Spis dokumentacji podlegającej brakowaniu a wydłużony czas przechowywania

[rogger]

Jak postępujecie w przypadku, gdy wg spisu zdawczo-odbiorczego minął termin do przechowywania dokumentacji, ale w teczce znajduje się dokumentacja wymagająca dalszego przechowywania?

Mam zapis w Instrukcji: W wyniku czynności opiniowania, komisja może wydłużyć czas przechowywania dokumentacji niearchiwalnej, przy czym podlega to zatwierdzeniu przez Dyrektora.

Czy już na etapie typowania dokumentacji przeznaczonej do brakowania nie wpisujecie tego do spisu?
Czy może tworząc spis dokumentacji podlegającej brakowaniu, tworzycie również spis  dokumentacji dla której wydłużono czas przechowywania dokumentacji?
 Jak to u Was w praktyce wygląda?

[Czarny1986]

Witam

To zadanie dopiero przede mną. Jeżeli zdarzy mi się taka sytuacja to będę przekonywał komisję, żeby pozostawić całą j.a. do czasu przekroczenia daty skrajnej najmłodszych dokumentów, które nie zostały wymienione w spisie zdawczo-odbiorczym. I poddać ją brakowaniu dopiero po tym terminie.

pozdrawiam

[Pogórzanin]

Ja co prawda mam w Urzędzie Gminy odgórnie ustalone przepisy kancelaryjno archiwalne z 2011 r. ale stosuję taką wewnętrzną praktykę. Po sporządzeniu spisu do brakowania zgodnie ze spisami zdawczo odbiorczymi do archiwum, każda komórka otrzymuje swój wycinek takiego spisu i to ona decyduje co chce zostawić i na jaki okres. Wspólne z nią analizuję powody pozostawienia takiej czy innej teczki i jeżeli uznamy, że powinna zostać, poprawiam kategorię na spisie zdawczo odbiorczym oraz na teczce i po sprawie. Najważniejsza sprawa przy przejmowaniu do archiwum to uporządkowanie teczki i  wpisanie właściwych dat skrajnych na teczce  przez zdającego. Do brakowania liczy się data zakończenia spraw w teczce (np. 2011 - 2014 ) liczy się od 2014 r.  Nie może być mowy by jako data skrajna był podany (w odniesieniu do mojego przykładu np. rok 2012 skoro w teczce są dokumenty z lat 2011 - 2014