Wytyczne NDAP dot. zespołów rozbitych

[crash0]

czyli tak dokładnie nie wiadomo, ile jest wniosków 

Niestety z tym jest taki problem, że na części wniosków brakuje znaku spraw. Dziś otrzymałem płytę DVD z zeskanowanymi wnioskami (chyba wszystkimi, 207), ale po pobieżnym sprawdzeniu mogę powiedzieć, ze kilku brakuje w wersji papierowej, a na płycie nie ma choćby jednego z wniosku z roku 2012. Przyjmuję, że na chwilę obecną jest ich 210-211.
Dziś dostałem także protokół z KM z Opola, w którym to podjęto kwestię scalania i trzeba teraz podjąć analizę, czy AP w Opolu powiela tam swoje stanowisko do wcześniejszych wniosków, czy są to może nowe pomysły na scalenie, a zatem będą i nowe wnioski.

Na 3 posiedzeniach były opiniowane wnioski, a na pozostałych co?

M.in. uzgadniali pewne wytyczne, którymi należy się kierować przy ich opiniowaniu czy też dokonywali przydziału wniosków do przedstawienia wniosku przez jednego z członków Zespołu. Niestety, z niektórych posiedzeń zachowały się tylko listy obecności, protokołów nadal szukamy.

Naczelny Dyrektor podjął 3 decyzje o scaleniu zespołów, ale tych zespołów nie scalono? Co to znaczy: że archiwa nie wykonały decyzji Naczelnego Dyrektora? Czy archiwa w ogóle te decyzje otrzymały?

Sprawdzę czy jest pieczątka wychodząca, ale myślę że tak. Zatem decyzje poszły, a co dalej? Myślę, że przy okazji kolejnej odpowiedzi na inny wniosek zawrze się te kilka zdań aby archiwum informowało każdorazowo o przebiegu procesu scalenia.

[Marcin Kapała]

Zastanawiam się na prawomocnością wytycznych opisanych w Zarządzeniu nr 8 NDAP. Zasada poszanowania historycznie ukształtowanego zasobu wynika przecież wprost z ustawy archiwalnej. Każda zmiana w podziale terytorialnym ap-ów może skutkować problemami scaleniowymi. Biorąc pod uwagę historyczne zaszłości skala problemu jest pewnie bardzo duża. Ambicje archiwów powinny być mniej istotnie niż potrzeby użytkowników, a w ich przypadku najbardziej ważne jest scalenie ewidencyjne, niech to będą nawet linki w Szukaju. W tym celu konieczne jest opanowanie rozproszonej informacji archiwalnej - migracja danych z wszystkich archiwów do ZoSIA i rekonwersja danych, które w archiwalnych pomocach informatycznych się jeszcze nie znalazły. Jak wiemy wszystko jest na dobrej drodze.

[Hanna Staszewska]

Ambicje archiwów powinny być mniej istotnie niż potrzeby użytkowników, a w ich przypadku najbardziej ważne jest scalenie ewidencyjne, niech to będą nawet linki w Szukaju. W tym celu konieczne jest opanowanie rozproszonej informacji archiwalnej - migracja danych z wszystkich archiwów do ZoSIA i rekonwersja danych, które w archiwalnych pomocach informatycznych się jeszcze nie znalazły. Jak wiemy wszystko jest na dobrej drodze.

Amen!

[Bolek]

czyli tak dokładnie nie wiadomo, ile jest wniosków 

Dziś dostałem także protokół z KM z Opola, w którym to podjęto kwestię scalania i trzeba teraz podjąć analizę, czy AP w Opolu powiela tam swoje stanowisko do wcześniejszych wniosków, czy są to może nowe pomysły na scalenie, a zatem będą i nowe wnioski.

Mogę podpowiedzieć, że chyba dotyczy to nowych zespółów, które pojawiły się od 2010 w zasobie.

[Zbigniew Marek]

Przypadek "z życia wzięty".

W moim archiwum państwowym, w moim (proweniencyjnie, pertynencyjnie i w ogóle) zespole znajduje się jedna jednostka archiwalna, która w nim nie powinna być, a która powinna być w zespole (istniejącym) w zasobie innego archiwum państwowego. Nie wnikam dlaczego, ale tak kiedyś przez kogoś została zewidencjonowana.

Pytanie 1: Chcąc wyprostować zastałą sytuację i przekazać powyższą jednostkę do właściwego archiwum i zespołu mam stosować zapisy przedmiotowego zarządzenia (wytycznych), a jeżeli tak to jak?
Pytanie 2: Czy jest może jakaś inna droga?

Nadmienię, że:
- nie jest to osobny zespół, a tylko jedna jednostka należąca do innego zespołu, zatem nie spełnia kryteriów "zespołu rozbitego" określonych w § 1 ust. 2 wytycznych

Zespół przechowywany i będący w ewidencji dwóch lub więcej archiwów państwowych lub ich oddziałów zamiejscowych, jest zespołem rozbitym, niezależnie od stopnia opracowania każdej z jego części.

- nie mogę też z tej jednostki utworzyć u siebie osobnego zespołu i wtedy przekazać cały "zespół rozbity" do właściwego archiwum, bo zabrania tego § 2 wytycznych

Nie należy tworzyć i przejmować nowych zespołów rozbitych.

Proszę o podpowiedź ...

[crash0]

Powyższy problem został zgłoszony Przewodniczącej zespołu ds. rozmieszczenia zasobu archiwalnego w archiwach państwowych. Problematyka zostanie poruszona na najbliższym posiedzeniu zespołu, czyli 30 listopada. Na pewno zespół przedstawi swoja opinię.
Zbyszku, możesz podesłać mi na priv dane o tej jednostce i zespołach?

[Hanna Staszewska]

Bardzo prosimy o ujawnienie protokołu posiedzenia, na którym będzie to dyskutowane

[crash0]

Protokół z posiedzenia jest w trakcie przygotowania. Obecnie trafił do jego członków z propozycja ew. uwag i korekt.
Co do samego posiedzenia to mogę powiedzieć, że zespół zaopiniował 50 wniosków, które ocenił jednomyślnie (wszystkie głosowania "za" scaleniem).
Pozostały do analizy wnioski i pisma archiwów, w których to nie doszło do porozumienia. Tych spraw jest ponad 40 i będą one przedmiotem kolejnych obrad w roku 2017 (prawdopodobnie dwudniowych).

[crash0]

I to trzeba zakomunikować
Dziś do NDAP wpłynęło pierwsze pismo, w którym to AP Poznań poinformował nas o przejęciu (scaleniu zespołów rozbitych) z AP Elbląg/Malbork
pismo zostało przesłane 24 listopada i jest pierwszy efekt

[crash0]

I jeszcze jedno zdanie podsumowujące
93 pisma dot. scalenia zostały już przesłane do archiwów, kolejnych 16 powinno tam trafić do końca tego roku
W I kwartale 2017 r. archiwa otrzymają kolejne 50 pism -> efekt ostatniego posiedzenia zespołu z 30 listopada br.

[crash0]

AP w Opolu miło zaskoczyło
http://opole.ap.gov.pl/news/zmiany-w-przechowywaniu-zespolow.html
Oby tak dalej!

[crash0]

Podsumowanie scaleń zespołów rozbitych do końca sierpnia 2017 r.
Na 181 wniosków - gdzie Naczelny Dyrektor wyraził zgodę na scalenie zespołów rozbitych - doszło do 31 scaleń.
Z 6 spraw dot. przekazania materiałów archiwalnych, 2 z nich zakończono.
DO tej pory jedynie AGAD zakończył proces scaleń. NAC i AP w Gorzowie Wlkp. nie mają akt do przekazania.

[Hanna Staszewska]

Podsumowanie scaleń zespołów rozbitych do końca sierpnia 2017 r.
Na 181 wniosków - gdzie Naczelny Dyrektor wyraził zgodę na scalenie zespołów rozbitych - doszło do 31 scaleń.

A reszta na co czeka? Mają archiwa jakies terminy wyznaczone?

[Bolek]

Info na stronie NDAP na temat zespołów rozbitych:
https://www.archiwa.gov.pl/pl/aktualnosci/4864-scalanie-zespo%C5%82%C3%B3w-rozbitych-w-archiwach-pa%C5%84stwowych

A kiedy przekazywanie zespołów obcych?

[Kajka]

A kiedy przejęcie z archiwow wyodrębnionych dokumentacji z archiwow wyodrębnionych, która zgodnie z ustawą powinna być po 50 latach przejęta przez AP?