Dokumentacja dot. Ochotniczych Straży Pożarnych

[noovy11]

Witam, mam pytanie odnośnie dokumentów dot. Ochotniczych Straży Pożarnych a pozycji z jednolitego rzeczowego wykazu akt. W urzędzie gminy obowiązuje jrwa który stanowi załącznik do rozporzadzenia prezsa rady ministrów z 18 stycznia 2011 roku. Mam problem odnośnie dokumentacji OSP po roku 2011 (raporty działań ratowniczych, wnioski o wypłatę ekwiwalentu za działania w akcjach ratowniczych, karty pracy sprzętu ratowniczego, listy osób biorących udział w akcjach) pod jakim numerem z jrwa powinna znajdowac sie ta dokumentacj?
5520 - Zapewnienie bezpieczeństwa mieszkańcom gminy i osobom przebywającym czasowo na terenie gminy - BE5
5543 - Wyposażenie w sprzęt służb przeciwpożarowych - B10
Czy może pod jeszcze innym numerem?

[uczeń1234]

Witam, moim zdaniem to powinno być pod numerem 5521 Organizacja i działalność straży gminnych (miejskich) kat.arch. A

[Leksandra]

dokumentacja potrzebna do rozliczenia środków finansowych mogłaby mieć kat B5 i symbol 3032,  jednakże w sytuacji gdy w teczce znajdują się obok kart pracy sprzętu np. raporty z działań operacyjnych - uważam że rozsądnie byłoby to zakwalifikować jako dokumentację do ekspertyzy, ponieważ pracownik Archiwum Państwowego posiada wiedzę czy  w innych jenostkach  (np- Powiatowa Straż Pożarna) znajduje się dokumentacja na podstawie której można odtworzyć działalność OSP, a poza tym miło gdy gmina posiada wiedzę o tym co się działo na jej terenie 50 lat temu  dlatego proponuję 5520 lub 5522 - współdziałanie z organizacjami zajmującymi się organizowaniem i niesieniem pomocy i ratunku.

[Pogórzanin]

Dokumenty o których piszesz to dokumenty dla Urzędu z prostej przyczyny gmina ponosi koszty utrzymania i wyposażenia OSP. U nas paliwo kupuje upoważniony strażak danej OSP ale na rachunek  gminy. Każda karta jest wpisana w księdze paliwowej i tam jest rozliczana. Jeżeli masz dotacje dla OSP na ten cel to faktura jest dowodem jego zakupu a karta dowodem jego zużycia. Wtedy dokumenty te masz w rozliczeniu dotacji (3032). Wnioski o ekwiwalent i listy jego wypłaty są dowodami księgowymi z kat. B10  ekwiwalent jest należnością cywilno-prawną  i strażak może dochodzić jego wypłaty zgodnie KC (10 lat). Pozostaje jeszcze sprawa zakupu sprzętu. U nas ważniejszy sprzęt kupuje się najczęściej w formie dotacji udzielanej OSP i te dokumenty są przechowywane 20 lat (tak ustaliła Skarbnik) aby uniknąć sprzedaży takiego sprzętu bez wiedzy gminy. Ostatnia sprawa to skierowania na badania lekarskie. Tutaj uzgodniłem z archiwum rozszerzenie jrwa z 2011 r. przez dodanie nowego hasła. Natomiast raporty komórka merytoryczna rejestruje w teczce o644   a służą one do weryfikacji zapisów we wnioskach o wypłatę ekwiwalentów 

[archiwumUM]

Wracam do wątku. A co jeśli nie mam rozszerzonego JRWA? Czy mogę dać dla strażaków również 2431 Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy, ale np. z rozszerzeniem na podteczkę na badania OSP?

[archiwumUM]

I jeszcze jedno. Prawie cała dokumentacja dot OSP została przez pracownika zakwalifikowana pod 5540 Programowanie i analizowanie działalności straży pożarnej. I musiałbym to jakoś podzielić, bo nie wszystko się nadaje pod tą kat. A. Może ktoś pomoźe

[archiwumUM]

ktoś coś ma styczność z tematem?

[muniekdm]

Jeśli pracownik merytoryczny przyporządkował dokumentację do konkretnej klasy z JRWA to nie widzę podstawy do ingerencji w tę dokumentację i wydzielania do innej kategorii.

[archiwumUM]

wszystko się zgadza, tyle tylko, że pracownik merytoryczny dała stażyście a ten nie wie co z tym dalej. jak zajrzałem do segregatora to było w nim pod jednym hasłem wszystko (nawet kserówki dot. badań zdrowotnych strażaków)

[KasiaKatarzyna]

Wracam do wątku. A co jeśli nie mam rozszerzonego JRWA? Czy mogę dać dla strażaków również 2431 Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy, ale np. z rozszerzeniem na podteczkę na badania OSP?

U nas np. w teczce 2431 - Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy - tutaj znajdują się skierowania na badania strażackie, mamy tez teczke 253 - ubezpieczenia majątkowe w której mieszczą się ubezpieczenia całego urzędu oraz ubezpieczenia strażaków, w teczce 2632 - eksploatacja własnych środków transportowych - mamy rozliczenia zużycia paliwa zarówno samochodów służbowych jak i wozów bojowych OPS. To wszystko zależy jakie dokumenty znajdują się w teczce. Nie powinno się pakować wszystkiego do jednego worka, bo różne dokumenty mają różne kategorie zarówno A jak i B. Z drugiej strony archiwista nie powinien ingerować w teczkę pracownika merytorycznego bo nie jest to naszym obowiązkiem. Jeśli pracownik nie wie gdzie zakwalifikować dane pismo powinien się zwrócić do nas archiwistów z zapytaniem, a nie pakować wszystko w jedno.

[archiwumUM]

No i właśnie o to chodzi. Dziękuję za podpowiedź. Rozumiem, że robi to pracownik merytoryczny ale jak zajrzałem do tego segregatora to zdziwiłem się, że to wszystko na kat A.

[KasiaKatarzyna]

W tej sytuacji najlepiej nie przyjąć dokumentacji, a zwrócić się do pracownika, który dokumentacje wytworzył z prośbą o jej uporządkowanie zgodnie z instrukcją kancelaryjną i jrwa.

[archiwumUM]

Pracownik opisał teczkę w następujący sposób: Ekwiwalent za udział strażaków ratowników w zdarzeniach i szkoleniach. Pracownik merytoryczny "podpiął" dokumentację pod ogólny symbol 554 - Ochrona przeciwpożarowa i przeciwpowodziowa (który nie posiada kat. archiwalnej). Czy ktoś ma pomysł jakie hasło prawidłowe nadać takiej dokumentacji?

[KasiaKatarzyna]

U nas ekwiwalent znajduje się w teczce 3220 Dowody księgowe tylko oczywiście nie jako sprawa, a jako podteczka czyli np. 3220.1 pod spodem w nawiasie opisujemy (wnioski o wypłatę ekwiwalentu dla członków OSP za udział w akcjach ratowniczych lub szkoleniu pożarniczym organizowanym przez Gminę lub Państwową Straż Pożarną wraz z oświadczeniami strażaków o nie otrzymaniu wynagrodzenia za czas akcji)

[archiwumUM]

Dziękuję za podpowiedź.
Może jednak dopiszę co znajduje się w teczce. Po pierwsze, sprawami zajmuje się pracownik Wydziału Ogólno-Organizacyjnego, a więc nie są to "finanse"/księgowość. Są tam wewnętrzne pisma do księgowości o wypłatę ekwiwalentu, listy osób do wypłaty potwierdzane przez poszczególne OSP, potwierdzenia wyjazdów strażaków ochotników z PSP, oświadczenia strażaków ochotników dot. wynagrodzenia.