Przyjmowanie akt do archiwum zakładowego - opis teczek

[tomek11]

witam

Pytanie być może banalne ale potrzebuje konkretnej odpowiedzi. Do AZ będą przekazywane są teczki /każda teczka to osobna sprawa/, teczki (na okładce) są z różnymi adnotacjami, wew.numerami rejestracyjnymi, opisami itp. w związku z tym nie na wszystkich teczkach będzie możliwość umieszczenia opisu zgodnie z Inst.kancel. - na górze nazwa jednostki itd... co robić? czy wymagane opisy na teczce mogą być trochę inaczej niż w instrukcji np nazwa jednostki na  środku teczki a poniżej dalsze informacje nazwa i daty?Czy wymagać wymiany teczek...

[MarcinP]

Nie wiem na jakiej instrukcji kancelaryjnej Pan bazuje. Niemniej opis okładki teczki musi być zgodny z tym, co stanowi instrukcja. Prawidłowy opis powinien zawierać:
1. nazwę jednostki (instytucji)
2. nazwę komórki organizacyjnej
3. znak teczki (symbol komórki i symbol z JRWA)
4. kategorię archiwalną
5. pełne hasło klasyfikacyjne z JRWA (+ dodatkowy opis poniżej hasła klasyfikacyjnego, jeśli jest potrzebny oraz informację o numerze sprawy, jeśli mamy do czynienia z rozbiciem na tomy, a poszczególne sprawy są w osobnych teczkach)
6.informację o rodzaju dokumentacji w teczce (faktury, skargi, pisma itp.)
7. daty skrajne dla dokumentacji znajdującej się w teczce
8. numer tomu
9. rok wszczęcia i zakończenia sprawy.

[marcin80]

Dobry opis, zgodny z rwa jest istotny, ale dużo zależy od tego z jaką dokumentacja masz do czynienia. Jeśli są to akta, których okres przechowywania  minie np. za rok, to ja wymagałbym od danej komórki zrobienia dobrego spisu zdawczo- odbiorczego i nie bawiłbym się w ceregiele ze zmianą okładek. W przyszłym roku skierowałbym do AP wniosek brakowania tej dokumentacji.
Jeśli mówimy o dokumentacji z dłuższym okresem przechowywania, nie można mieć skrupułów i trzeba żądać prawidłowego rozmieszczenie elementów opisu. Wtedy obecne okładki można zachować ale na wierzchy teczek wszyć nowe, z prawidłowym opisem.

[Mad_Cyclist]

Moje pytanie w tym temacie zabrzmi banalnie. Jak wytłumaczyć pracownikowi jednej z komórek organizacyjnych, żeby w opisie koszulki nie umieszczał całej treści pisma np: upoważnienia czy sentencji wyroku? Zwracając mu uwagę na ten fakt i wskazując, że opis powinien w sposób jasny i krótki odzwierciedlac treść sprawy otrzymałem odpowiedź "Bo Pan ustawia pracę pod siebie i ja po takich zmianach nic nie znajdę w EZD"