Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego

[Początkujący]

Jaką formę powinno mieć pismo przewodnie dołączone do spisu zdawczo-odbiorczego na podstawie którego przekazuje się dokumentację do A.P.?

[Anonymous]

powinno mieć formę pisemną  :wink:

[Anonymous]

no już dobrze, drogi Początkujący, trochę Ci podpowiem: to spisy dołącza się do pisma jako załączniki a nie odwrotnie. Pismo winieneś sporządzić zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w Twojej instytucji.

[Zuza]

A czy przy w spisie dokumentacji przekazywanej  do AP każda teczka to jedna pozycja, czy też można to jakoś zsumować?

[Bolek]

Jedna teczka, jedna pozycja w spisie.

[paniarchiwistka91]

A w archiwum zakładowym też?

[Rovan]

Na spisie z/o do AZ teczki kilkutomowe mogą być rejestrowane jako jedna pozycja. Liczbę fizycznych tomów zapisujemy w przeznaczonej do tego kolumnie spisu.
Przy czym w przypadku kat. A zaleca się mimo wszystko rejestrowanie każdego tomu jako odrębna pozycje spisu. Numer tomu stanowi wówczas element tytułu teczki. Taki sposób rejestracji ułatwia późniejsze przeniesienie tych pozycji 1:1 na spis do AP.

[paniarchiwistka91]

Czyli jak mam np. 6 teczek z jednego symbolu klasyfikacyjnego i roku to nanoszę je na spis z/o do archiwum zakładowego każdą teczkę jako jedną pozycję czy mogę zbiorczo 6 teczek ?

[metricisRegninotarii]

Rovan wyżej już to wyjaśnił - w przypadku dokumentacji kat. A lepiej ażeby jedna pozycja spisu odpowiadała jednej teczce. W przypadku kat. B dla jednego hasła klasyfikacyjnego można zrobić jedna pozycję spisu, gdzie będzie 6 teczek.

W przypadku zaś przekazywania akt do AP - obowiązkowo jedna teczka - jedna pozycja.