AZ- gminy

[paniarchiwistka91]

AZ Gmina - jaki symbol klasyfikacyjny z wykazu akt dla protokołów szacowania strat spowodowanych suszą ?

[Bolek]

Masz generalnie dwa rodzaje pudeł. Bezkwasowe, w których przekazujesz materiały archiwalne do archiwum państwowego i z tektury falistej stosowane powszechnie w archiwach zakładowych (mniej trwalsze). Jak gminę stać to może stosować bezkwasowe. Pudła generalnie chronią przed kurzem. Na pudel archiwiści stosują różne zapisy. Od sygnatur ze spisów zdawczo-odbiorczych akt do AZ, poprzez symbole komórek, symbole z jrwa z dopisanymi latami, poprzez tytuły z jrwa, albo hasłowe typu "płace", "dowody" itp.

[Rovan]

Pudło może być wykorzystane w dwojakiej roli:
1. Jako jedyne opakowanie dokumentacji - wówczas opisujemy je tak jak teczkę
2. Jako opakowanie zewnętrzne, w którym umieszczamy opisane teczki - wówczas szczegółowość opisu pudła zależy od tego jak bardzo jednorodna jest dokumentacja w umieszczonych w nim teczkach. Opis minimum to nazwa jednostki i zakres sygnatur teczek w pudle.

[paniarchiwistka91]

Z góry bardzo dziękuje za cenne dla mnie odpowiedzi na pytania.

Chciałabym, żeby jeszcze ktoś raz na zawsze mi wytłumaczył jak postępujemy z dokumentacją, której nikt nie nadał symbolu klasyfikacyjnego z wykazy akt i zalega w szafach od lat 80 - 90-tych.

Wiem, że teraz trzeba uporządkować dokumentację, która była wytworzona w latach obowiązywania wcześniejszych wykazów akt zgodnie z nimi, według odpowiednich haseł. Ale czy nadaje ten numer na teczki i spisy? Czy tylko z tych starych wykazów akt biorę kategorię archiwalną? I co jeśli na przykład jest już wcześniej nadany numer i hasło z wykazu akt, a jest ono błędne, czy mogę to zmienić zgodnie ze starym wykazem akt, czy nowym, czy mogę zmienić kategorię archiwalną ?

Może jeszcze ktoś wie, jakie wykazy akt obowiązywały w urzędzie gminy przez rozporządzeniem z 2011 r.       

[Rovan]

Po kolei:
1. określ granice zespołów archiwalnych (przy tak starej dokumentacji część została wytworzona jeszcze przez Gminną Radę Narodową, część już przez Urząd Gminy)
2. W obrębie zespołu podziel dokumentacje na komórki organizacyjne
3. Dokonaj jej klasyfikacji w oparciu o JRWA właściwy dla daty powstania dokumentacji oraz kwalifikacji archiwalnej (ustalenia kategorii), przy czym jeśli w aktualnym JRWA jest wyższa wówczas nadajesz kategorię z aktualnego wykazu.
4. Wydziel dokumentacje przeterminowaną do brakowania i sporządź ewidencję brakowania
5. Pozostałą dokumentacje uporządkuj w sposób właściwy dla danej kategorii (patrz instrukcja kancelaryjna), opisz teczki i sporządź spisy z/o

co jeśli na przykład jest już wcześniej nadany numer i hasło z wykazu akt, a jest ono błędne, czy mogę to zmienić zgodnie ze starym wykazem akt, czy nowym, czy mogę zmienić kategorię archiwalną ?

Symbol klasyfikacyjny oraz hasło nadajesz z wykazu obowiązującego w dacie założenia teczki. Jeśli były nadane błędnie nanosisz prawidłowe w nawiasach kwadratowych (zachowując pierwotny opis). Podobnie z kategoria archiwalną, przy czym jeśli w aktualnym wykazie jest wyższa niż była w starym, nadajesz z aktualnego.

czy nadaje ten numer na teczki i spisy?

Tutaj są różne "szkoły". Moim zdaniem jeśli pracownicy w trakcie tworzenia dokumentacji nie nie znakowali spraw, nie stosowali symboli klasyfikacyjnych wówczas nie podajemy ich w opisie teczki. Nawet jeśli formalnie w jednostce obowiązywał w tym czasie JRWA.
Podobnie ze spisami spraw - jeśli nie zostały utworzone na bieżąco, nie odtwarzamy ich post factum.

jakie wykazy akt obowiązywały w urzędzie gminy przez rozporządzeniem z 2011 r.

Rozporządzenie PRM z 1999 r. (obowiązujące w latach 2000-2010)
Zarządzenie nr 40 PRM z 19.07.1990
Rzeczowy wykaz akt dla Biur Rad Narodowych z 1986 r.
Zarządzenie Nr 36 Ministra Administracji, Gospodarki Terenowej i Ochrony  Środowiska z dnia 12 XII 1975 r.

[paniarchiwistka91]

czy nadaje ten numer na teczki i spisy?

Tutaj są różne "szkoły". Moim zdaniem jeśli pracownicy w trakcie tworzenia dokumentacji nie nie znakowali spraw, nie stosowali symboli klasyfikacyjnych wówczas nie podajemy ich w opisie teczki. Nawet jeśli formalnie w jednostce obowiązywał w tym czasie JRWA.
Podobnie ze spisami spraw - jeśli nie zostały utworzone na bieżąco, nie odtwarzamy ich post factum.

Czyli ten symbol klasyfikacyjny i hasło dla danej sprawy mam jakby tak "w pamięci"? Bo na teczkę nie nanoszę ? A w spisie z/o nanoszę to ? Po uporządkowaniu robię spis z/o, a potem drugi spis do brakowania

[Bolek]

JRWA przytoczone prze ROVAN-a masz dostępne na forum.

[Rovan]

Czyli ten symbol klasyfikacyjny i hasło dla danej sprawy mam jakby tak "w pamięci"?

Tak jakby
Siłą rzeczy musisz przyporządkować akta do klasy z JRWA aby ustalić kategorię.

A w spisie z/o nanoszę to ?

Nie. Jeśli symbole klasyfikacyjne nie były stosowane, nie nanosi się ich ani na teczkę, ani na spis z/o.

Po uporządkowaniu robię spis z/o, a potem drugi spis do brakowania

Tak. Przy czym jeśli porządkowana dokumentacji jest już przeterminowana nie ma potrzeby sporządzać dla niej spisów z/o - wystarczą spisy do brakowania (brakowanie z natury).

[paniarchiwistka91]

Rzeczywiście są rożne szkoły. Mnie jeszcze uczyli, że symbol i hasło z wykazu akt, o których mówimy zapisuje się w nawiasach kwadratowych.

[Rovan]

W nawiasach kwadratowych nanosi się uzupełnienia opisu teczki.
Np. gdy sprawy w teczce miały nadane znaki spraw, ale w opisie teczki pracownik komórki zapomniał nanieść znaku teczki, wówczas archiwista powinien go uzupełnić i ująć w nawias kwadratowy.
W sytuacji gdy symbole klasyfikacyjne w ogóle nie były stosowane (dokumenty nie były opatrzone znakiem spraw przez komórkę prowadzącą) wówczas nie ma czego uzupełniać.
Opis teczki ma oddawać stan rzeczywisty nie idealny, a dane na spisie z/o odpowiadać danym na teczce.

Rzeczywiście są rożne szkoły

Cały problem w tym, że w odniesieniu do pewnych niuansów nie ma jednolitych procedur określonych na gruncie przepisów prawa, czy chociażby wytycznych NDAP.
Poszczególne AP-y wypracowały zatem własne procedury będące często odzwierciedleniem przyzwyczajeń pracujących w nich archiwistów.
Powoduje to, że w mamy do czynienia z "różnymi szkołami", co bywa czasem irytujące

[paniarchiwistka91]

Dziękuję za wszystkie odpowiedzi

Jeszcze tylko jedna wątpliwość.

Co ze spisami spraw? Czy odtwarzamy je w archiwum w trakcie porządkowania dokumentacji? Czy możemy przejąć dokumentację bez spisów spraw z danej jednostki?

[Rovan]

Tutaj znowu pojawia się problem "różnych szkół" .
Generalnie spisy spraw nie powinny być odtwarzane. Jeśli nie były prowadzone w trakcie procedowania spraw, to ich po prostu nie ma.
Natomiast z moich doświadczeń wynika, że niektóre archiwa państwowe wymagają aby takie brakujące spisy odtwarzać (w szczególności dla materiałów archiwalnych), co moim zdaniem jest pozbawione większego sensu. Tym bardziej, że odtwarzając treść spisu na podstawie dokumentacji nigdy nie będziemy do końca pewni, czy odtworzyliśmy go prawidłowo.

[paniarchiwistka91]

1. A czy mogę przejąć teczki z komórek organizacyjnych bez spisu spraw ?

2. Po uporządkowaniu teczek i odtworzeniu spisu spraw (wszystko się zgadza ), w ostatniej teczce został mi plik dokumentów, które nie należą do żadnej ze spraw. Co z nimi ? Wpisuje je na ten spis spraw czy może tworzę wykaz dokumentów zawartych w teczce ?

[Pogórzanin]

Ja  zwróciłbym do komórki organizacyjnej niech uporządkują. Wszystkie dokumenty bez względu na to czy tworzą sprawę czy nie powinny być zarejestrowane w odpowiedniej teczce .

[Rovan]

Wszystkie dokumenty bez względu na to czy tworzą sprawę czy nie powinny być zarejestrowane w odpowiedniej teczce

W przypadku dokumentacji nie tworzącej akt sprawy nie prowadzi się dla niej spisu spraw, nie rejestruje ani nie nadaje znaku sprawy.

czy mogę przejąć teczki z komórek organizacyjnych bez spisu spraw ?

Jeśli spisy spraw nie były prowadzone na bieżąco, to moim zdaniem tak. Odtwarzanie nieistniejących spisów nie ma większego sensu.