Podział dokumentacji na tomy

[Emma]

To ja juz nie rozumiem nic. U nas AP w trakcie kontrolizarzuciło, ze prowadziliśmy sprawe organizacji konferencji pod jednym jrwa i tam była cała dokumentacja związane z organizacja. Teraz w ramach organizacji konferrncji gdy trzeba przeprowadzic kilka przetargow - składamy wniosek do kom.org odpowiedzialnej za przetargi i ona zakłada swoja sprawę -  inne jrwa,  dla kazdego przetargu odrebna sprawa, tj na wynajęcie sali, zakup nagród/ wyróżnień/odznaczen, organizacja konkursu- oprawa sceny, prowadzenie gali- konferensjer itp. Dla każdego przetargu jest założona odrębna sprawa i do tego w kom.org. ktora zajmuje sie realizacją przetargów. kiedys wszystko bylo w jednym jrwa - organizacja konferencji, teraz wszystko jest rozproszone w różnych jrwa, prowadzone prze rozne komorki org. Czy mamy znów zacząć wszystko tj cała organizacje konferencji prowadzic pod jednym jrwa i tam gromadzic cala dokumentacje jako kom. merytoryczna.  Jak w końcu zaczac prawidłowo gromadzić dokumentację w spr. organizacji konferencji. Organizacja m.inn. polega na przeprowadzeniu kilku postępowań przetargowych, oczywiście nie tylko.  Moze ktos chce sie wymienić kontaktem, zeby łatwiej bylo pytać i rozwiązywać problemy.

[Rovan]

O tym, co jest w danym przypadku sprawą powinien decydować pracownik merytoryczny, który ja prowadzi.
Jestem w stanie wyobrazić sobie organizację konferencji (czy innego wydarzenia), która będzie jedną sprawą, jak i przypadek gdy przy okazji tego wydarzenia prowadzonych będzie kilka odrębnych spraw w różnych komórkach i pod różnymi klasami z jrwa.

Jeśli organizacja konferencji wymaga przeprowadzenia postępowania przetargowego (bądź nawet kilku) to postępowania te będą odrębnymi sprawami.

Podobny problem z definiowaniem zakresu sprawy pojawia się np. w przypadku dokumentacji projektów unijnych.
Niektórzy próbują cały projekt traktować jako jedną sprawę, w rzeczywistości jednak poszczególne etapy realizacji projektu będą najczęściej stanowiły odrębne sprawy prowadzone w różnych komórkach,np:
- wnioskowanie o uzyskanie dofinansowania
- wnioski o płatności częściowe (każdy jako odrębna sprawa)
- przetarg na wybór wykonawcy projektu
- realizacja projektu

W tego typu sytuacjach granice spraw najprościej rozpoznać po tym, że dla poszczególnych czynności inna komórka będzie komórką merytoryczną.

[Barsa]

Tak sobie zacząłem czytać, bo też mam problem ze spisami spraw ale trochę pod innym kątem względem... Porządkujemy dokumentację z lat 50, 60 w jednym z ministerstw i klient ma wymagania, że gdy mamy doczynienia z korespondencją odtwarzać spisy spraw (tak naprawdę wychodzą z tego trochę spisy dokumentów a nie spisy spraw). Dla mnie to jest błąd ale wiem, że AAN czy archiwa państwowe mają do tego różne podejścia.

Natomiast trafiłem też na to;

Na teczce powinien być naniesiony symbol klasyfikacyjny z tego JRWA, który obowiązywał w chwili założenia teczki.

Zgodziłbym się z tym w sytuacji, że teczka byłaby oddawana do AZ... Natomiast jak już jest w AZ to raczej wydaje się, że odpowiedniejszy jest symbol z JRWA z który obowiązywał w ostatnim roku prowadzenia dokumentacji. Dobrze, że nie ma choć problemu z kwalifikacją, bo zawsze pod wyższa kategorię czy to że starych JRWA, czy to z aktualnego. Inna sprawa, że nie wszystkie JRWA są a dodatkowo czasem stosuje się JRWA ministerstwa, które współistniało z tym co robi się dokumentację ale nie ma dla niego normatywów....
Człowiek kilkanaście lat temu na studiach to naprawdę mało widział o tym co go spotka w tej prawdziwej archiwizacji i to naprawdę ciekawych historycznie dokumentów, które myślał, że są super zarchiwizowane i leżą sobie gdzieś w archiwum.

[inka]

Ja się trzymam zasady, że opisuję teczkę z takim symbolem klasyfikacyjnym jak była prowadzona, nawet jeśli był błędny. Kwalifikuję już z prawidłowym symbolem i dodaję notatkę dlaczego tak jest. Jeśli podajemy dopasowane przez siebie symbole klasyfikacyjne a nie te, co faktycznie są na dokumentacji, to teczki są trudne do odnalezienia, bo są "ukryte" w ewidencji pod innym symbolem, który za kilka lat nie będzie taki oczywisty.
Moje podejście wynika z doświadczenia. Przejęłam archiwum zakładowe gminy w 2011 r. Były tam teczki z lat 80. dla Wydziału GG. Zdane w latach 90. i po 2000 r. (nie były to sprawy kontynuowane przez jst), ale nie dość, że z symbolem z jrwa z 2000 r., to jeszcze z opisem Wydziału, który zdawał teczki, a nie z tego, który faktycznie dokumentację wytworzył. Więc na teczkach były i inne symbole klasyfikacyjne, i inna nazwa wydziału. A ktoś np. zgłosił się do mnie szukając konkretnej decyzji z konkretnym numerem z lat 80., bo taką mu wówczas wysłał urząd. Szukanie czegoś takiego wymaga dużej wiedzy o organizacji/jednostce.
Co do pytania, jeśli na pismach nie nanoszono znaków spraw, a JRWA obowiązywał, to uważam, że trzeba dopasować symbol z obowiązującego wówczas JRWA. Jeśli nie obowiązywał, szukałabym w podobnych jednostkach, nanosząc jedynie kategorię archiwalną, bez nanoszenia symboli klasyfikacyjnych, i znowu dodając notatkę wyjaśniającą.   

[Barsa]

To troszkę inna branża... Pracuje w firmie, która zajmuje się archiwizacja dla urzędów itd. i na nas czasem umowa wymusza prawidłową kwalifikacje i klasyfikacje dokumentacji, bez oglądania się na to co tam sobie stworzył urzędnik. Sam raczej do podobnych tematów używqłbym kolumny "uwagi" w spisie z-o ale skoro AP czy AAN tak chcę jak chce to co ja tam będę walczył z wiatrakami.
Są ciekawe sytuacje takie jak nanoszenie przez urzędników symbolu, którego nie było w JRWA czy symbolu ze starego JRWA albo w ogóle z czapy.

Ja już od jakiegoś czasu odpuszczam trochę merytorykę pt. "Jak to powinno być" a dostosowuje się do umów, wymagań klientów lub zaleceniem z AAN czy AP, które też w jednym urzędzie mogą być trochę inne niż w innym, mimo że dzieli je ulica
Ciekawe sytuacje są też ze spisami do brakowania.... Jednostka nie miała JRWA do roku 2010 ale akurat AP chce żeby na spisie nie pisać "nie stosowano rzeczowego wykazu akt" tylko dać symbole z aktualnego. Inne jednak tak nie chce. W jednym przejdzie spis z natury, w innym nie.
W sumie to ja na to nie narzekam, bo wydaje mi się, że powinna być jakaś tam dowolność (w ramach obowiązujących przepisów) w podejściu do dokumentacji, gdyż ta czesto się od siebie różni i praca z klapkami na oczach, że robimy tylko tak i tak byłaby słaba ale jednak no myślę, że AP powinny dążyć do większej standaryzacji.

[inka]

Najważniejsze, żeby można było odnaleźć poszukiwane informacje i dokumenty;) i konsekwencja w opisie, żeby nie było, że raz się robi w jakiś sposób a za chwilę inaczej. A tak na moje klient nie musi wiedzieć, że coś robi wbrew przepisom, po to zatrudnia specjalistów, żeby mu powiedzieli jak jest dobrze. Specjaliści z AAN i AP mam nadzieję, że wiedzą co robią;)     

Dla mnie w  archiwistyce wyzwaniem jest dostosowanie tego co się dzieje w praktyce, z tym co jest w teorii. Jest wiele wyzwań, bo też przepisy archiwalne nie nadążają za zmianami w innych dziedzinach. Dlatego zgadzam się, że nie można "z klapkami na oczach", nie uwzględniając tych zmian, podchodzić do archiwizacji. Ale chciałabym, żebyśmy mieli dobre przepisy archiwalne (może czas na zmiany, które dostosują przepisy archiwalne do nowej rzeczywistości?) i nie odpuszczali stanu "jak to powinno być", bo po to one powstają, żeby łatwiej w tym wszystkim się odnaleźć. A jak każdy zacznie uprawiać samowolkę i interpretować przepisy na swoją stronę to dopiero będzie bałagan.

 

[Barsa]

Najważniejsze, żeby można było odnaleźć poszukiwane informacje i dokumenty;) i konsekwencja w opisie, żeby nie było, że raz się robi w jakiś sposób a za chwilę inaczej.

Tak to jest oczywiste i ja właśnie kładę największy nacisk na opis teczki (oraz właściwą przynależność jednostek do odpowiednich wydziałów/departamentów), bo przy takich "machinacjach" tylko po nim można będzie doszukać się tych dokumentów. Jest więc w mojej ocenie mocniej szczegółowy niż musiałby być ale to nikomu nie zaszkodzi.

A tak na moje klient nie musi wiedzieć, że coś robi wbrew przepisom, po to zatrudnia specjalistów, żeby mu powiedzieli jak jest dobrze. Specjaliści z AAN i AP mam nadzieję, że wiedzą co robią;)

W firmach prywatnych czy małych urzędach, szkołach itd. to masz rację. Natomiast w ministerstwach itp. to pracują raczej specjaliści. Oczywiście mniejsi i więksi. Jedni z zacięciem archiwalnym, którzy jeżdżą na jakieś spotkania archiwistów a inni po prostu pracują
Z AAN i AP wiedzą co robią... problem taki, że co pracownik to może być trochę inna opinia. Nawet z takimi podstawami jak paginacja.

Dla mnie w  archiwistyce wyzwaniem jest dostosowanie tego co się dzieje w praktyce, z tym co jest w teorii. Jest wiele wyzwań, bo też przepisy archiwalne nie nadążają za zmianami w innych dziedzinach. Dlatego zgadzam się, że nie można "z klapkami na oczach", nie uwzględniając tych zmian, podchodzić do archiwizacji. Ale chciałabym, żebyśmy mieli dobre przepisy archiwalne (może czas na zmiany, które dostosują przepisy archiwalne do nowej rzeczywistości?) i nie odpuszczali stanu "jak to powinno być", bo po to one powstają, żeby łatwiej w tym wszystkim się odnaleźć. A jak każdy zacznie uprawiać samowolkę i interpretować przepisy na swoją stronę to dopiero będzie bałagan.

Tutaj absolutna racja. Też uważam, że "przepisy nie nadążają za dynamiką zmian" ale z drugiej strony nie można dopuścić żeby nawet tych czasem anachronicznych przepisów nie stosować, a przynajmniej próbować...