Opis teczki na akta osobowe - jakie dane na teczce??

[Aleksandra]

cześć,
z informacji przekazanych mi kiedyś na szkoleniu wynika, że teczki akt osobowych przekazywane do archiwum zakładowego powinny oprócz standardowych elementów zawierać takie dane jak - imię i nazwisko pracownika, data urodzenia, imię ojca, daty zatrudnienia. Mam pytanie - z czego to wynika? nie mogę tych wymogów znaleźć w żadnych przepisach? mam tylko zarządzenie nr 16 NDAP z 2014 r. ale tam jest mowa o elementach ewidencji akt osobowych, a elementy opisu samej teczki? bardzo proszę o pomoc.

[Danuta J. Samek]

Dzień dobry, można do tego podejść zdroworozsądkowo. Teczka może przecież zawierać akta kilku osób. U mnie w urzędzie preferowałabym opis: pieczątka komórki, z lewej numer jrwa, z prawej kat. BE50,
poniżej tytuł AKTA OSOBOWE OSÓB ZATRUDNIONYCH i dodatkowa informacja w nawiasie (wykaz alfabetyczny), i poniżej np. A-D. Pozdrawiam.

[inka]

Teczka akt osobowych zawsze zawiera dane jednej osoby zatrudnionej. Akurat tez porządkuje akta osobowe dla AP. Korzystam z kopert i tam jest gotowy opis zawierający: sygnaturę archiwalną, kategorię archiwalną, nazwę zakładu pracy, tytuł: akta osobowe, miejsce na nazwisko i imię, NIP, Pesel (ale tych dwóch ostatnich nie uzupełniam), data urodzenia, okres zatrudnienia od-do. Od siebie dodaję daty skrajne dokumentów zawartych w teczce. Nie otrzymałam wytycznych jaki powinien być opis teczki, ale moim zdaniem wystarczy trzymać się par. 62 IK z 2011 r. Data związana z zakończeniem zatrudnienia jest potrzebna do obliczenia okresu przechowywania, więc też powinna być ujęta w tytule.
 

[inka]

Dodam tylko jeszcze, iż akta do przekazania przygotowuję od dłuższego czasu, przed wejściem zmian dot. prowadzenia akt osobowych od 2019 r. i przed wejściem w życie RODO.
A przyjmując aktualnie akta osobowe od kadr ustaliłam, że spis zd-od i opis teczki w dotychczasowej formie jest zbyt szczegółowy i zawiera dane wrażliwe. A tak naprawdę wystarczy imię i nazwisko osoby zatrudnionej, zakład pracy i okres zatrudnienia do identyfikacji teczki.

[Leksandra]

W mojej firmie tytuł teczki to informacja że akta osobowe, imię i nazwisko zatrudnionego i okres zatrudnienia
taki opis uzgodniłam z moim  Archiwum Państwowym
I koniecznie dla każdego pracownika oddzielna teczka akt osobowych

[Aleksandra]

Dziękuję za odpowiedzi  oczywiście spis zdawczo-odbiorczy jest osobny dla akt osobowych, prawda? mówię o przekazaniu akt z kadr do AZ. Oddają spis dla kat. A, spis dla kat.B i osobny dla akt osobowych?

[inka]

Tak było, bo spis akt osobowych był bardziej rozbudowany. Teraz jak ustaliliśmy wystarczy imię i nazwisko zatrudnionego, ale nadal utrzymałabym przyjmowanie akt osobowych na osobnym spisie, gdyż teczki akt osobowych trzymam na osobnym regale i tworzą jakby odrębny zbiór, dla którego prowadzę również dodatkową ewidencję, oprócz sygnatury archiwalnej wynikającej ze spisu zdawczo-odbiorczego.