Szanowni,
poniżej sprawozdanie z XIII Zjazdu IFAR 19-20 grudnia 2019 r.
Po przywitaniu uczestników przez naszego Admina Rafała Magrysia rozpoczęliśmy właściwą część obrad, którą otworzyła prelekcja Hanny Staszewskiej
Naczelni Dyrektorzy Archiwów Państwowych w latach 1919-1939. Rok 2019 to czas obchodów 100-lecie archiwów państwowych i z tej okazji warto przypomnieć sylwetki trzech szefów Wydziału Archiwów Państwowych w okresie II RP: Józefa Paczkowskiego, Stanisława Ptaszyckiego i Witolda Suchodolskiego. Pierwszy z nich, J. Paczkowski (Wielkopolanin) pełnił swą funkcję w latach 1919-1926: to świetnie przygotowany, wykształcony na niemieckich uniwersytetach, pracujący 30 lat w pruskich instytucjach, w tym prawie 20 lat w archiwum berlińskim, znający archiwa europejskie z licznych staży, ze świetnymi kontaktami (korespondencja z Fruinem!), urzędnik, służbista, także wykładowca na uniwersytecie berlińskim, a przede wszystkim patriota, wybitny organizator, który po odzyskaniu przez Polskę niepodległości wrócił z Berlina i stawił się do służby dla odrodzonego państwa.
Za jego rządów nastąpiło przede wszystkim zorganizowanie sieci archiwalnej (powoływano kolejne archiwa ? w 1924 r. sieć liczyła 21 archiwów, najwięcej w okresie międzywojennym) oraz opracowanie przepisów regulujących pracę archiwów i archiwistów: powstały wtedy regulaminy dot. opracowania, funkcjonowania pracowni naukowych, archiwistów objazdowych, współpracy archiwów z uczelniami itp. (w sumie opracowano 10 regulacji). W 1925 r. dzięki jego naciskom i wpływom w czasie Zjazdu Historyków w Poznaniu obradowała po raz pierwszy odrębna sekcja archiwistów, w trakcie której zaprezentowano programowe i przełomowe dla polskiej archiwistyki referaty, z referatem samego Paczkowskiego pt. "Archiwalna zasada proweniencji" (znał tę zasadę z praktyki, bo archiwa niemieckie stosowały ją od końca XIX w.).
Kolejny naczelny dyrektor (w latach 1926-1931) to Stanisław Ptaszycki, majestatyczny starzec z siwą brodą, o ogromnym autorytecie naukowym, który w momencie obejmowania urzędu miał 73 lata. Nie przeszkodziło mu to z ogromną energią i entuzjazmem pracować na niwie archiwalnej. W czasie zaborów pracował w Petersburgu (wykładowca, nauczyciel, opiekun Metryki Litewskiej, do której sporządził inwentarz), wrócił do odrodzonej Polski (podobnie jak Paczkowski z Berlina) i stanął do służby państwowej: został jednym ze współorganizatorów KUL i USB w Wilnie, w latach 1918-1926 był dyrektorem Archiwum Państwowego w Lublinie. Jako dyrektor archiwów państwowych wykazał się zdolnościami organizacyjnymi, wizjonerstwem, pracowitością (mimo zaawansowanego wieku zwizytował prawie wszystkie archiwa, niektóre kilkakrotnie!). Za jego rządów wzrósł budżet archiwów, co wykorzystano skrupulatnie, powołując do życia m.in. Archeion.
Zarówno Paczkowski jak i Ptaszycki położyli też wielkie zasługi w zabiegach rewindykacyjnych.
Trzeci dyrektor to Witold Suchodolski, w odróżnieniu od poprzedników nie był ani profesorem ani nie robił kariery "u obcych". Człowiek o pięknej, niepodległościowej przeszłości (udział w strajku szkolnym 1905 r., PPS, zsyłka na Sybir) zasłużył się polskiej kultury będąc wysokiej rangi urzędnikiem w komisji rewindykacyjnej w Rosji, skąd po I wojnie usiłowano wydobyć nasze zbiory.
Pełnił swój urząd dyrektora archiwów w latach 1931-1939 (wrócił na stanowisko 1945-1949). Jego urzędowanie przypadło na czasy kryzysu, nie miał też pozycji i autorytetu poprzedników co z pewnością nie ułatwiało mu pracy. Suchodolski w czasie II wojny mimo podejmowanych prób ratowania zbiorów był świadkiem zagłady archiwów warszawskich i rozproszenia archiwaliów.
Z okazji 100-lecia pamiętajmy o naszych poprzednikach, bo ich zasługi dla kultury narodowej są wielkie
(i dlatego o nich jest najwięcej w tym sprawozdaniu
).
Następnie Maciej Parzniewski z NAC przedstawił temat
Polskie Nagrania w NAC: wczoraj dziś i jutro. Historia kontaktów Polskich Nagrań z archiwami jest bardzo odległa, bo sięga 1964 r. (najstarszy zachowany protokół wizytacji), w 1987 r. ustalono dla instytucji nadzór ADM (Archiwum Dokumentacji Mechanicznej ? poprzednik NAC), do 2010 r. nadzór wykonywał ADM z NAC, potem AAN (do 2014 r.). Ostatnia kontrola miała miejsce w 2013 r.: wykazała ona stan dokumentacji aktowej kat. A na ok. 15 mb, kat. B 149 mb, obecność dokumentacji nierozpoznanej, 3729 fotografii, 30561 nośników nagrań dźwiękowych, 20 mb płyt produkcyjnych, 64 mb płyt komercyjnych. W 2013 r. postawiono PN w stan likwidacji i zaczęła się batalia, w której główne skrzypce po stronie archiwów odgrywał NAC z ówczesnym dyrektorem W. Woźniakiem o przejęcie nagrań do zbiorów publicznych. W 2015 Polskie Nagrania nabyła spółka Warner Music Poland i podpisano umowę z NAC o przekazaniu materiałów, ustalono także harmonogram współpracy. M. Parzniewski podkreślił, że współpraca z syndykiem układała się dobrze. Wytwórnia zobowiązała się także do przekazania do NAC kopii cyfrowych nagrań. Trzeba tu także przypomnieć gigantyczną pracę, jaką wykonali pracownicy NAC przy rozpoznawaniu i weryfikacji samych zbiorów jak i ich spisów. Umowa przewidywała przekazanie całości zbiorów do 2017 r., jednak wobec wielości problemów proces jeszcze trwa, chociaż udało się przejąć całość zasobu dźwiękowego (oprócz dodatkowych nagrań, które odkryto przy opróżnianiu budynku
). WMP zobowiązał się także do sporządzenia i przekazania do NAC kopii cyfrowych nagrań, i te kopie są również przejmowane.
Z przejętej dokumentacji można wyodrębnić kilka zespołów archiwalnych i NAC staje wobec problemu metodycznego, czy dzielić PN - do tej pory nie podjęto takiej decyzji.
Filip Kwiatek z FINA w referacie
FN + NInA=FINA. Połączenie instytucji z perspektywy archiwisty przedstawił problematykę, z którą musieli zmierzyć się pracownicy nowej instytucji. W 2017 r. połączono Filmotekę Narodową i Narodowy Instytut Audiowizualny w jedną instytucję, mającą na celu m.in. gromadzenie, katalogowanie i restaurowanie dziedzictwa audiowizualnego oraz jego popularyzację. Obie instytucje przed połączeniem posiadały podobny zasób i wysoko wykwalifikowaną kadrę, nie miały natomiast regulacji w zakresie postępowania z dokumentacją (w obu brak było przepisów kancelaryjno-archiwalnych). Wśród różnic należy wymienić: status prawny zbiorów, standardy metadanych i ewidencji, sytuację lokalową i infrastrukturę informatyczną. W zespolonej instytucji powstało archiwum jako odrębna komórka organizacyjna, która zaczęła zabezpieczać i gromadzić rozproszony zasób oraz przejmować materiały z biur (pojawiło się dość tajemnicze pojęcie "spuścizny pracowniczej"
). 1 stycznia 2020 r. wejdzie w życie instrukcja kancelaryjna i instrukcja archiwalna, tak więc zarówno pracownicy jak i kadra zarządzająca zostali odpowiednio przeszkoleni, aby w miarę płynnie przejść na nowy sposób postępowania z dokumentacją. Niestety, nie podjęto decyzji, aby od razu wprowadzić EZD, tak więc instytucji grozi kolejny szok w przyszłości
.
Połączenie dwóch różnych instytucji wywołuje rozmaite konsekwencje, wśród których można wymienić: zmiany kadrowe (awanse/degradacje, odejścia z pracy), ?docieranie się?, czyli konieczność połączenia dwóch różnych kultur pracy, nowe regulacje i przepisy, utratę przez NiNA certyfikatu ISO, konieczność zapewnienia zbiorom filmowym z Filmoteki bezpiecznych warunków przechowywania. Wyzwania stojące przed archiwistami nowej instytucji to przede wszystkim konieczność integracji systemów informatycznych, portali oraz ujednolicenie schematu metadanych.
Z kolei Joanna Kaliszewska i Artur Pyra z FINA opowiedzieli o
Przechowywaniu przestrzennym - Cyfrowy katalog FINA. Zasoby FINA to ok. 100 tys. tytułów filmów, plakaty, fotosy, fotografie, dokumentacja produkcyjna oraz szybko powiększające się zasoby cyfrowe.
Od 2012 r. Repozytorium Cyfrowe buduje cyfrowy system przechowywania zasobów i danych zgodny z normami audiowizualnymi CEN EN1 5774 oraz CEN EN 15907. W świetle powiększonych zasobów Filmoteki Narodowej - Instytutu Audiowizualnego, hierarchiczna budowa systemu przechowywania została dostosowana do kompleksowych ram opisu metadanych filmowych, telewizyjnych oraz mniejszych form audiowizualnych i audialnych. Cyklicznie, co około 6 lat konieczna jest migracja danych cyfrowych wraz z wymianą parku maszynowego, co generuje spore koszty i problemy.
Pracownicy FINA przyglądają się możliwościom sztucznej inteligencji w zakresie opisu i identyfikacji obiektów na poszczególnych klatkach filmu - takie próby, dość zaawansowane, są podejmowane w innych instytucjach.
Obecnie trwa retrokonwersja danych do katalogu - do tej pory przeniesiono opisy ok. połowy zasobu filmowego FINA i proces ten potrwa jeszcze kilka lat.
Wojciech Woźniak przedstawił temat
Wdrożenie systemu EZD w Urzędzie Prokuratorii Generalnej RP - z dziennika doświadczeń projektu.
Na początku wystąpienia przedstawił kompetencje Prokuratorii (zastępstwo Skarbu Państwa w sądach) oraz strukturę organizacyjną wraz ze stosowanym systemem kancelaryjnym, polegającym na centralizacji kancelarii (sprawy są zakładane centralnie w kancelarii, a nie przez prowadzących). Na etapie prac przygotowawczych do wdrożenia rozważano rozmaite problemy, przede wszystkim: czy migrować dane ze wspomagającego systemu, który jest użytkowany teraz? Jeśli tak, to czy migrować wszystkie dane? W wyniku prowadzonych rozmów z twórcami EZD PUW ustalono, że dane zostaną zmigrowane, a formularz opisu sprawy zostanie zmodyfikowany i wzbogacony o nowe elementy, konieczne do prawidłowego działania urzędu. Ustalono także, że 80% klas w wykazie można od razu zakwalifikować jako prowadzone elektronicznie.
Proces wdrożenia jeszcze trwa i docelowo na początku 2020 r. EZD ma być systemem podstawowym w Urzędzie.
Następnie Anna Sobczak przedstawiła referat pt.
E-usługi w Polsce. Ich rozwój w Polsce w ostatnich latach jest faktem, o czym świadczy zwiększająca się liczba użytkowników profilu zaufanego oraz liczba spraw, które obywatel może załatwić za jego pośrednictwem z urzędem. Ile zatem e-usług w Polsce jest? Wg Computerwold jest ich 5600 (1600 centralnych, 4000 lokalnych), na GOV.PL występuje 141 opisanych e-usług, natomiast na ePUAP 1558 opisanych.
Wg statystyk europejskich polski rynek usług, ich liczba i dojrzałość sytuuje się w środku stawki, co, zważywszy na poziom, z jakiego startowaliśmy jest optymistycznym wynikiem.
Zainteresowanie e-usługami w Polsce będzie rosło, obywatele przyzwyczajają się do tej formy kontaktu z państwem, tym bardziej, że ich interfejs jest coraz przyjaźniejszy, następuje ich integracja, zwiększa się skala ponownego wykorzystania danych cyfrowych.
Drugi dzień obrad rozpoczęliśmy od wysłuchania wystąpienia Malwiny Rozwadowskiej z NAC o
Pierwszym Hackathonie w Archiwum - cele projektu i doświadczenia z realizacji. Hackathon odbył się 20-21 września 2019 r., w FINA, a zorganizowano go w ramach obchodów 100-lecia archiwów. Uczestnicy mogli pracować na cyfrowym zasobie NAC i FINA (wszyscy wybrali NAC), a główne wyzwania, z którymi mieli się zmierzyć to:
1) Jak zachęcić użytkowników mediów społecznościowych (Facebook, Instagram, Twitter) do interakcji z archiwum i do poznawania zasobu NAC udostępnionego w serwisie szukajwarchiwach.gov.pl?
2) Jak udostępniać i upowszechniać zasób NAC i FINA uczniom w wieku szkolnym w sposób zabawny i niesztampowy?
3) Jak zachęcić nowych użytkowników do ponownego przetwarzania materiałów z NAC i FINA?
4) Jak wykorzystać sztuczną inteligencję do klasyfikowania i tagowania zbiorów?
5) Jak pomóc użytkownikom szukajwarchiwach.gov.pl. eksplorować materiały instytucji prezentowane w serwisie?
6) Jak przyjaźnie i zrozumiale wytłumaczyć użytkownikom sposoby korzystania z cyfrowego archiwum za pomocą tutoriali i instrukcji obsługi?
Nagrody otrzymały trzy projekty
https://www.nac.gov.pl/hackathon/zwycieskie-projekty/ W kolejnym wystąpieniu Michał Kaca z NAC przedstawił
Internet w rzeczy w służbie archiwum, skupiając się na przedstawieniu pomysłów, które mogłyby ułatwić pracę w archiwum, np. aplikacja ułatwiająca magazynierom poruszanie się po magazynach lub kody kreskowe, dość szeroko już stosowane w bibliotekach.
Na zakończenie Zjazdu Maciej Zdunek zaprezentował temat
Archiwa i archiwiści w muzyce. Zważywszy na fakt, że jeden z najbardziej popularnych wątków na IFAR dotyczy wizerunku archiwów i archiwistów w literaturze i filmie temat od początku brzmiał bardzo ciekawie
. Okazuje się, że oprócz zespołu Archive jest jeszcze całkiem sporo grup czy pojedynczych wykonawców, odwołujących się do archiwum: ok. 40 artystów, którzy w nazwie mają "archives" (np. Secret Archives of the Vatican, zespół brytyjski istniejący od 1988 r.), ok. 30, którzy mają "archive", 5 artystów, którzy w nazwie mają "archivist" lub "archivists". Maciej zbadał także, o czym śpiewają ci artyści, oto jeden z cytatów
: "Idealny archiwisto, jesteś tylko człowiekiem, chociaż chcesz zbawić (posmakować) wszystko (wszystkiego) co możesz, nie będziesz żył tak długo, jak myślisz".
A z czym najczęściej rymuje się w rapie "archives"? Z "apartfeid"
.
A z czym muzykom kojarzy się archiwista? Z kimś poukładanym i porządnym
. Olaf Deriglasoff w wywiadzie (cyt.): "Wszystkie swoje płyty mam skompletowane (?). Jestem takim kronikarzem, archiwistą, lubię, jak wszystko jest poukładane, skatalogowane".
I dla chętnych do posłuchania ułożona przez Macieja playlista:
http://bit.ly/ifar2019 (niektóre kawałki naprawdę niezłe, słyszałam
.
Szanowni,
Jak zawsze na Zjeździe IFAR wielką wartością są dyskusje, tak było i tym razem. Roztrząsaliśmy m.in.:
1) kwestie zaufania obywateli do państwa i vice versa oraz zastanawialiśmy się, czy państwo może zmuszać obywateli do korzystania z e-usług, co z tymi, którzy chcą pozostać przy rzeczywistości analogowej?
2) o skuteczności nadzoru archiwalnego przekonujemy się najczęściej wtedy, gdy musimy przejąć materiały do archiwum,
3) czy radcowie prawni mogą zakładać sprawy? Niektórzy twierdzą, że nie, bo chroni ich przed tym ustawa o radcach prawnych
,
4) Czy szansą na poszerzenie e-usług będą e-doręczenia?
Bardzo dziękujemy Filipowi Kwiatkowi z FINA za świetną organizację Zjazdu, za możliwość zwiedzenia siedziby FINA no i za projekcję filmu "Sztandar wolności". To były super atrakcje!
I oczywiście Rafałowi za całokształt.
I wszystkim dziękuję za spotkanie, rozmowy, dyskusje
.
Do zobaczenia za rok
Ankieta