spraw nie jest ewidencją wszystkich dokumentów w teczce rzeczowej." - czy taką ewidencję należy zaprowadzić, czy nie ma takiej potrzeby?

Pozdrawiam.

[Rovan]

Przepisy archiwalne nie wymagają prowadzenia wykazu dokumentów w teczce rzeczowej.
W pewnych przypadkach taki obowiązek może wynikać z odrębnych przepisów, lub z wewnętrznych regulacji obowiązujących w danej jednostce.

[keffe16]

Podrążę temat dalej - układanie dokumentów w obrębie sprawy - na samej górze pierwsze pismo w związku ze sprawą, pod spodem kolejne - czy odwrotnie? Wiem, chronologicznie, ale zaczynam się już w tym wszystkim gubić..
Następnie w szerszym ujęciu - teczka rzeczowa, ułożenie spraw "1, 2, 3 ...." czy "...3,2,1".
Pozdrawiam

[Czarny1986]

Najstarsze (rozpoczynające sprawę) na górze itd. aż do kończącego sprawę

[keffe16]

Proszę mnie nie uznać za kompletnego ..., pominę określenie , ale rozumiem, że góra to jest "wierzch"?

Ułożenie spraw w teczce rzeczowej stosuję analogicznie jak w aktach osobowych, czyli na wierzchu (górze) najnowsze sprawy a na dole teczki najstarsze. Jednakże w instrukcji kancelaryjnej widnieje zapis, że: "ułożenie dokumentacji wewnątrz teczek w kolejności spisu spraw, począwszy od numeru 1 na górze teczki, a w obrębie spraw ? chronologicznie, przy czym poszczególne sprawy można rozdzielić papierowymi okładkami;" - czy ten zapis dotyczy tylko teczek, które przekazuje się do AP i to wtedy należy uporządkować akta w ten sposób?

[Rovan]

Ten zapis dotyczy w pierwszej kolejności teczek przejmowanych do archiwum zakładowego.
Układ akt spraw w teczce ma być zgodny ze spisem spraw - pierwsza sprawa na wierzchu, kolejne za nią aż do ostatniej na samym spodzie.
W ramach sprawy dokumenty chronologicznie narastająco (pierwszy na wierzchu, ostatni na spodzie akt sprawy).

Taki układ wymagany jest dla materiałów archiwalnych oraz dokumentacji niearchiwalnej o kategorii wyższej niż B10.
W przypadku dokumentacji niearchiwalnej o kat. B10 i niższej można zachować układ odwrócony (najstarsze na spodzie, najnowsze na wierzchu).

Przy okazji:

Ułożenie spraw w teczce rzeczowej stosuję analogicznie jak w aktach osobowych, czyli na wierzchu (górze) najnowsze sprawy a na dole teczki najstarsze

Powyższe zasady stosują się również do akt osobowych o kat. B50/BE50 - układamy je narastająco w ramach każdej części (najstarsze na wierzchu, najnowsze na spodzie części).

[keffe16]

Dziękuję, to dla mnie nowość! Wszystkie akta, które przejęłam były układane właśnie w ten sposób i nigdy w to nie wnikałam, ponieważ w tym przypadku tak było mi wygodniej . Rozumiem jednak, że akta od 01.01.2019, czyli B10, można już prowadzić w ten "wygodny" sposób?

[Dory]

Dziękuję, to dla mnie nowość! Wszystkie akta, które przejęłam były układane właśnie w ten sposób i nigdy w to nie wnikałam, ponieważ w tym przypadku tak było mi wygodniej . Rozumiem jednak, że akta od 01.01.2019, czyli B10, można już prowadzić w ten "wygodny" sposób?

Hmm, chyba niekoniecznie - w dalszym ciągu obowiązuje zasada, że dla każdej części (A, B, C, D) prowadzony jest wykaz dokumentów w kolejności chronologicznej. Czy się mylę?

[Rovan]

W aktach osobowych gromadzimy dokumenty z podziałem na części (A, B, C, D) i układamy je w ramach danej części, dołączając do każdej wykaz dokumentów.
Nie widzę przeciwwskazań aby dla akt osobowych o kat. B10/BE10 stosować układ odwrócony (od dołu do góry).
Oczywiście w takim przypadku numeracja dokumentów w ramach każdej części również musiałaby biec od dołu do góry.
Niezależnie od tego, czy stosujemy układ narastający, czy odwrócony, chronologia tak, czy siak będzie zachowana.

[keffe16]

Ponownie dziękuję za odpowiedź! Jeśli już zeszliśmy na temat akt osobowych, zastanawiam się nad jeszcze jedną rzeczą. Mianowicie, po zmianach możemy dzielić części A, B, C, D na części powiązane tematycznie A1,A2, etc. Zastanawiam się, czy taki podział powinien być wprowadzony globalnie - dla wszystkich akt taki sam podział (numeracja) części, czy powinno to wynikać z potrzeb danej teczki?

[Rovan]

Moim zdaniem zależnie od potrzeb. Liczba takich zestawów powiązanych tematycznie dokumentów może się różnić w odniesieniu do różnych pracowników.
Widać to doskonale na przykładzie części D akt osobowych, gdzie dokumentacja każdej kary musi być przechowywana w wydzielonej części (D1, D2 itd.), a przecież liczba kar i co za tym idzie liczba części w ramach D będzie różna u różnych pracowników.

Zresztą ta decyzja nie lezy w gestii archiwisty, a pracownika działu kadr prowadzącego akta osobowe.