uzgadnianie zapisów instrukcji z Archiwum Państwowym

[msg]

Szanowni Państwo,
Od stycznia br. przejęłam obowiązki archiwisty zakładowego. Jestem na etapie uzgadniania przepisów kancelaryjnych z Archiwum Państwowym (od 2012 r. mamy przepisy przejściowe nieuzgadniane z AP). Niestety w kilku kwestiach nie mogę dojść po porozumienia z AP. Proszę o rozwianie moich wątpliwości w poniższych kwestiach:
1.   Czy konieczne jest aby ocena dokumentacji wytypowanej do brakowania przeprowadzana była komisyjnie?   Wcześniejszy mój zapis mówił że to archiwista typuje dokumentację do brakowania i później uzyskuje opinię kierowników komórek, w których ta dokumentacja została utworzona. W obecnej chwili AP narzuciło mi powoływanie specjalnej komisji w skład której wchodzi bezpośredni przełożony archiwisty, w moim przypadku Dyrektor jednostki. Wychodzi z tego pewne zamieszanie, ponieważ Dyrektor jako członek komisji sam sobie przedstawia dokumenty do zatwierdzenia. Czy konieczność powołania takiej komisji w takim składzie jest gdzieś unormowana prawnie?
2.   Archiwum upiera się przy pozostawieniu w słowniczku pojęć w IK ?pieczęci wysyłki? mimo że sformułowanie nigdzie więcej się nie pojawia. Czy taka pieczęć jest wymagana jakimiś przepisami? W chwili obecnej pracownicy na egzemplarzu pisma pozostającego ad acta sami nanoszą informację w jaki sposób pismo zostało wysłane.
3.   Czy wycinki prasowe dot. działalności Państwa jednostki są dokumentami tworzącymi akta sprawy? Prowadzicie dla nich spisy spraw i nadajecie numery? Chciałam je zaliczyć jako dokumentację nietworzącą akt sprawy, aby odkładać je w teczkach aktowych ale AP sugeruje prowadzenie ich ewidencji. Przecież to nie wszczyna żadnej sprawy.
4.   AP zaproponowało zapis ?Komórki organizacyjne przekazują do archiwum zakładowego dokumentację pełnymi rocznikami i kompletną, nie później niż po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw?. Czy to wynika z jakichś przepisów? Do tej pory spotykałam się wszędzie z zapisem że dokumentacja jest przekazywane po upływie dwóch pełnych lat kalendarzowych. Co o tym sądzicie?

Bardzo dziękuję za wyrozumiałość i odpowiedzi ?

[Bolek]

Instrukcję sama opracowałaś, czy masz ją z archiwum?

[msg]

Jest to efekt pracy mojej poprzedniczki. Z tego co mi wiadomo AP przesłało jakąś przykładową wersję i nikt jej wcześniej u nas nie czytał, nie sprawdzał, nie patrzył czy pasuje do naszej jednostki.

[Rovan]

1.

Czy konieczne jest aby ocena dokumentacji wytypowanej do brakowania przeprowadzana była komisyjnie? (...) Czy konieczność powołania takiej komisji w takim składzie jest gdzieś unormowana prawnie?

Dawniej konieczność powoływania komisji oceny dokumentacji niearchiwalnej zapisana była w rozporządzeniu, jednak od 2015 r. żaden ogólnie obowiązujący akt prawny wyższego rzędu nie nakłada takiego obowiązku. Może on wynikać albo z przepisów resortowych (jeśli dana jednostka pod takie podlega), albo z zapisów instrukcji archiwalnej (jeśli takie zostały w niej umieszczone).

2. Nie ma o co kruszyć kopii - We wszystkich IK zatwierdzanych od 2013 r. pojawia się ten termin - został zdefiniowany we wzorcowej IK. Przy czym termin "pieczęć" należy traktować umownie - chodzi o pewien zestaw informacji, a nie o technikę ich naniesienia.

3. Wycinki prasowe jako takie nie tworzą akt sprawy.
W uzasadnionych przypadkach ewidencję prowadzi się również dla dokumentacji nie tworzącej akt sprawy - oczywiście nie w postaci spisu spraw.

4. Zapis jak najbardziej prawidłowy. Praktyka archiwalna dopuszcza przyjęcia dokumentacji do archiwum przed upływem 2 lat, o ile w magazynie archiwalnym jest dość miejsca.

[msg]

1. Jesteśmy jednostką organizacyjną Urzędu Miasta, żadne przepisy resortowe nas nie dotyczą. Rozumiem że to co zawrzemy w naszej IA będzie obowiązywało i nie ma żadnej innej podstawy prawnej mówiącej o tym, że trzeba powoływać specjalną komisję.
2. A czy jest obowiązek umieszczania na piśmie pozostającym ad acta numeru z rejestru pism wychodzących? Do tej pory nie było to przez nas stosowane. W projekcie naszej IK też nie ma o tym słowa (no oprócz wyjaśnienia pojęcia pieczęci wysyłki o której później cichosza )
3. Wg AP są to sprawy i konieczne jest prowadzenie ich ewidencji. Nie zgadzają się na zaliczenie ich do dokumentacji nietworzącej akt sprawy, a więc konieczne jest prowadzenie spisu spraw. Czy można to jakoś inaczej rozwiązać?