spis zdawczo-odbiorczy

[rogger]

W jakiej kolejności mam wpisać do spisu zdawczo-odbiorczego pozycje dokumentacji (dla tego samego hasła klasyfikacyjnego):
daty skrajne 2006-2010
daty skrajne 2005-2011

tak jak napisane, czy odwrotnie?

[stany]

Ja piszę odwrotnie.

[Jarek]

A co to za dokumentacja (akta spraw czy dokumentacja nietworząca akt spraw), wytworzyła ją ta sama komórka organizacyjna?

[marcia]

Ja też piszę, jak stany - patrzę na datę początkową.

[atriza]

Daty skrajne obu tych teczek zawierają te same lata (2006-2010), więc jeśli dokumentacja pochodzi z jednej komórki i zawiera się w jednym haśle klasyfikacyjnym (dokumentacja jednolita tematycznie), to myślę, że nie może stanowić dwóch oddzielnych pozycji / teczek z tak oznaczonymi datami skrajnymi, tylko powinna zostać podzielona tak, aby daty się nie "dublowały", np. 2005-2007, 2008-2011.

[ep1963]

Bardzo proszę Roggera o odpowiedź na zadane przez Jarka pytanie i dokładną, konkretną odpowiedż eksperta, bo przez te posty mocno mi namieszaliście drodzy forumowicze!

[MarcinP]

Ja ujmuję teczki opisane tym samym hasłem i symbolem klasyfikacyjnym według roku założenia teczki. Daty skrajne dla dokumentów są tu drugorzędne. Jeśli teczka dotyczy spraw założonych w roku 2008 i zawiera dokumenty z lat 2007-2010, to np. następna po niej będzie w spisie zdawczo-odbiorczym teczka założona w roku 2009 zawierająca dokumenty np. z lat 2006-2009. Najważniejsze jest przestrzeganie zasady, aby teczki aktowe były ujęte na spisie zdawczo-odbiorczym w kolejności wynikającej z wykazu akt. Taki przynajmniej układ narzuca mi instrukcja archiwalna z 18 I 2011 r.

[Początkujący archiwista]

Witam. Jak zapisać dokumentacje zapisaną na jednym spisie zdawczo-odbiorczym, jeśli poszczególne teczki w nim zawarte mają różne symbole klasyfikacyjne, tytuły i daty? W instrukcji kancelaryjnej mam napisane w jednym miejscu tak: "Przez uporządkowanie akt w spisie zdawczo-odbiorczym rozumie się ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt", a w innym: "spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracownicy przekazujący akta w kolejności teczek według jednolitego rzeczowego wykazu akt" Czy mam nadać im kolejność alfabetyczną po tytułach czy według symboli z JRWA, od najmniejszego do największego?

[Rovan]

Wg symboli klasyfikacyjnych.
Wymienione zapisy instrukcji bynajmniej ze sobą nie kolidują. Ułożenie wg hasła klasyfikacyjnego nie polega na ułożeniu alfabetycznym, a właśnie na ułożeniu wg symbolu hasła klasyfikacyjnego.