(...) w drugim przypadku, bo po wejściu w życie rozporządzeń o dokumentach elektronicznych muszą one (o ile powstają w określonych podmiotach) mieć wskazaną strukturę, tak aby spełniały definicję, o której wspominam wcześniej
Zgoda muszą, ale jeśli stanowią dokumenty ewidencjonowane zdefiniowane w Rozporządzeniu MSWiA z dnia 30 października 2006 w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi. Więcej na ten temat tutaj:
http://archiwa.gov.pl/?CIDA=825W skrócie: jeśli dokumenty elektroniczne mają stanowić dowód działalności podmiotu, to muszą mieć te cechy.
Ale to i tak nie znaczy, że nie pliki o których dyskutujemy nie są dokumentami elektronicznymi! Czy dla dokumentu papierowego, który nie ma wszystkich cech określonych w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. z dnia 31 grudnia 1999 r.) np. nie ma daty, nie ma podpisu, nie na znaku sprawy... uzna Pan że nie jest to dokument?
Czy teczka aktowa (sprawy) bez dat skrajnych nie będzie teczką aktową?
Albo inaczej czy dla samochodu który nie ma świateł określonych w kodeksie drogowym uzna Pan, że nie jest to samochód?
Wracając do naszych baranów: jak przekazać taki pozbawiony metadanych zbiór plików do archiwum państwowego? Otóż jeśli nie da się wyodrębnić (albo dopisać) metadanych do kilkuset plików można z tego zrobić ... jeden dokument o opisać go jako typ "collection" (wg Dublin Core).
W takim przypadku w folderze "dokumenty" paczki archiwalnej byłby podfolder o nazwie np. "posiedzenia_rady", a folderze metadane plik posiedzenia_rady.xml z metadanymi odnoszącymi się do całego zbioru.
Nie zastanawiałem się jeszcze dokładnie nad tym co powinno się znaleźć w tym przypadku w folderze "Sprawy" (proszę pamiętać że to tylko nazwa folderu - może być tam opisana dowolna grupa dokumentów).
Najlepiej by było gdyby posiedzenia podzielić na części odpowiadające kolejnym latom. Wedy pierwszy dokument to byłby "posiedzenia_1997", kolejny "posiedzenia_1998" itd. W przypadku takiego podziału wiadomo co byłoby w folderze "Sprawy". Niestety rynek nie dostarcza oprogramowania umożliwiającego bez większych problemów takie "paczki archiwalne" z nieuporządkowanych plików wykonać. Ale nie ma się co dziwić skoro nie ma zamówień...
Przy okazji: w prototypie ADE jest możliwa zaawansowana edycja metadanych "zarezerwowana" dla archiwów państwowych. W związku z tym pojawił się pomysł natychmiastowego wykorzystania go do zabezpieczenia tego rodzaju dokumentów elektronicznych, które NIE MAJĄ wyodrębnionych metadanych a są to ważne materiały archiwalne. W ten sposób system mógłby służyć nie tylko do automatycznego przejmowania paczek archiwalnych z instytucji publicznych i tych parę ładnych serwerów na których jest położony miałoby od razu czym kręcić.
Wymagałoby to dobudowania modułu umożliwiającego "ręczne" dodawanie takich dokumentów przez archiwum państwowe (bo dopisanie metadanych jest możliwe). Stosunkowo niewielki zakres prac dałby wszystkim archiwom państwowym natychmiastowe narzędzie do zabezpieczania ważnych plików "zagubionych" pośród dominującej dokumentacji papierowej. Propozycja została odnotowana na spotkaniu zespołu roboczego zajmującego się ostatnimi poprawkami w ADE i przekazana do wiadomości koordynującego te sprawy NAC (konkretnie dyrektora NAC).
