Internetowe Forum Archiwalne > Kształtowanie zasobu archiwalnego
Projekt nowelizacji ustawy archiwalnej
Jarek:
Przepis może "na sztywno" wskazać czas przechowywania składów (np. 10 lat) albo pozostawić podmiotom dowolność. Myślę że najważniejsze jest wyraźne odniesienie w przepisie do roczników składów, coś w rodzaju "dokumenty odwzorowanie, zgromadzone w składzie chronologicznym w ciągu jednego roku kalendarzowego, mogą zostać wybrakowane nie wcześniej niż/po upływie/po stwierdzeniu ....". To że jakaś sprawa będzie wciąż w toku nie powinno mieć wpływu na brakowanie składu (jeśli odwzorowanie ma mieć pełną moc dowodowa) ale w praktyce może być różnie.
Jakąś analogią może być zapis Art. 220 par. 5 kpa wskazujący konieczność przechowywania przez stronę papierowych dokumentów których elektroniczne kopie dostarczono organom w ramach postępowania administracyjnego - do momentu ostateczności decyzji. Ale to jednak trochę inna sytuacja.
Jarek:
Stowarzyszenie Archiwizjoner dostało odpowiedź ministerstwa na swoje uwagi.
https://www.facebook.com/pg/archiwizjoner/photos/?tab=album&album_id=1679109948866312
Trochę dziwi że tej odpowiedzi nie umieszczono na stronie RCL.
Zacznę od rzeczy pozornie mało istotnej - od technicznej postaci odpowiedzi - która na fejsbuku Archiwizjonera została opisana tak:
--- Cytuj ---Poza tym otrzymaliśmy nie "oryginalne pismo elektroniczne" tylko pismo sporządzone w wyniku wykorzystania funkcjonalności do generowania wydruku papierowego. Przykre... i niezgodne z instrukcją kancelaryjną MKiDN
--- Koniec cytatu ---
Ze względu na przedmiot korespondencji ta techniczna postać nabiera jednak znaczenia i staje się przyczynkiem do dyskusji o składach. Korzystający z EZD PUW zapewne wiedzą o jaką funkcjonalność chodzi - istnieje możliwość wygenerowania pliku pdf przeznaczonego do wydruku wraz z tzw. uwierzytelnieniem. Taki wydruk będzie - zgodnie z przepisami o informatyzacji - papierową kopią dokumentu elektronicznego, podpisanego uprzednio podpisem elektronicznym. Wydruk ten pod treścią dokumentu będzie miał automatycznie uzupełnioną tabelkę, zawierającą informacje o dokumencie elektronicznym i podpisie (poniżej jako przykład tabelka z pisma które otrzymało stowarzyszenie). Sam plik pdf zawiera jednak wciąż podpis elektroniczny, ale przez nadpisanie dokumentu spowodowane dodaniem tabelki, podpis ten nie może być pozytywnie zweryfikowany. Używam tego systemu na codzień, więc wiem że nie ma to znaczenia, ale każdy zewnętrzny odbiorca takiego pdfa może pomyśleć że to jakaś fałszywka ... Taki pdf to nie jest dokument elektroniczny. Wystarczyło pobrać z EZD naturalny dokument elektroniczny z podpisem i załączyć go do maila. Zapisywanie, przechowywanie i przesyłanie drogą elektroniczną plików pdf tworzonych tylko w celu wydruku nie tylko nie ma sensu, jest niezgodne z instrukcją kancelaryjną, ale w tym konkretnym przypadku poddaje też w wątpliwość znajomość zasad EZD u autora pisma - co pozostaje w dysonansie z treścią tego pisma, mającą być eksperckim odniesieniem się do uwag stowarzyszenia.
Co gorsza, opisana wyżej praktyka nie jest odosobniona, mam wręcz wrażenie (być może mylne) że celują w tym ministerstwa.
Tyle tytułem przydługiego wstępu, wracając do tematu - przywołałem sposób tworzenia papierowych kopii dokumentów elektronicznych, by zapytać czy w przypadku odwzorowań i składów nie mamy czasem do czynienia z sytuacją odwrotną - czy odwzorowanie nie powinno być zdefiniowane jako de facto elektroniczna kopia dokumentu papierowego? Niekoniecznie przy tym definiowaniu trzeba używać określenia "kopia", ale chodzi o sens definicji, czyli o odróżnienie od naturalnego dokumentu elektronicznego. Pozostaje wciąż pytanie czy odwzorowanie to dokument elektroniczny w rozumieniu ustawy o informatyzacji - moim zdaniem tak - dokąd odwzorowanie może być zweryfikowane z tym co jest w EZD (lub w ADE w przypadku przekazanej tam elektronicznej kat. A), czyli dokąd ktoś może stworzyć elektroniczną kopię odwzorowania, podpisaną ważnym podpisem elektronicznym, a także dostarczyć wiarygodne metadane tego odwzorowania.
Cdn.
Jarek
Jarek:
Podstawą/punktem wyjścia do określenia czym jest odwzorowanie cyfrowe jest oczywiście jego definicja z rozporządzenia z 2011 r. Jedyne czego tam ewentualnie brakuje to chyba właśnie wyraźne wskazanie że to dokument elektroniczny - w rozumieniu ustawy o informatyzacji. To - zgodnie z treścią odpowiedzi ministerstwa - rzeczywiście wymaga dalszych analiz.
Stowarzyszenie Archiwizjoner zwróciło uwagę na kwestię daty wykonania odwzorowania, wskazując że możliwe jest np. ponowne odwzorowywanie dokumentów dajmy na to z 2011 r. po to by zastąpić niepełne odwzorowanie pełnym czy poprawić czytelność odwzorowania. Odpowiedź ministerstwa jest cokolwiek dziwna - najpierw stwierdzono w niej że wykonywanie ponownego odwzorowania po jakimś czasie jest "niedopuszczalne i niecelowe". Pomyślałem sobie że może jednak jest coś na rzeczy, bo pierwotne odwzorowanie świadczy o przebiegu sprawy. Ale potem ministerstwo zaznacza, że ponowne odwzorowanie może jednak mieć miejsce - w przypadku przekazywania elektronicznych materiałów archiwalnych. Ja pierniczę ..., gdzie w tym sens? Czy archiwa państwowe liczą na działalność charytatywną ze strony podmiotów używających EZD - coś w rodzaju "myśmy się z tymi papierami wozili przez 10 lat, ale wam to teraz doskanujemy przy przekazywaniu żebyście się biedactwa nie musieli męczyć z ich przechowywaniem"? Umacniam się w przekonaniu że w projekcie chodzi o zabezpieczenie archiwów państwowych przed koniecznością przejmowania papierowych składów, a reszta jest chyba mniej ważna. Umożliwcie nam doskanowywanie ze względu na nasze potrzeby, to nie będzie papieru. Trzeba będzie jeszcze tylko ogarnąć problem współistnienia w sprawach dwóch odwzorowań tego samego dokumentu.
Co do tego skąd powinno być wiadomo czy jakiś plik jest odwzorowaniem dokumentu papierowego czy też naturalnym dokumentem elektronicznym - ministerstwo wskazało że to wszystko załatwia system EZD, rozliczalność i pieczęć elektroniczna. Ciekaw jestem jak sobie z tym poradzi paczka archiwalna i ADE, kiedy już nijakich danych o rozliczalności w obecnym kształcie nie będzie. Chodzi o to co będzie nam poza EZD dostarczało informacji że to skan lub nie skan - metadane dokumentu czy też może tylko jakaś metryka sprawy.
Jarek:
W październikowym numerze "IT w administracji" jest artykuł p. Magdy Gałach poświęcony tej nowelizacji, polecam jego lekturę. Nie ulega już wątpliwosci że najwięcej konkretów w kwestii brakowania składów będą zawierać projektowane przepisy wykonawcze. Dwie kwestie pozostają jednak moim zdaniem wciąż dyskusyjne - postępowanie z dokumentami sprzed 2011 r. i moźliwość doskanowywania dokumentów.
Najprostszy sposób na uniknięcie nieuprawnionego zniszczenia papierowych dokumentów sprzed 2011 r. to po prostu brak ich obecności w składach (brakować można tylko to co jest w składzie). Problematyczne pozostaną takie przypadki, kiedy dokument sprzed 2011 r. będzie tylko jakimś załącznikiem, dowodem w bieżącej sprawie. Rozwiązaniem powinno być dążenie by takie dokumenty np. zwracano wnioskodawcom po ich skopiowaniu, pytanie czy to zawsze będzie możliwe.
W artykule tym nie ma juź mowy o jakiejkolwiek możliwości doskanowywania dokumentów. Ja jednak uparcie wciąż podnoszę, że praktyka postępowania z dokumentacją w ramach EZD wciąż stawia nas w sytuacjach, kiedy to doskanowanie wydaje się zasadne, a problemem jest w gruncie rzeczy ogarnięcie tego przy pomocy metadanych i funkcjonalności systemów klasy EZD (dwa istniejące obok siebie odwzorowania, mające np ten sam numer rpw, ale różne identyfikatory itd). Ba, w przypadku kat. A takie doskanowanie mogłoby mieć przecież miejsce nawet już w ap!
Myślę że dodatkowa metadana, wskazująca nie tylko, że jakiś plik jest odwzorowaniem, ale też czy jest ono pełne czy niepełne (i tak faktycznie określana) powinna zostać formalnie usankcjonowana. Może ten dodatkowy skan powinien mieć też określoną relację do skanu pierwotnego. Nie mam rzecz jasna pewności czy namnaźanie plików i metadanych to dobra scieżka w szukaniu rozwiązania problemów związanych ze składami, ale myślę że warto takie ewentualności starannie rozważyć, zwłaszcza jeśli metadane dodatkowych skanów mogłyby być określane prawie całkowicie automatycznie (np. po wskazaniu relacji z pierwotnym skanem).
Nawigacja
Idź do wersji pełnej