Archiwizacja dokumentacji EFS

[wiko]

Witam. Zastanawiam się nad zmianą zapisu w RWA dotyczącym archiwizowania dokumentacji EFs. Okres przechowywania takiej dokumentacji wynika z odrębnych umów i przepisów. Jeśli umieszczę taką informacje  w uwagach w danej klasie to jaką potem umieścić kategorię na teczce, spisie jeśli w wykazie akt będzie to wyglądało np. tak: Klasa 620, Staże zawodowe, kat. B5*), uwagi: *) dla projektów współfinansowanych ze środków UE czas przechowywania wynika z odrębnych regulacji lub umów
Tylko że kategoria B5 dotyczy dokumentacji finansowanej z innych środków niż EFS. a jaką kategorię lub informację napisać jeśli jest finansowana z EFS a dokumentacja jest przechowywana np. do końca 2020r.
Dziękuję za pomoc

[destroyer]

Ja dopisuję do oznaczenia kategorii Nie niszczyć przed np.31.12.2020. Zależy który projekt i jakie zarządzenie wydał dyrektor odnośnie przechowywania dokumentacji z EFS

[Rovan]

Jeśli okres przechowywania wynikający z odrębnych przepisów jest dłuższy niż ten wynikający z kategorii archiwalnej widniejącej w JRWA należy odpowiednio podwyższyć kategorię w opisie jednostki archiwalnej.
Np. jeśli archiwizujemy staże zawodowe w ramach projektu, które zgodnie z JRWA mają kat. B5, a zapis w umowie o dofinansowanie nakazuje trzymać całość dokumentacji projektu co najmniej 10 lat, to podnosimy kat. do B10.
Odrębną kwestia jest data od której rozpoczyna się bieg okresu przechowywania.
Liczymy go nie od daty sporządzenia dokumentacji, ani od daty zakończenia projektu, a od daty zamknięcia programu operacyjnego, z którego projekt był finansowany.

[Pogórzanin]

Wg mnie jest jeszcze druga strona medalu.  A co w związku z poniższą klasyfikacją i kwalifikacją?
04      Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej
041      Wnioskowanie o udział w programach i projektach finansowanych ze środków zewnętrznych   A
042      Realizacja programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych   A

Przecież programy EFS też są realizowane z tych środków.

[Rovan]

W ten sposób dotarliśmy do problemu notorycznego nadużywania klasy "Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej" i jej podklas.
Niektórzy pracownicy merytoryczni idąc na łatwiznę potrafią niemal całą dokumentacje związana z projektem "wrzucić" do tych klas, co jest moim zdaniem błędem.

Uważam, że w klasie "Wnioskowanie o udział w programach i projektach finansowanych ze środków zewnętrznych" powinna znaleźć się dokumentacja dot. wnioskowania o środki (wniosek o dofinansowanie, korespondencja w tej sprawie, aż do zawarcia umowy włącznie).

W klasie "Realizacja programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych" z kolei należy ująć dokumentację dot. przekazywana i rozliczania środków w projekcie w tym: wnioski o płatności częściowe wraz z ocenami i korespondencją,  akta kontroli i audytu w projekcie.
Z całą pewnością nie powinna się w tej klasie znaleźć natomiast dokumentacja merytoryczna.
Dla tej dokumentacji należy dobrać właściwą klasę tematyczną w zależności od tego, co jest finansowane ze środków unijnych.
Również dokumentacja przetargowa i finansowa mają własne klasy w JRWA.

Umieszczanie całej dokumentacji projektu w klasach "wnioskowanie..." i "realizacja..." zamiast we właściwych klasach tematycznych skutkuje zawyżeniem kategorii archiwalnych dla znacznej części akt.

[Forumowicz]

A jeśli jednostka ubiega się o środki z ministerstwa (dysponenta ll stopnia) to też będzie klasa 041?

[Rovan]

Taka sama klasyfikacja obowiązuje dla wszystkich programów i projektów dofinansowanych ze środków zewnętrznych - nie ma znaczenia czy są to środki unijne, czy krajowe, ani też czy uzyskujecie dofinansowanie bezpośrednio, czy za pośrednictwem dysponenta.
Ważne jest tylko to, ze są to z waszej perspektywy środki zewnętrzne.