AZ- gminy

[Rovan]

Mam 3 takie same pisma

Jeśli są to dokumenty o identycznej treści, w aktach pozostawiasz tylko jeden egzemplarz. Pozostałe idą do zniszczenia.

Zwrot korespondencji

Skoro jest to zwrot nieodebranego pisma, które urząd wysłał do adresata, zatem drugi egzemplarz tego samego pisma powinien być w aktach sprawy. W takim przypadku zwrócony egzemplarz traktujemy jak wtórnik.
Można ewentualnie pozostawić kopertę, jako ślad po tym, że pismo wróciło do nadawcy.

[paniarchiwistka91]

Mam 3 takie same pisma

Jeśli są to dokumenty o identycznej treści, w aktach pozostawiasz tylko jeden egzemplarz. Pozostałe idą do zniszczenia.

w każdym przypadku ? czy są jakieś wyjątki tj. niżej napisałam ?

[Jarek]

Nic nie usuwaj. Zawsze tak postępuj jeśli masz wątpliwości. Archiwista nie jest od tego żeby grzebać i patroszyć akta.
Wedle wszelkiego prawdopodobieństwa masz w aktach sprawy egzemplarz "ad acta", zwrot i egzemplarz z klauzulą affigacyjną. One nie są identyczne.

[paniarchiwistka91]

AZ Gmina - jaki symbol klasyfikacyjny z wykazu akt dla protokołów szacowania strat spowodowanych suszą ?

[Rovan]

Archiwista nie jest od tego żeby grzebać i patroszyć akta

Oczywiście, że nie. Zresztą nie tylko archiwista
Zgodnie z zasadą przynależności kancelaryjnej w ogóle nie powinno się ingerować w kształt nadany dokumentacji w trakcie prowadzenia akt w komórce.
Nie stoi to jednak w sprzeczności z procedurą usuwania z akt kat A (oraz dokumentacji niearchiwalnej o kat. powyżej B10) tzw. wtórników, czyli identycznych kopii danego dokumentu. Obowiązek taki jest wręcz zapisany expresis verbis w każdych normatywach. Zapis ten znajdziemy również w par. 15 ust. 4 pkt 1 lit. b) instrukcji archiwalnej z 2011 r.

Ewentualne wtórniki powinien usunąć z akt pracownik komórki przygotowujący je do przekazania do AZ.
Jeśli istnieją wątpliwości, czy dane pismo faktycznie jest wtórnikiem, wówczas bezpieczniej jest pozostawić w aktach wszystkie egzemplarze.

Egzemplarz z klauzulą affigacyjną nie będzie wtórnikiem egzemplarza ad acta.

[Jarek]

Nie stoi to jednak w sprzeczności z procedurą usuwania z akt kat A (oraz dokumentacji niearchiwalnej o kat. powyżej B10) tzw. wtórników, czyli identycznych kopii danego dokumentu. Obowiązek taki jest wręcz zapisany expresis verbis w każdych normatywach. Zapis ten znajdziemy również w par. 15 ust. 4 pkt 1 lit. b) instrukcji archiwalnej z 2011 r.

No, niezupełnie tak. W instrukcji archiwalnej z 2011 r. jest mowa o wyłączaniu "zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism", nie o wtórnikach, to nie to samo. Usuwana kopia musi być przy tym nie tylko powtarzalna, ale też uznana za zbędną. Jest to poza kompetencjami i zadaniami archiwisty.
W rozporządzeniu  z 20.10.2015 r. nie ma ani słowa nt usuwania czegokolwiek z akt przy przekazywaniu materiałów archiwalnych.

[Rovan]

mowa o wyłączaniu "zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism", nie o wtórnikach, to nie to samo.

Tutaj, szczerze mówiąc zabiłeś mi klina.
Wydaje mi się (a przynajmniej dotychczas wydawało ), że pojęcie: "identyczne kopie tych samych przesyłek lub pism" mieści się w definicji wtórnika w brzmieniu podanym przez PSA.

Jest to poza kompetencjami i zadaniami archiwisty

Tutaj pełna zgoda. W poprzednim poście zaznaczyłem, że usuwanie wtórników leży w gestii pracownika komórki, a nie archiwisty. Tylko on jest w stanie stwierdzić, czy ten drugi egzemplarz dokumentacji jest faktycznie zbędny.

[Jarek]

PSA osobno definiuje wtórniki, osobno kopie, nie całkiem jednoznacznie, można się w tym pogubić. Kopia ma zawsze jakiś pierwowzór, wtórniki są równoważne, ale też się je niekiedy nazywa kopiami. Jak się nad tym teraz zastanawiam, to zdaje się w instrukcji z 2011 r. mamy do czynienia z tym ostatnim przypadkiem, inaczej ten zapis byłby bezsensowny. Ale jest archaiczny, odnosi się do nie stosowanej już techniki tworzenia dokumentów, a nie ich formalnej natury - wziął się z dawnych kopii maszynopisowych i powielaczowych, których produkowano często za dużo. Obecnie referenci sami drukują tyle egzemplarzy ile potrzeba.

[paniarchiwistka91]

Co w sytuacji, gdy dwie sprawy są prowadzone pod jedną taką samą sygnaturą ?
6220.15.2011
6220.15.2011 - a powinna być 2013

Jak to odkręcić ?

[Rovan]

@paniarchiwistka91
Tak to bywa gdy nie prowadzi się spisu spraw i znaki nadaje "z pamięci".
Skoro sprawa jest już zakończona, nie da się tego "odkręcić".
Jedyne, co mogę zasugerować, to odpowiednia adnotacja na spisie spraw za 2013, w polu "uwagi" przy pozycji 15.
Oczywiście jeśli zdecydujesz się odtworzyć brakujący spis spraw (zakładam, że nie był prowadzony na bieżąco).

@Jarek
Pełna zgoda co do tego, że pojęcie wtórnika nie do końca przystaje do dzisiejszych technik wytwarzania dokumentów.
Przekonałeś mnie, że  - dla uniknięcia nieporozumień - najlepiej się nim nie posługiwać.

[paniarchiwistka91]

Grubość teczki nie powinna przekraczać 5 cm (ok. 500 arkuszy papieru maszynowego).

Jest na to jakaś podstawa prawna ?

[Rovan]

W Twoim przypadku Rozporządzenie PRM z 18.01.2011, a dokładnie stanowiąca jeden z jego załączników instrukcja archiwalna (par. 15 ust. 4 pkt 1 lit. e)).

[paniarchiwistka91]

Proszę o podpowiedź AZ Gmina

Akty notarialne w gminie jaka klasa z wykazu akt i dlaczego są przesyłane przez notariuszy ?
Jaka klasa dla protokołów szacowania strat spowodowanych suszą ?

[paniarchiwistka91]

Porządkuje teraz teczki dot. rozgraniczenia nieruchomości UG kat. A. W teczce jest misz-masz, układam chronologicznie sprawami. Mam pytanie czy jak już opracuje tą teczkę to robię na jakiś wykaz spraw, które są w teczce czy odtwarzam spis spraw ?

[Bolek]

Proszę o podpowiedź AZ Gmina

Akty notarialne w gminie jaka klasa z wykazu akt i dlaczego są przesyłane przez notariuszy ?

Była całkiem niedawno mowa o tym w wątku Archiwa zakładowe. Poszukaj.