Internetowe Forum Archiwalne > Kształtowanie zasobu archiwalnego
Projekt nowelizacji ustawy archiwalnej
Jarek:
--- Cytat: Rovan w Sierpień 22, 2018, ---
--- Cytat: Jarek w Sierpień 20, 2018, ---Ponadto nie mamy też pewności, że odwzorowywany papier zawsze będzie dokumentacją niearchiwalną.
--- Koniec cytatu ---
Wydaje się, że intencją twórców projektu jest właśnie uznanie dokumentów papierowych, dla których wykonano odwzorowanie cyfrowe za dokumentację niearchiwalną niezależnie od "tradycyjnych" kryteriów kwalifikacji archiwalnej, w tym klasyfikacji rzeczowej.
Czyli w myśl tych zapisów dokument, który z uwagi na swoja tematykę powinien zostać uznany za materiał archiwalny , po wykonaniu odwzorowania cyfrowego "z automatu" staje się dokumentem niearchiwalnym.
--- Koniec cytatu ---
Nie wiem czy się nie martwię na wyrost, to będą może przypadki jeden na milion, ale może się zdarzyć, że dokumentem odwzorowanym będzie np. dokument z XIX w., dajmy na to załączony do odwzorowywanej przesyłki. Chodzi o to by przepis nie zablokował możliwości potraktowania takiego dokumentu jako materiału archiwalnego. To się da ogarnąć, dokumenty odwzorowane wycofuje się ze składów z różnych powodów, trzeba to tylko uwzględnić w przepisie (choć pewnie raczej w rozporządzeniu a nie w ustawie).
Jarek:
Na tym etapie jednak tylko stowarzyszenie Archiwizjoner wniosło uwagi do projektu. Liczę że więcej uwag pojawi się przy opiniowaniu - zwłaszcza ze strony jednostek które mają EZD i składy.
Głowię się nad tym bo także w moim urzędzie możliwość brakowania składów to pilna potrzeba, a przepis w proponowanym brzmieniu budzi poważne wątpliwości.
Jak powszechnie wiadomo, brakowanie obecnie generalnie polega na tym, że podmiot stwierdza upłynięcie czasu przechowywania dokumentacji i że utraciła już znaczenie, a Archiwum państwowe stwierdza że to nie są materiały archiwalne. W przypadku składów to drugie załatwia nam proponowany zapis ustawowy. Pozostaje "tylko" zmartwienie dla podmiotu - stwierdzenie utraty znaczenia, w tym wartości dowodowej. Istotą konceptu brakowania składów jest możliwość brakowania całych ich roczników, bez specjalnego oglądania się jakich spraw dotyczą, zwłaszcza jeśli chodzi o kategorię archiwalną. Wyobrażam sobie że archiwista siądzie nad takim rocznikiem, zgodnie z przepisem i procedurą zweryfikuje ilościowo dokumenty przeznaczone do brakowania i nie będzie zastanawiał się nad ich wartością archiwalną czy dowodową. Jeśli projekt przejdzie w proponowanym kształcie, to będzie to co najmniej trudne do wykonania.
Jeśli odwzorowanie ma zastępować papier, to papier można teoretycznie wybrakować od razu po odwzorowaniu, ale rzecz jasna tak się nie będzie działo, będziemy to odsuwać w czasie. Ważne jest jedynie zachowanie zasady - brakujemy całe roczniki składu. Od tego będą pewnie wyjątki (sprawy w toku?), ale nie powinny być one powodowane kategorią archiwalną. Odsuwanie w czasie będzie pomniejszało ilość wyjątków.
Przepis musi dawać podmiotowi pewność że brakowanie jest w takiej sytuacji działaniem w pełni legalnym i że nie narusza wartości dowodowej elektronicznych akt spraw. Tymczasem zanosi się na to, że kategoria archiwalna jednak będzie miała znaczenie a brakowanie składu okaże się fragmentaryczne. Projekt w obecnym brzmieniu przede wszystkim "zabezpiecza interesy" archiwów państwowych - zapobiega przekazywaniu do nich składów dokumentów odwzorowanych i ułatwia wydawanie zgód na brakowanie. Dla nas to za mało, bo będziemy musieli się zastanawiać co bezpiecznie możemy wybrakować a co nie.
Co będzie się dało wybrakować jeśli projekt wejdzie w życie w obecnym kształcie? Wyobraźmy sobie, że przekazaliśmy już do ADE dokumentację elektroniczną spraw kat. A, ap to potwierdziło, usunęliśmy tę dokumentację z naszego EZD. Zostały tylko dokumenty powiązane z tymi sprawami, przechowywane w składzie. Chyba można je wybrakować? Albo przechowywać wiecznie jako kategorię B?
Dalej: przyjmijmy, że mamy do czynienia ze sprawami elektronicznymi kat. B, które można już wybrakować. Póki co, to trochę niepotrzebne działanie, może się jednak okazać że będziemy musieli już teraz brakować sprawy elektroniczne - właśnie przez składy. Równoczesne brakowanie "przeterminowanych" spraw elektronicznych i powiązanych z nimi dokumentów ze składów to w miarę czysta i pewna sytuacja, pozbędziemy się ze składów nawet dokumentów nie odwzorowanych w całości. Ale czy dałoby się zachować takie sprawy elektroniczne a wybrakować tylko dokumenty ze składów? To prostsze działanie, ale tu już pojawiają się wątpliwości.
Najbardziej ryzykowne wydaje się brakowanie dokumentów papierowych, powiązanych ze sprawami kat. B dla których nie upłynął jeszcze czas przechowywania.
Powtórzę - chodzi o wprowadzenie takiego przepisu, który pozwoli na zastępowanie dokumentów papierowych odwzorowaniami oraz na brakowanie papieru bez względu na kategorię archiwalną spraw.
Jestem ciekaw zdania Ifarowiczów, którzy mają w swoich instytucjach EZD i składy, jak oceniają ten projekt i możliwości brakowania odwzorowanych dokumentów.
Rovan:
--- Cytuj ---Jeśli odwzorowanie ma zastępować papier, to papier można teoretycznie wybrakować od razu po odwzorowaniu, ale rzecz jasna tak się nie będzie działo, będziemy to odsuwać w czasie.
--- Koniec cytatu ---
Projekt zmian w ustawie wprawdzie tego nie precyzuje (odsyła do nie istniejącego jeszcze rozporządzenia), ale wnioskując po istniejących zapisach nt. kwalifikacji IND, których zawartość skopiowano do systemu EZD można podejrzewać, że per analogiam papierowe dokumenty dla których wykonane zostaną odwzorowania cyfrowe uznane zostaną za dokumentacje niearchiwalną kat. BC i jako takie przeznaczone do wybrakowania przy najbliższej okazji.
Zobaczymy jak ta kwestia zostanie uregulowana w rozporządzeniu, o którym mowa jest w projekcie zmian w ustawie.
Paweł z ...:
--- Cytat: Rovan w Wrzesień 13, 2018, ---
--- Cytuj ---Jeśli odwzorowanie ma zastępować papier, to papier można teoretycznie wybrakować od razu po odwzorowaniu, ale rzecz jasna tak się nie będzie działo, będziemy to odsuwać w czasie.
--- Koniec cytatu ---
Projekt zmian w ustawie wprawdzie tego nie precyzuje (odsyła do nie istniejącego jeszcze rozporządzenia), ale wnioskując po istniejących zapisach nt. kwalifikacji IND, których zawartość skopiowano do systemu EZD można podejrzewać, że per analogiam papierowe dokumenty dla których wykonane zostaną odwzorowania cyfrowe uznane zostaną za dokumentacje niearchiwalną kat. BC i jako takie przeznaczone do wybrakowania przy najbliższej okazji.
Zobaczymy jak ta kwestia zostanie uregulowana w rozporządzeniu, o którym mowa jest w projekcie zmian w ustawie.
--- Koniec cytatu ---
Analogia jest tu błędna, bo jednak kopiując z nośnika dokument elektroniczny mamy w systemie EZD nadal "pełnowartościowy" dokument i przy brakowaniu nie ma dylematu czy niszczymy dokument nieprzydatny jednostce czy do celów kontrolnych. Przy skanie chcemy zniszczyć oryginał papierowy a zachować kopię cyfrową, która nie ma wszystkich cech oryginału i nie ma co ukrywać zawsze skan będzie mieć wartość dowodową mniejszą - czy ktoś słyszał o badaniach grafologicznych ze skanu? Bo ja nie. :)
Rovan:
W każdym razie przepisy wykonawcze będą musiały doprecyzować kwestię okresu przechowywania papierowych oryginałów, dla których wykonano odwzorowanie cyfrowe. Samo stwierdzenie, że są dokumentacja niearchiwalną to trochę za mało. Jasne, w sytuacji gdy ze względu na klasyfikację rzeczową i tak zostałyby zakwalifikowane do kat. B nie byłoby większego problemu. Co jednak z dokumentacją, która zgodnie z JRWA stanowiłaby materiały archiwalne, a w świetle znowelizowanych przepisów stanie sie dokumentacją niearchiwalną, jak długo ją przechowywać?
Nawigacja
[#] Następna strona
Idź do wersji pełnej