Zbędne kopie projektów unijnych

[Ahimsa11]

Witam wszystkich Państwa.
Jestem tu nowa forumowiczką i mam pytanie. Otóż zajmuję się archiwizacją unijnych projektów. Mam też dość ,, archiwalne spady" z 2006 i 2008 r. Mianowicie beneficjent składając wniosek o dofinansowanie projektu składał oprócz oryginału również dwie jego kopie. Niektórzy beneficjenci po kontroli trwałości projektu odbierali kopie  , a inni nie. Mam kilkadziesiąt kopii z 2006 i 2008 roku, które zalegają tonami na regałach w archiwum. Moje pytanie brzmi: Czy mogę spokojnie zniszczyć kopie tych projektów? Czy każdą kopie potwierdzona za zgodność z oryginałem można niszczyć?

[Rovan]

Skoro masz w archiwum kilka egzemplarzy tej samej dokumentacji, zatem jeden (domyślnie oryginał) przechowujesz przez czas określony w JRWA, pozostałe traktujesz jak kat. BC.

Czy mogę spokojnie zniszczyć kopie tych projektów?

Skoro trafiły do archiwum zakładowego musisz je wybrakować z zachowaniem procedury (wniosek, spis, zgoda AP).
Na przyszłość proponuję nie przyjmować do AZ kilku egz. tej samej dokumentacji. Komórka, która je przekazywała powinna przekazać tylko jeden egz., a pozostałe jako wtórniki - zniszczyć.
Jest to z pewnością uregulowane w waszej instrukcji kancelaryjnej.

[Ahimsa11]

Nie dotarły jeszcze do archiwum zakładowego , lecz do magazynu mojego departamentu, w którym ja robię porządki.Jestem nowym pracownikiem i dopiero się  wszystkiego uczę. Pisałam iż kopie dokumentów składał beneficjent, zaś nasi pracownicy merytoryczni ją przyjmowali. Być może takie były wytyczne dotyczące konkursu. Dziękuję za odpowiedź.  . Pozdrawiam.