spisy zdawczo odbiorcze kolejność dodawania pozycji

[kkk]

Proszę o pomoc, jak w spisie zdawczo odbiorczym należy prawidłowo zapisać pozycje.

Jeden dział np. DWOP przekazuje dokumentację B5. Jest to dokumentacja o symbolu klasyfikacyjnym np. 052 a inna o symbolu 053
symbol 052, daty skrajne 2010, 2011, 2012, 2013, 2014
symbol 053, daty skrajne 2008, 2009, 2011, 2012
Od pozycji pierwszej należy wpisać najniższy symbol tj 052 i po kolei poszczególne lata, czy też od pozycji pierwszej należy wpisać najpierw symbol 053, bo zaczyna się od 2008 roku (w pozycji 052 od 2010 roku)

Druga spawa
W spisie zdawczo odbiorczy podane jest, że na przykład w drugiej pozycji jest 6 teczek (liczba teczek/tomów). To podczas wypożyczania wydaje się 6 teczek?
Pozdrawiam Krzysztof K.

[stany]

Zaczynamy od 052 od 10 do 14r., a potem 053 i kolejno od 08 do 2012r. Przy wypożyczaniu wydajemy tyle ile ktoś potrzebuje, czyli dwa tomy, jeden, czy tylko jedną sprawę.

[Rovan]

W pierwszej kolejności układamy dokumentacje w kolejności symboli klasyfikacyjnych wg JRWA.
Następnie w ramach każdego symbolu układamy chronologicznie wg daty skrajnej początkowej (daty założenia teczki), chociaż akurat w podany przez Ciebie przykładzie wszystkie teczki maja tylko jedną datę skrajną.

Przy wypożyczaniu wydajemy tyle ile ktoś potrzebuje, czyli dwa tomy, jeden, czy tylko jedną sprawę.

Z tym wydawanie pojedynczych akt sprawy (w sytuacji gdy jednostka archiwalna mieści więcej akt spraw) to byłbym delikatnie mówiąc ostrożny.
Spotkałem się sporadycznie z taka praktyka, ale uważam ja za niewłaściwą.
Archiwista powinien operować co najmniej na poziomie jednostek archiwalnych (fizycznych teczek), a nie pojedynczych składowych jednostki archiwalnej (sprawach, czy wręcz konkretnych dokumentach).

[stany]

     Dla przykładu zwraca się Sąd z wnioskiem o wypożyczenie jednej konkretnie wymienionej sprawy, a ja wciskam mu całą teczkę np. z 10-oma sprawami bo tyle spraw jest w jednej teczce ?,- przecież sprawy da się rozdzielić. W innym przypadku występuje pracownik wydziału z podpisaną przez szefa k. o. kartą udostępnienia o wypożyczenie jednej sprawy, a ja wydaję mu 10 spraw, o które nie prosił i które nie powinien otrzymać, ponieważ nie ma zgody na wypożyczenie tych pozostałych o które nie wnioskował - jest to wydanie akt niezgodne z przepisami, kto bierze odpowiedzialność  za udostępnienie  dokumentów tych pozostałych  bez zgody szefa  k. o. , a w przypadku zagubienia akt, tych o które nie wnioskował odbiorca, kto będzie odpowiadał ? Oczywiście pojedynczych pism, czy części sprawy nie udostępniamy w ogóle.

[kkk]

Dziękuję, wszystko jasne