Podział dokumentacji na tomy

[evvln]

Witam serdecznie

Jestem począrtkującą archiwistką w dużej instytucji.
Mam pewnie wątpliwości dotyczące podziału teczki. Prosiłabym doświadczone koleżanki i kolegów o ich rozwianie.

Jeżeli mamy hasło z JRWA dot. transportów, a pracownicy w komórce organizacyjnej dzielą sobie to hasło z jednego roku
na kilka teczek (transporty do różnych miast), co generalnie jest logiczne i łatwiej będzie się w przyszłości odnaleźć, ale czy
jest to dopuszczalne? Ponieważ wtedy  nie będzie zachowana chronologia. będzie kilka teczek o tym samym haśle z tego samego roku. Czy w takiej sytuacji możemy to podzielić na tomy ? (każdy tom to inne miejsce) ale co wtedy ze spisem spraw? Numey spraw się zdublują.
Czy zakładamy podteczki? i wtedy też prowadzimy dla każdej poddteczki oddzielny spis spraw?

Z góry bardzo dziękuję za informacje :-)

[Rovan]

Jest to dopuszczalne. Nie ma potrzeby zakładania podteczek (choć oczywiście można). Wygodniej zastosować tzw. teczki przedmiotu/podmiotu sprawy.
W takim przypadku dla hasła końcowego z JRWA prowadzi się jeden spis spraw, a dokumentacje fizycznie wydziela do odrębnych teczek założonych dla przedmiotu bądź podmiotu sprawy.
W Twoim przypadku będą to np. teczki dla poszczególnych miast do których kierowane są transporty. W tych teczkach nie prowadzi się odrębnych spisów spraw.

[evvln]

Bardzo dziękuję za odpowiedź !

Czyli rozumiem, że zakładam normalny spis spraw, prowadzę go w teczce, wpisuje sprawy w ramach ich napływania, a dokumentację dot. różnych miast po prostu odkładam do różnych teczek, a spis spraw pozostaje w jednej pierwszej ?

Rozumiem, że w takim wypadku wpisuję dla klasy końcowej hasło z JRWA i uszczegóławiam je dopiskiem miast/destynacji, umieszcając później każdą pozycję na spisie zdawczo-odbiorczym?

Taka sama sytuacja będzie miała miejsce w mojej jednostce jeśli chodzi o organizację wydarzeń, przy czym JRWA mówi, że dla każdego wydarzenia zakłada się odrębną teczkę.
Komórki robia to w ten sposób (Proszę o weryfikację jeśli to możliwe). Znak sprawy: ABC.0611.1.1.2019 - przy czym 1 oznacza np konferencję w Warszawie, 2 - w Gdańsku itd.
Rozumiem, że w takiej sytuacji również możemy zakładać teczki dla przedmiotu sprawy i je dzielić?

Czasami taka dokumentacja rozrasta się na kilka teczek, i zamiast grupować je w ramach napływania spraw w obrębie wydarzenia komórki grupują je rzeczowo tzn. Zaproszenia dla prelegentów w jednej, sprawy finansowe wydarzeń w innej itd. Rozumiem, że w takiej stuacji również prowadzimy tylko jeden spis spraw w jednej teczce?
A można np. później zrobić xero wkładając taki spis do pozostałych teczek (z zaznaczeniem które sprawy dot. danej teczki) żeby łatwiej było się odnaleźć?

Chciałabym nauczyć komorki dobrej praktyki archiwalnej (której sama się dopiero uczę :-) dopiero niedawno zostaliśmy objęci nadzorem AP i się uczymy ;-)

dziękuję za wszystkie odpowiedzi :-)

[Rovan]

1. Tak.
2. Tak, w opisie teczek jak i na spisie z/o tytuł teczki uszczegóławiasz o nazwę miasta, np "Transport - Wrocław", "Transport - Bydgoszcz" itd.
3.

Komórki robia to w ten sposób (Proszę o weryfikację jeśli to możliwe). Znak sprawy: ABC.0611.1.1.2019 - przy czym 1 oznacza np konferencję w Warszawie, 2 - w Gdańsku itd.

Podana przez Ciebie konstrukcja znaku sprawy wskazuje na sprawę założona w ramach podteczki (pierwsza sprawa w ramach pierwszej podteczki założonej dla teczki 0611 w roku 2019).
Oczywiście, jak pisałem wcześniej stosowanie podteczek jest jedną z możliwości. Jeśli jednak zamiast podteczki chcesz stosować teczkę przedmiotu/podmiotu spraw wówczas znak sprawy będzie wyglądał następująco: ABC.0611.1.2019 - Warszawa, ABC.0611.2.2019 - Gdańsk itd.

4. Tak, jeden spis spraw, przy czym sprawą będzie wydarzenie, niezależnie od tego na ile teczek, skoroszytów, czy segregatorów zostanie rozbita jego dokumentacja
Można zrobić ksero spisu spraw, można w opisie teczki wymienić nr pozycji spisu spraw, np: "Transport - Warszawa (sprawy 1,4,7,12)"; "Transport - Gdańsk (sprawy 2, 3, 5, 6)" itd.

[evvln]

ABC.0611.1.2019 - Warszawa, ABC.0611.2.2019 - Gdańsk itd.

Tak robiliśmy na początku, tylko nie za bardzo mogłam zrozumieć jedną rzecz (proszę o wyjaśnienie)

Jeśli hasło 0611 oznacza konferencję - 1 będzie oznaczała pierwszą sprawę z zakresu konferencji, 2 - drugą itd

Jeśli prowadzimy kilka konferencji w tym samym czasie - wychodzi na to wszystkie powinny być w jednej teczce i w jednym spisie spraw. Właśnie po to żeby nie prowadzić kilku konferencji w jednym spisie spraw poprosiłam komórki o stosowanie "tzw podteczki"

Wtedy jeszcze nie wiedziałam, że można je dzielić na przedmiot i podmiot sprawy ;-)

Czy w sytuacji stosowania poddteczek powinnam gdzieś odnotowywać ile podteczek mam dla danego hasła z JRWA?

Proszę o wyjaśnienie jeszcze jednej sprawy. Jeśli w takim przypadku mamy numer
ABC.0611.1.2019 - Gdańsk tzn że wtedy nie wpisujemy kolejnych rodzajów spraw do spisu spraw?

bo tak naprawdę wszystkie sprawy związane z tą konferencją powinny mieć ten sam numer. Na logikę wychodziłoby na to, że nie powinniśmy prowadzić spisu spraw z kolejnymi pozycjami, a to jest czasami naprawdę bardzo obszerna dokumentacja różnego rodzaju. Daletgo wolę żeby była w osobnych teczkach i żeby jednak był jakiś spis co w niej jest. Czy w takiej sytuacji możemy prowadzić spis spraw z kolejnymi numerami i nie będzie to błędem?

Tak jakby spis treści/dokumentów do jednej sprawy?

[Rovan]

Jeśli prowadzimy kilka konferencji w tym samym czasie - wychodzi na to wszystkie powinny być w jednej teczce i w jednym spisie spraw

Tak, przy czym nic nie stoi na przeszkodzie aby fizycznie wydzielić grupy spraw, czy nawet pojedyncze sprawy z tej teczki rzeczowej do teczek przedmiotu bądź podmiotu sprawy.

Generalnie chcąc stosować podział wg dodatkowych/bardziej szczegółowych kryteriów niż te wynikające z klasyfikacji w JRWA możemy stosować albo podteczki albo teczki przedmiotu/podmiotu.
W zależności od zastosowanych kryteriów podziału bardziej się sprawdzi jedna albo druga forma.

Jeśli zdecydujemy się na podteczki, wówczas w każdej podteczce zakładamy odrębny spis spraw, a znaki tych spraw otrzymują dodatkowy element (pozycja pod którą podteczka została zarejestrowana na spisie spraw "teczki matki").

Jeśli zdecydujemy się na wydzielanie spraw do teczek przedmiotu lub podmiotu sprawy, wówczas nie prowadzimy w tych teczkach odrębnych spisów spraw - wszystkie sprawy rejestrujemy na spisie spraw w "teczce matce".

Czy w sytuacji stosowania poddteczek powinnam gdzieś odnotowywać ile podteczek mam dla danego hasła z JRWA?

Tak, jak wspomniałem wyżej podteczki rejestruje się na spisie spraw "teczki matki" w ramach której zostały wydzielone.

Dla lepszego zrozumienia pojęć podteczki i teczki przedmiotu/podmiotu proponuję zapoznać się z tą prezentacją:
http://www.ifar.pl/index.php?action=dlattach;topic=2028.0;attach=910
podteczka str. 31-33
teczka przedmiotu/podmiotu sprawy - str. 37-39

wszystkie sprawy związane z tą konferencją powinny mieć ten sam numer

Tak, przy czym nie używałbym tu terminu "sprawy". Przyjmujemy, że sprawą jest cała konferencja jako taka, a nie poszczególne etapy i aspekty jej przygotowania i realizacji
Spotkałem się z różnym podejściem pracowników do pojęcia "sprawy" , moim zdaniem jednak w przypadku konferencji, imprez, eventów itp. nie powinno być wątpliwości - najsensowniejszym jest traktowanie danej imprezy jako jednej sprawy.
Nie przeszkadza to bynajmniej w wydzielaniu poszczególnych grup dokumentacji w sprawie do odrębnych zbiorów, tak długo jak długo podział ten będzie logiczny i przede wszystkim będzie zachowywał kolejność czynności w sprawie (np kolejne etapy przygotowania, realizacji i podsumowania konferencji).
Dla każdego tak wyodrębnionego zbioru (teczki) możemy prowadzić ewidencję zawartości, nie będzie to jednak spis spraw, bo i te dokumenty nie będą stanowiły odrębnych spraw w ramach jednej konferencji.

[evvln]

Bardzo dziękuję za odpowiedź !
Jest to dla mnie jasne i spójne :-)
Jeśli można... przejrzałam całą prezentację i nie znalazłam niestety odpowiedzi na jedną zagwostkę z instrukcji kancelaryjnej..
Otóż w moim podmiocie mamy takie zapisy.

1. Znak sprawy nadawany jest w komórce merytorycznej
2. dopuszcza się stosowanie znaku [-] w przypadku realizaowania sprawy przez kilka komórek organizacyjnych np. PR-FN.
3. 3 mce po zakonczeniu sprawy komórki współpracujące przekazują akta sprawy do komórki merytorycznej która łączy dokumentację
w akta spraw. W takim wypadku dokumentacja może zostać podzielona na tomy.

Chodzi tutaj głównie o wydarzenia które z reguły prowadzi dział merytoryczny przy tym współpracuje księgowość, dział administracyjny i dział promocji.

Proszę o wyjaśnienie jak w tej sytuacji prowadzić spis spraw? każda komórka powinna prowadzić go oddzielnie?

[Rovan]

Sprawę zawsze rejestruje na spisie spraw i nadaje jej znak komórka merytoryczna.
Komórki współpracujące nie rejestrują spraw w ramach współpracy z komórką prowadzącą sprawę, lecz wszystko co w ramach tej współpracy wytworzą powinny opatrywać znakiem nadanym przez komórkę merytoryczną i przekazywać do akt sprawy w tejże komórce.

Tym samym komórki współpracujące nie prowadza własnych spisów spraw dla spraw w ramach współpracy.
Zarówno same akta jak ich ewidencję w postaci spisu spraw prowadzą tylko komórki merytoryczne.

[evvln]

Właśnie tutaj obawiam się problemów, raczej nie będzie możliwe żeby jedna komórka prowadziła spis spraw dla większości działów instytucji. Oczywiście komórki nadają numer sprawy z komórki merytorycznej, udało się to wypracować, natomiast nie przekazują komórce merytorycznej spraw które załatwiają w ramach tej współpracy więc nie odnotowuje ona tego w "spisie spraw".

Teczki trafiają do komórki merytorycznej i są zdawane na spisie zd-od, ale niestety nie ma do tych teczek z innych komórek żadnej ewidencji, spisu, co np. dział promocji załatwił w ramach tej sprawy. Jest tylko opis teczki. Czy ma Pan może jakieś rady jak temu zaradzić ? ;-)

[Rovan]

raczej nie będzie możliwe żeby jedna komórka prowadziła spis spraw dla większości działów instytucji

To nie są sprawy "większości działów".
Każda sprawa (również te realizowane we współpracy) ma swoją komórkę prowadzącą (merytoryczną) i to ona rejestruje sprawę na spisie spraw i prowadzi akta sprawy, na które składają się zarówno dokumenty wytworzone przez komórkę merytoryczną jak i przez komórki współpracujące.

nie przekazują komórce merytorycznej spraw które załatwiają w ramach tej współpracy

Komórki współpracujące nie załatwiają żadnych spraw w ramach współpracy. Sprawę w całości prowadzi komórka merytoryczna. Komórki współpracujące mogą co najwyżej wytwarzać jakieś dokumenty w tej sprawie, które następnie powinny przekazać do akt sprawy prowadzonych w komórce merytorycznej.

więc nie odnotowuje ona tego w "spisie spraw"

Spis spraw prowadzony jest przez komórkę merytoryczną, a sprawa rejestrowana w momencie wszczęcia (w oparciu o pierwsze pismo w sprawie), zatem fakt przekazania, bądź nie przekazania tej części akt sprawy, które wytworzyły komórki współpracujące nie ma żadnego wpływu na samą rejestrację sprawy na spisie.
Swoją drogą, skoro komórka merytoryczna nie odnotowuje sprawy na spisie, to skąd znacie znak sprawy? Znak sprawy wynika z kolejności na spisie.

Kolejność czynności powinna wyglądać następująco (na przykładzie sprawy wszczętej pismem przychodzącym):

Wpływ pisma do kancelarii, rejestracja w RPW i przekazanie do dekretacji --> dekretacja na komórki A i B (gdzie komórka A jest komórka prowadzącą sprawę, zaś B - współpracującą --> komórka A rejestruje sprawę na spisie spraw i nadaje jej znak, o którym informuje komórkę B. --> komórka B wszelkie pisma wytworzone w ramach tej sprawy opatruje znakiem nadanym przez kom. A i przekazuje do akt sprawy prowadzonych w kom. A.

Podkreślę raz jeszcze - komórka współpracująca nie prowadzi żadnych odrębnych spraw w ramach tej współpracy, ani żadnej ewidencji takich spraw. Wytwarza jedynie dokumentację stanowiącą część akt sprawy prowadzonych w komórce merytorycznej (wiodącej).

[evvln]

Tak rozumiem, chodzi mi bardziej o ewidencję dokumentacji znajdującej się w zbiorze.

Sytuacja u nas wygląda tak że duże wydarzenie np. koncert przygotowywany jest przez większość pracowników (zatrudniane są osoby na zlecenie, artyści, pozyskiwane fundusze, malowane pomieszczenia, wyposażana scena, wykupywane ubezpieczenia)

W praktyce wygląda to tak że kierownik jednostki wzywa kierowników działów na spotkanie i rozdziela im zadania (to my wszczynamy sprawę). Każdy kiedyś prowadził sobie sam spis spraw co do tego wydarzenia i nikogo o niczym nie informował. AP wskazało że jest to nieprawidłowe - bo taki koncert jest jedną sprawą na ktore składają się wielodziałowe zadania i zaleciło dzielenie pierwszej części znaku sprawy ze znakiem minus (symbolu komórki), natomiast druga część miała pozostać niezmienna. AP zaleciło następnie aby zbiór dokumentacji każdej komórki był przekazany do komórki merytorycznej do 3 mcy po zakonczeniu sprawy, a komórka merytoryczna zdała całość do Archiwum Zakładowego.

Ta jedna sprawa ma z reguły do 10 teczek w różnych działach. Czyli teoretycznie rzecz biorąc jeśli jest jedną sprawą to nie ma obowiązku prowadzenia dodatkowej ewidencji dokumentacji znajdującej się w poszczególnych zbiorach? Wystarczyłby jeden spis spraw z jedną pozycją "organizacja koncertu we współpracy z filharmonią 07.02.2019". Dla mnie jest to trochę bez sensu, bo jak się odnaleźć w tak obszernej sprawie. Jeśli komórka merytoryczna będzie prowadziła spis dokumentacji to zostaną w tym spisie pominięte aspekty które załatwiają inne działy). Nasza instytucja zajmuje się w zasadzie organizacją wydarzeń wyłącznie, w takiej sytuacji jeśli wszystko jest w tej jednej komórce to 80% pracowników nigdy nie będzie miało żadnej dokumentacji do zdania do archiwum. Zawsze będzie robił to jeden dział merytoryczny. Podobny problem zapewne jest w teatrach, muzeach i innych instytucjach kultury.

Jest to dosyć złożony problem w naszej jednostce niestety i nie za bardzo wiem jak go rozwiązać.
Powiem szczerze że już mi trochę mózg od tego puchnie. Organizacja takiego koncertu to wielkie przedsięwzięcie i nie wyobrażam sobie żeby nie posiadać jakiejś ewidencji tego co znajduje się w tych teczkach bo samo hasło organizacja koncertu jest dla mnie zbyt szerokie.

[evvln]

w ogóle nie rozumiem po co w takim wypadku dodawać symbol komórki współpracującej. Jak później opisać taką teczkę? jako dział merytoryczny, czy jako dział współpracujący jeśli znak akt jest dzielony

[Rovan]

Podwójne oznaczenie komórki org. w sprawach współdzielonych, które stosujecie (np. PR-FN) jest dość nietypowe. Osobiście nie spotkałem się wcześniej z takim rozwiązaniem. Jeśli jednak AP zatwierdziło taki zapis w instrukcji to wszystko jest w porządku.
Jak rozumiem ma to służyć łatwemu rozpoznaniu, iż sprawa jest współdzielona oraz ustaleniu jakie komórki ja współtworzyły.

Nie ma to jednak wpływu na procedurę opisu teczek.
Teczkę opisuje si, podając na stronie tytułowej nazwę komórki merytorycznej, a w znaku teczki symbol komórki merytorycznej.
Jeśli teczka zawiera akta tylko jednej sprawy, wówczas podajemy cały znak sprawy i tylko w takim przypadku w opisie teczki będzie "ślad" po komórce współpracującej.

[evvln]

Wiem że jestem dość "męcząca" ale mam jeszcze jedno pytanie ;-)

1. Czy jeśli wpiszemy w spisie spraw komórki merytorycznej jedną pozycję "organizacja koncertu" to czy będzie to prawidłowe? Czy jednak naciskać na prowadzenie "ewidencji rodzaju dokumentacji" Robiliśmy to zawsze w spisie spraw wpisywaliśmy np. wypożyczenia kostiumów z wypożyczalni X i były tam wszystkie umowy użyczenia, druga pozycja np. pozyskanie sponsora itp. Czy jeśli sobie to darujemy to dokumentacja będzie prowadzona prawidłowo?

2. Rozumiem że wpisujemy komórkę merytoryczną w opisie teczki. Znak teczki będzie na każdej teczce z innego działu inny (współdzielony) Czy w spisie zdawczo-pdbiorczym i znaku teczki również wpisujemy ten sam znak? Czyli na jednym spisie w znaku teczek będzie np PR-FN 0611, PR-MRZ 0611, PR-ADM 0611 ? Chodzi mi o to czy zostawiamy ślad po tym że inne komórki współtworzyły tą sprawę w znaku teczki i czy wpisujemy to do spisu zdawczo-odbiorczego :-)

[Rovan]

Spis spraw jest ewidencją spraw w teczce rzeczowej, a nie wykazem wszystkich dokumentów w tej teczce.
Oczywiście dopuszczalne jest prowadzenie dodatkowo oprócz spisu spraw również takiego spisu dokumentów, ale nie jest to obligatoryjne.

Innymi słowy, skoro sprawą jest organizacja koncertu X, to taka informacja na spisie w zupełności wystarczy.