okres przechowywania akt - błąd

[monika1234]

hej wszystkim proszę o pomoc.
od niedawna przejęłam archiwum zakłądowe - składnicę akt, w trakcie typowania dokumentow do brakowania znalazlam błąd, który powstał kilka lat temu: w spisie zdawczo-odbiorczym oraz na tomie żle przyporządkowano okres przechowywania dokumentów (zamiast B25 to B5). nie wiem co mam robić czy zawrzeć to w protokole oceny dokumentacji nierachiwalnej i żeby wszyscy członkowie komisji sie podpisali? i czy mogę potem to zmienić i postawić swoja parafkę ? czy może nic z tym nie robić ?
drugie moje pytanie czy jak wysyłam wniosek do archiwum państwowego to załącznikiem ma być tylko spis dokumentacji niearchiwalnej ?

dziękuję za odpowiedzi

[wiko]

Do Archiwum wysyłasz wniosek ze spisem dokumentacji niearchiwalnej, ja dołączam jeszcze protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej ale to już reguluje instrukcja archiwalna obowiązująca w danej jednostce. Co do pierwszego pytania to nie do końca rozumiem, te akta są wpisane już na spisie dokumentacji przeznaczonej do brakowania?

[Rovan]

nie wiem co mam robić

Rozumiem, że zgodnie z JRWA akta powinny mieć kat. B25, a przez zwykłą pomyłkę nadano im kat. B5?
W takim przypadku wystarczy poprawić kategorię na spisie i na teczkach.
Jeśli dokumentacja została już ujęta na spisie do brakowania należy zaktualizować spis, wniosek i protokół (podpisuję wszyscy członkowie komisji).

czy jak wysyłam wniosek do archiwum państwowego to załącznikiem ma być tylko spis dokumentacji niearchiwalnej

Jeśli w trakcie typowania dokumentacji do brakowania sporządzono protokół oceny dokumentacji, wówczas on również jest dołączany do wniosku.

[monika1234]

dokumentacja nie została ujęta w spisie dokumentacji niearchiwalnej do brakowania, bo jak zauważyłam w składnicy ten błąd to już tego nie dawałam do spisu brakowania i nie wiem jak to zrobić żeby było wszystko formalnie poprawne:
czy ująć to w protokole oceny (...) że znaleziono błąd i poprawie to na teczce poprzez skreślenie B5 i oddanie B25 plus parafka
czy notatkę lepiej napisać (bo nie chcę protokołu potem wysyłać do archiwum, gdzie będzie widać ze jakis bład znalazlam)

jeszcze jedno pytanie: do wniosku do archiwum o wyrazenie zgody na brakowanie wysyłam w załączeniu spis dokumentacji niearchiwalnej do brakowania. czy ten spis, który wyślę tylko ja podspiuję i kierownik zakładu czy też wszyscy członkowie komisji

[Rovan]

Skoro dokumentacja o błędnej kwalifikacji archiwalnej nie została wciągnięta na spis do brakowania, nie ma potrzeby sporządzać żadnych notatek.
Wystarczy poprawić kategorię na spisach z/o (z adnotacją o przyczynie naniesionych zmian i podpisem archiwisty) oraz na teczkach.
Zmiana kat. z B5 na B25 będzie się zapewne wiązała z koniecznością właściwego opracowania dokumentacji (usunięcie metalowych i plastikowych elementów itd.) - wątpię żeby zostało to zrobione przy przekazywaniu akt do AZ skoro potraktowano je jako kat. B5.

Członkowie komisji podpisują tyko protokół.

[Zielona]

Witam,

Mam pytanie.  Moja firma stała się firma prywatną w 2006r. W związku z tym, nie ma już archiwum zakładowego, tylko składnica akt.  Czy dalej muszę wysyłać zgody na brakowanie dok. niearchiwalnej do Archiwum Państwowego? Bo rozumiem, że te dok przed prywatyzacją, muszę otrzymać zgodne na brakowanie.

[Rovan]

Czy dalej muszę wysyłać zgody na brakowanie dok. niearchiwalnej do Archiwum Państwowego?

Tak, ale tylko dla dokumentacji wytworzonej/zgromadzonej przed prywatyzacją.
Podobnie, jeśli przed prywatyzacją wytwarzaliście materiały archiwalne, zachowują one swój status i macie obowiązek przekazać je po 25 latach do AP.
AP ma również prawo kontrolować waszą jednostkę w zakresie dokumentacji powstałej przed prywatyzacją.

[Pogórzanin]

To czy będzie to protokół oceny czy nie zależy od tego czy Twoja składnica podlega pod nadzór AP. Jeżeli tak to musisz stosować rozporządzenie z 2015 r. dotyczące brakowania akt. Jeżeli nie stosujesz protokół oceny.

[Rovan]

Nie do końca.
Aktualne przepisy (rozporządzenie MKiDN z 20.10.2015) nie wymają od żadnej jednostki powoływania komisji oceny dokumentacji ani sporządzania protokołu.
Wymogi takie mogą się jednak znajdować w instrukcji archiwalnej danej jednostki, choć nie muszą.
Jeśli adekwatne zapisy zostały ujęte w instrukcji, to obowiązują.