płyta CD załącznikiem do teczki

[evvln]

Witam serdecznie,
Mam pytanie odnośnie płyt CD.
Pracujemy w systemie tradycyjnym,papierowym. W naszej Instrukcji nie ma słowa o elektronicznych nośnikach danych.
Od czasu do czasu zdarza się, że do teczki dołączana jest płyta CD (np. z dokumentacją fotograficzną koncertu)
Czy w takiej sytuacji dołączamy tą płytę do teczki na końcu i paginujemy kopertę jako nr 1? Czy jeśli jest system tradycyjny to ta płyta
powinna się tam w ogóle znaleźć? Czy w spisie zd-od w uwagach nanosić jakieś adnotacje o tym?

[Rovan]

W naszej Instrukcji nie ma słowa o elektronicznych nośnikach danych.

Zatem najpewniej macie dość starą instrukcję.
Aktualnie (od kilku lat) standardem jest umieszczenie w instrukcjach procedur postępowania z informatycznymi nośnikami danych.
Nośniki takie powinny być po zakończeniu sprawy przekazywane do składu informatycznych nośników danych, a z tamtąd po 2 latach - do archiwum zakładowego.

Jeśli w jednostce nie ma składu IND wówczas w momencie przekazywania dokumentacji do AZ należy wydzielić z niej nośniki danych i przekazać je jako odrębny zbiór, ujęty na odrębnym spisie z/o informatycznych nośników danych do AZ, gdzie powinny być przechowywane oddzielnie od pozostałej dokumentacji.

Procedura ta została wprowadzona w związku z obowiązkiem wykonywania kopii bezpieczeństwa IND (przynajmniej raz na 5 lat). Łatwiej jest je wykonać gdy nośniki są odrębnie zewidencjonowane i przechowywane.

Proponuję zapoznać sie z przykładowymi instrukcjami dostępnymi na stronie NDAP i zaktualizować w oparciu o nie własne normatywy.