Podział dokumentacji na tomy

[evvln]

Dziękuję za odpowiedź :-)

[Mariola]

Witam wszystkich użytkowników,

z archiwum mam styczność od kilku miesięcy. Mam problem z "podteczkami"

W JRWA
3210 Dowody księgowe B5

Tak więc mieści się tu wiele. Chcę wyodrębnić podteczki na same raporty kasowe ( dwóch różnych kas) wśród wielu innych dowodów księgowych

Komórka księgowości ma symbol F

1) 
czy znak teczki kasy 1 będzie miał oznakowanie      F.3210.1
kasy nr 2      F.3210.2  ?
W każdej teczce będą raporty miesięczne (chyba, że nastąpiło przekazanie kasy na czas nieobecności drugiej kasjerce - będzie mniejszy zakres niż cały miesiąc )

2) Ponadto w każdej podteczce spis spraw, czy w takiej podteczce w spisie spraw wpisuję każdy raport? Przecież to nie jest sprawa do załatwienia,
co z rubrykami w spisie spraw "od kogo wpłynęła" i "data wszczęcia sprawy" i "data ostatecznego załatwienia" wpisywać datę początkową i końcową raportu?

3) przy przekazaniu kasy na czas  nieobecności sporządza się protokół przekazania, czy ten protokół uznać za "dodatek" do raportu i nie numerować go oddzielnie w spisie spraw czy wyszczególnić w osobnej pozycji?

4)w teczce matce w spisie spraw wyszczególnić każdą podteczkę?
        1)F.3210.1 raporty kasowe kasy nr 1 rok 2018
        2)F.3210.2 raporty kasowe kasy nr 2 rok 2018
        3)F.3210.3 dowody księgowe bezgotówkowe
Poza tym w każdej podteczce spis spraw podteczki tak?
Co w takim przypadku poza spisem spraw pozostanie w teczce matce, jeśli tak posegregujemy dokumentację?

5) Dowodów bezgotówkowych będzie kilka tomów za 2018 rok. Czy opisać na teczce faktyczne daty skrajne np

01.01.2018-18.03.2018 tom I
19.03.2018-20.05.2018 tom II

czy może wg poniższego wzoru:
2018 tom I
2018 tom II

6) czy każdą fakturę na płatność bezgotówkową będę w spisie spraw traktować jako odrębną "sprawę"?

Przepraszam za ogrom pytań i proszę o wyrozumiałość dla nowicjuszki

Mariola

[evvln]

Witaj Mariolu!

Jestem taką samą nowicjuszką jak Ty ;-) i mam wiele podobnych problemów. Wydaje mi się że w takiej sytuacji nie prowadzisz
spisu spraw bo jest to dokumentacja nietworząca akt sprawy. Jednak poczekajmy na odpowiedź kogoś bardziej doświadczonego ;-)

Co do jenej rzeczy podpinam się pod pytanie

Poza tym w każdej podteczce spis spraw podteczki tak?
Co w takim przypadku poza spisem spraw pozostanie w teczce matce, jeśli tak posegregujemy dokumentację?

Tak naprawdę nie będzie istniała żadna teczka matka ?

Jeszcze jedno pytanie w spisie spraw mamy rubrykę "Od kogo wpłynęła". Jeśli to my wszczynamy sprawę, to pole to zostawiamy puste czy wpisujemy nazwę naszego podmiotu i nasz numer sprawy?

[metricisRegninotarii]

To jak oznakować podteczki winno znajdować się w Waszej instrukcji kancelaryjnej.

Raporty kasowe, faktury i inna tego typu dokumentacja księgowa to dokumentacja nie stanowiąca akt spraw, nie trzeba zatem prowadzić spisu spraw. Nie trzeba tego robić dla kwitariuszy ani dla wydruków potwierdzających płatność bezgotówkową.

Na teczce na pewno musi się znaleźć rok oraz numer tomu, wskazanie dziennych dat skrajnych na każdej teczce będzie tutaj znacznym ułatwieniem i radziłbym to robić.

[Rovan]

@Mariola Przede wszystkim dowody księgowe (w tym również raporty kasowe) to dokumentacja nie tworząca akt spraw, zatem nie ma mowy o żadnych spisach spraw, ani znakach spraw.

Podchodząc do Twojego pytania najprościej jak się da - Możesz załozyć dowolną liczbę teczek 3210 na ten sam rok w tej samej komórce (np F).
Wszystkie one otrzymają ten sam znak teczki (F.3210) bez żadnych dodatków. Różniły się będą jedynie tytułami.

Można przy tym zastosować dowolne kryterium podziału, np. na różne rodzaje dowodów księgowych, na poszczególne kasy, a także kryteria kombinowane, np osobne tecxki dla różnych rodz. dowodów księgowych z różnych kas.
Przykład:

F.3210 - Dowody księgowe - Raporty kasowe - Kasa A
F.3210 - Dowody księgowe - Raporty kasowe - Kasa B
F.3210 - Dowody księgowe - Faktury VAT - Kasa A
F.3210 - Dowody księgowe - Faktury VAT - Kasa B itd.

W przypadku podziału teczki na tomy, wszystkie tomy powinny mieć wspólne daty skrajne, ponieważ wszystkie tomy stanowią w tym przypadku całość jednej dokumentacji.
Podział jest czysto fizyczny.

Przypominam raz jeszcze, że zbiory dowodów księgowych nie tworzą akt spraw, zatem w teczce z np. fakturami nie będzie żadnych spisów spraw a faktury nie będą traktowane ani znakowane jako sprawy.

@evvln

w spisie spraw mamy rubrykę "Od kogo wpłynęła". Jeśli to my wszczynamy sprawę, to pole to zostawiamy puste

Dokładnie, pozostawiamy puste.

Abstrahując od kwestii dowodów księgowych - jeśli w danej teczce rzeczowej są zarejestrowane jedynie podteczki (nie ma żadnych spraw zarejestrowanych bezpośrednio w teczce) wówczas taka teczka będzie zawierała jedynie spis spraw. W takim przypadku faktycznie nie ma sensu dla samego spisu zakładać fizycznej teczki. Można go dołączyć do pierwszej podteczki (obok spisu spraw w podteczce).

[evvln]

dziękuję za odpowiedzi ! To są może śmieszne pytania, natomiast dla początkującego archiwisty... niezwykle istotne. Jestem zdania że gdy na początku nauczymy się dobrych nawyków - pozostaną na zawsze :-)

mam jeszcze kilka "śmiesznych pytań"

1. Jeśli prowadzimy teczkę przez kilka lat z uwagi na znikomą ilość spraw (Np. 1 w roku) to na każdy rok również zakładamy nowy spis spraw? Jeżli tak, to czy te spisy powinny być na początku teczki razem, czy na zasadzie spis spraw-dokumentacja, spis spraw-dokumentacja?

2. Tytuł teczki to hasło z JRWA rozszerzone o rodzaj dokumentacji. Czy są jakieś wytyczne co do opisu na zasadzie nawiasy kwadratowe, okrągłe? Jestem w trakcie opracowywania zespołu do przekazania do AP, spotkałam się z sytuacją kiedy stosowane były nawiasy kwadratowe. Czy można napisać coś po myślniku, bądź w nawiasie okrągłym? Bardzo często widuję nawiasy kwadratowe. Czy to z czegoś wynika?

3. Jeśli nasz pierwszy JRWA wszedł w roku 2015, a w 2005 mieliśmy zmianę nazwy jednostki to rozumiem że do 2005 roku porządkujemy dokumentację oddzielnie ze starą nazwą jednostki, a po 2005 roku do końca 2014 oddzielnie ponieważ nie posiadaliśmy JRWA - zaznaczając brak znaku teczki, a od 2005 roku oddzielnie już z oznaczeniem kancelaryjnym? czy można łączyć sprawy bez oznaczenia kancelaryjnego razem z tymi kiedy już było? (Np przy wieloletniej teczce) Czy w takiej sytuacji wpisujemy oznaczenie kancelaryjne na teczce?

4. Czy w przypadku braku oznaczenia kancelaryjnego odnotowujemy to na spisie zdawczo-odbiorczym bądź na teczce?

5. Zamawiałam teczki bezkwasowe "z nadrukiem" Czy w takich teczkach można przekazywać zespoły do AP? z opisem ręcznym? Mój poprzednik robił to na etykietach drukowanych i czerwonym kolorem. W rozporządzeniu napisane jest tylko co powinien zawierać opis.

Dziękuję za odpowiedzi :-)

[Jarek]

Witam wszystkich użytkowników,

z archiwum mam styczność od kilku miesięcy. Mam problem z "podteczkami"

W JRWA
3210 Dowody księgowe B5

Tak więc mieści się tu wiele. Chcę wyodrębnić podteczki na same raporty kasowe ( dwóch różnych kas) wśród wielu innych dowodów księgowych

Komórka księgowości ma symbol F

1) 
czy znak teczki kasy 1 będzie miał oznakowanie      F.3210.1
kasy nr 2      F.3210.2  ?
W każdej teczce będą raporty miesięczne (chyba, że nastąpiło przekazanie kasy na czas nieobecności drugiej kasjerce - będzie mniejszy zakres niż cały miesiąc )

2) Ponadto w każdej podteczce spis spraw, czy w takiej podteczce w spisie spraw wpisuję każdy raport? Przecież to nie jest sprawa do załatwienia,
co z rubrykami w spisie spraw "od kogo wpłynęła" i "data wszczęcia sprawy" i "data ostatecznego załatwienia" wpisywać datę początkową i końcową raportu?

3) przy przekazaniu kasy na czas  nieobecności sporządza się protokół przekazania, czy ten protokół uznać za "dodatek" do raportu i nie numerować go oddzielnie w spisie spraw czy wyszczególnić w osobnej pozycji?

4)w teczce matce w spisie spraw wyszczególnić każdą podteczkę?
        1)F.3210.1 raporty kasowe kasy nr 1 rok 2018
        2)F.3210.2 raporty kasowe kasy nr 2 rok 2018
        3)F.3210.3 dowody księgowe bezgotówkowe
Poza tym w każdej podteczce spis spraw podteczki tak?
Co w takim przypadku poza spisem spraw pozostanie w teczce matce, jeśli tak posegregujemy dokumentację?

5) Dowodów bezgotówkowych będzie kilka tomów za 2018 rok. Czy opisać na teczce faktyczne daty skrajne np

01.01.2018-18.03.2018 tom I
19.03.2018-20.05.2018 tom II

czy może wg poniższego wzoru:
2018 tom I
2018 tom II

6) czy każdą fakturę na płatność bezgotówkową będę w spisie spraw traktować jako odrębną "sprawę"?

Przepraszam za ogrom pytań i proszę o wyrozumiałość dla nowicjuszki

Mariola

Coś mi tu nie gra. Archiwistka zakłada teczki, tworzy znaki, prowadzi spisy spraw?

[Rovan]

@evvlyn
1. Odrębne spisy dla każdego roku, w układzie spis, dokumentacja, spis dokumentacji itd.

2. Generalnie nawiasy kwadratowe stosuje się w celu uzupełnienia/doprecyzowania pierwotnie nadanego tytułu teczki (tudzież innych elementów opisu teczki) w sytuacji gdy są one nieprecyzyjne lub niekompletne.
Stosowanie nawiasów kwadratowych ma na celu rozróżnienie, które elementy opisu zostały nadane pierwotnie, a które zostały uzupełnione/dodane.

3. Zmiana nazwy jednostki, szczególnie jeśli była skutkiem przekształceń (zmiana przedmiotowego lub terytorialnego zakresu działania jednostki, wchłonięcie innych jednostek itp.) wyznacza granicę zespołów archiwalnych. Np:
do 2005 - Zespól archiwalny jednostki X
od 2005 - Zespół archiwalny jednostki Y - jeśli obejmuje dokumentacje spraw rozpoczętych przed przekształceniem, a zakończonych już po tym fakcie (sukcesja czynna), staje się zespołem złożonym.

Podczas opracowywania zasobu archiwalnego jednostki należy rozgraniczyć zespoły archiwalne i każdy opracować odrębnie, przy czym dokumentacja odziedziczona w ramach sukcesji czynnej staje się częścią zespołu sukcesora.
Natomiast zmiany JRWA, tudzież fakt stosowania bądź nie stosowania symboli klasyfikacyjnych nie ma żadnego wpływu na rozgraniczenie dokumentacji.
Tak więc o ile w 2014/2015 roku nie miało miejsca kolejne przekształcenie waszej jednostki to istotna będzie tylko cezura 2005 r.

czy można łączyć sprawy bez oznaczenia kancelaryjnego razem z tymi kiedy już było? (Np przy wieloletniej teczce) Czy w takiej sytuacji wpisujemy oznaczenie kancelaryjne na teczce?

w przypadku teczek wieloletnich 2 x tak.

4. Nie. Jeśli symbol klasyfikacyjny nie był stosowany, to nie umieszczamy go ani na teczce, ani na spisie z/o. Nie umieszczamy również żadnych adnotacji odnośnie jego braku.

5. Generalnie można, przy czym różne AP mogą mieć własne (niejednokrotnie odmienne) preferencje w tym zakresie + w jednym zaakceptują etykiety, w innym będą się domagali opisów odręcznych. Najlepiej skonsultować się w tym zakresie z własnym AP.


@Jarek Mam szczerą nadzieję, że pytania Marioli wynikały z potrzeby doradzenia pracownikom w tym zakresie 

[evvln]

4. Nie. Jeśli symbol klasyfikacyjny nie był stosowany, to nie umieszczamy go ani na teczce, ani na spisie z/o. Nie umieszczamy również żadnych adnotacji odnośnie jego braku.

Czy podanie w zakładce znak akt klauzuli o jego braku jest istotnym błędem? Robił tak mój poprzednik. Czy po prostu nie ma potrzeby umieszczania takiego zapisu.

[evvln]

Proszę mi jeszcze powiedzieć czy przy porządkowaniu dokumentacji zaległej w komórkach organizacyjnych powinnam wymagać rozdzielenia na teczki kiedy obowiązywał JRWA i kiedy nie obowiązywał.

Np. kiedy mamy teczkę sprawozdań z 10 lat to czy nie lepiej rozdzielić ją na dwie. Jedną kiedy na lata kiedy nie było JRWA, a drugą kiedy był?
Powodem miałoby być głównie zanotowanie oznaczenia kancelaryjnego na spisie zdawczo-odbiorczym i umieszczenia znaku teczki.

Rozumiem, że w sprawach które rozpoczęły się przed wejściem w życie JRWA, a zakończyły się w trakcie jego obowiązywania na teczce wpisujemy oznaczenie kancelaryjne. Poprzedni archiwista przyjmował wszystko zbiorczo i zawsze na teczce i na spisie zd-od były oznaczenia kancelaryjne z aktualnie obowiązującego wykazu, co osobiście wydawało mi się nieprawidłowe, bo jak można coś umieszczać jeśli nie było stosowane? Później przez krótki okres na spisach w tej starej dokumentacji wpisywał kaluzuę "oznaczenie kancelaryjne nie było stosowane" Nie spotkałam się ze spisem zd-od ( u mnie w jednostce ) z pustą rubryką znak akt

[Rovan]

Czy podanie w zakładce znak akt klauzuli o jego braku jest istotnym błędem?

Nie. Po prostu jest zbędne.

Poprzedni archiwista przyjmował wszystko zbiorczo i zawsze na teczce i na spisie zd-od były oznaczenia kancelaryjne z aktualnie obowiązującego wykazu

Błąd. Na teczce powinien być naniesiony symbol klasyfikacyjny z tego JRWA, który obowiązywał w chwili założenia teczki.
Nie do końca rozumie, co w tym przypadku oznacza "zbiorczo"? Jako teczke wieloletnią z kilkoma spisami spraw? Poza przypadkiem gdy mamy do czynienia ze znikomą liczbą spraw założonych w ciągu roku dla danej klas końcowej, teczki zakłada się odrębnie na każdy rok. Sytuacja, w której

mamy teczkę sprawozdań z 10 lat

nie powinna być normą, a wyjątkiem.

Natomiast co do rozdzielania. Wprawdzie generalnie jestem przeciwny jakiejkolwiek ingerencji w kształt nadany dokumentacji w trakcie jej prowadzenia (zasada przynależności kancelaryjnej), jednak w przypadku teczek wieloletnich, w trakcie prowadzenia których miały miejsce zmiany JRWA zrobiłbym wyjątek.
Moim zdaniem w takiej sytuacji uprawnionym będzie rozdzielenie roczników dokumentacji wg cezur obowiązywania różnych JRWA tudzież oddzielenie roczników spraw wszczętych w okresie gdy żaden wykaz nie obowiązywał.

Teczka wieloletnia z formalnego punktu widzenia stanowi kilka teczek rzeczowych zamkniętych w jednym opakowaniu, zatem w sytuacji gdy były one zakładane w oparciu o różne JRWA (lub bez JRWA) jak najbardziej można je rozdzielić.

Rozumiem, że w sprawach które rozpoczęły się przed wejściem w życie JRWA, a zakończyły się w trakcie jego obowiązywania na teczce wpisujemy oznaczenie kancelaryjne.

Tak, jeśli po wejściu w życie JRWA sprawy wszczęte przed jego wdrożeniem zostały zarejestrowane i otrzymały znaki wg nowego wykazu.
Jeśli akta spraw były kontynuowane aż do zakończenia bez nadawania znaków, wówczas oznaczenia nie wpisujemy.

[evvln]

W mojej jednostce sytuacja wygląda tak, że mamy ogromne zaległości 
W komórkach leży wiele mb akt które tak naprawdę nie mają żadnej ewidencji. Leżą w pudłach bądź segregatorach najczęściej opatrzone
opisem "Różne" bądź "Przychodzące, wychodzące" komórki rozopoczynają porządkowanie i zadają ogrom pytań na które i ja nie znam odpowiedzi. Udzielam ich intuicyjnie, podpytuje tutaj na forum oraz często dzwonię i biegam do AP.

Nie do końca rozumie, co w tym przypadku oznacza "zbiorczo"?

Zbiorczo oznacza że np brane były sprawozdania z tylu lat z ilu się zmieściły w teczce, opisywane aktualnym JRWA (nawet w okresie kiedy nie obowiązywał) dorabiane wtórnie były nawet spisy spraw. Nie brane były nawet pod uwagę zmiany nazwy komórki organizacyjnej. Wszystko było w jednej teczce.
Jeśli chodzi o spisy spraw dlatego jestem taka dociekliwa, bo w zasadzie nikt nigdy ich nie prowadził, a jeśli już to była to ewidencja dokumentów a nie spraw.

Najczęściej dorabiane były spisy spraw w teczkach wydarzeń. Zamiast jednej pozycji spisu z nazwą"Organizacja koncertu" spisywane były w spisie spraw tak jakby wszystkie czynności i przebieg załatwiana tej sprawy "takie podsprawy" Osobiście uważam że taka dodatkowa ewidekcja to dobry pomysł, natomiast problem pojawia się tutaj przy tym nieszczęsnym "dzieleniem się" znakiem sprawy z innymi komórki. Nie funkcjonuje to niestety dobrze u nas.
Nigdy nie miałam niczego wspólnego z archiwum, zostałam przydzielona do tego zadania kończąc kurs kancelaryjno-archiwalny. Natomiast staram się podejść do sytuacji jak najbardziej profesjonalnie i traktuje sprawę zadaniowo :-)

[Rovan]

najczęściej opatrzone opisem "Różne" bądź "Przychodzące, wychodzące"

Czyli dokumentacja nie była prowadzona w podziale na akta poszczególnych spraw, a jedynie gromadzona w układzie chronologicznym z podziałem na wychodzącą i przychodzącą.
Jest to bodajże najgorsza możliwa sytuacja. z archiwalnego punktu widzenia koszmar.

Zbiorczo oznacza że np brane były sprawozdania z tylu lat z ilu się zmieściły w teczce, opisywane aktualnym JRWA

Postępowanie nieprawidłowe.
Skoro nie były to teczki wieloletnie, to sprawozdania z każdego roku należy archiwizować odrębnie opisując symbolem i hasłem z tego JRWA, który obowiązywał w roku sporządzenia sprawozdań, a jeśli żaden nie obowiązywał to bez podawania oznaczenia kancelaryjnego.

Spisy spraw powinny być prowadzone na bieżąco, a jeśli nie były to nie należy ich odtwarzać post factum. Przy czym w tej ostatniej kwestii poglądy wśród archiwistów są podzielone - znam przypadki gdy Archiwum Państwowe wręcz nakazywało stworzyć od zera nieistniejące spisy spraw. Moim zdaniem jest to postępowanie nieprawidłowe.

Z Twoich relacji (pisma przychodzące i wychodzące - brak podziału na akta spraw, brak spisów spraw, prowadzenie ewidencji pism w teczce, nie stosowanie JRWA) wynika, ze pracownicy de facto nie stosowali, lub niemal nie stosowali bezdziennikowego systemu kancelaryjnego opartego o rejestrację spraw wg JRWA i prowadzenie dokumentacji w ramach teczek rzeczowych w podziale na akta poszczególnych spraw. Niestety jest to smutna rzeczywistość w wielu podmiotach.

[evvln]

Niestety zdążyłam już się przekonać, a najgorsze jest to kiedy starsi stażem i wiekiem  pracownicy mówią  "że przyszłam i wymyślam... a kiedyś było przecież dobrze  " ale na szczęście Kierownik podmiotu zdaje sobie sprawę z problemu.

Rozumiem, jeszcze sytuację kiedy archiwiści chcą żeby odtworzyć spisy spraw w sytuacji kiedy nie były prowadzone, ale JRWA obowiązywało. Mój poprzednik życzył sobie spisy spraw do wszystkiego. Nawet do dokumentacji z lat 1900-1920. Zastanawiam się teraz tylko czy przy opracowywaniu zespołu do AP powinnam je usunąć czy zostawić.

A tak zupełnie zmieniając temat, będziemy mieli teraz zmianę archiwizacji akt osobowych na B10 przy czym po 10 latach pracownikowi na jego wniosek dokumentacja będzie wydawana. W naszym wykazie akta osobowe mają kat. BE50. Czy powinnam się zwrócić do AP o skrócenie czasu przechowywania? czy w takiej sytuacji będę przyjmowała akta do AZ, a po wpłynięciu takiego wniosku je wycofywała?

[Rovan]

akta osobowe mają kat. BE50. Czy powinnam się zwrócić do AP o skrócenie czasu przechowywania?

Generalnie zmiana przepisów odnośnie okresów przechowywania akt osobowych i dokumentacji płacowej wymaga aktualizacji JRWA.
Co do szczegółowego sposobu ujęcia tych zmian w wykazie podejścia są bardzo różne.
Np. AP w Warszawie wymaga zamiany kat. BE50 na BE* (z adnotacja w polu uwagi "okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa").

AP w Szczecinie proponuje kat. BE10 z adnotacją "dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., w którym pracodawca nie złożył raportu informacyjnego kwalifikuje się do kategorii BE50/B50"

Część AP przyjmuje rozwiązania zaproponowane przez Stowarzyszenie Archiwizjoner
Zmiany w JRWA - dokumentacja pracownicza po 1.01.2019

czy w takiej sytuacji będę przyjmowała akta do AZ, a po wpłynięciu takiego wniosku je wycofywała?

Nie ma potrzeby wycofywania akt z zasobu archiwum
Wydanie dokumentacji osobowej byłemu pracownikowi może nastąpić dopiero po upływie wynikającego z przepisów okresu jej przechowywania (10 lub 50 lat) i po uzyskaniu zgody na jej wybrakowanie*.
Po tym terminie pracodawca będzie musiał poinformować byłego pracownika o możliwości odbioru dokumentacji, a ten będzie miał 30 dni na jej odbiór.


*O tym Kodeks Pracy nie wspomina, ale w kontekście przepisów archiwalnych oczywistym jest, że wydanie możliwe będzie dopiero po uzyskaniu zgody na wybrakowanie tej dokumentacji - jesli np AP nakazałoby przekwalifikować ją do kat. A wydanie byłoby niemożliwe.