Przejąłem archiwum zakładowe

[Falmar]

Czytałem. Wnioskuję, że wszelkie zmiany nanoszę na spisach oryginalnych

[Falmar]

Dzień dobry wszystkim,

Potrzebuję Waszej pomocy.

Zastanawiam się jak archiwizować dokumenty, które leżą jeszcze w komórkach organizacyjnych z roku na przykład 2012.
Otóż w roku 2012 obowiązywał u nas inny formularz spisu spraw, inne JRWA. Komórki pytają mnie czy archiwizować to według tego co obowiązywało w roku 2012, a potem poprawiać przy weryfikacji czy według tego JRWA, które obowiązuje dzisiaj. Na logikę myślę, że należałoby zakwalifikować to w oparciu o obowiązujące przepisy, żeby nie wykonywać pracy podwójnie, ale wolę się upewnić?

[metricisRegninotarii]

Obawiam się, iż jeśli jakiś przepis nie stanowi inaczej to np. oznaczenia na teczkach, tj. przyporządkowanie do klas rzeczowych oraz elementy opisu teczki powinny odpowiadać przepisom w dacie ich wytworzenia. Jeśli późniejsze przepisy wymagają zmiany okresu przechowywania lub kategorii archiwalnej to komórka organizacyjna zdająca akta powinno dokonać stosownych zmian przed przekazaniem akt.

[Bolek]

Zastanawiam się jak archiwizować dokumenty, które leżą jeszcze w komórkach organizacyjnych z roku na przykład 2012.
Otóż w roku 2012 obowiązywał u nas inny formularz spisu spraw, inne JRWA. Komórki pytają mnie czy archiwizować to według tego co obowiązywało w roku 2012, a potem poprawiać przy weryfikacji czy według tego JRWA, które obowiązuje dzisiaj. Na logikę myślę, że należałoby zakwalifikować to w oparciu o obowiązujące przepisy, żeby nie wykonywać pracy podwójnie, ale wolę się upewnić?

Z tego co tutaj pisałeś nowe przepisy w twojej jednostce obowiązują od 2014 roku. Zatem dokumentacja wytworzona przed tym rokiem ma hasła i symbole zgodne z jednolitym rzeczowym wykazem akt obowiązującym w momencie wytworzenia tych akt, natomiast kategorię archiwalną powinna mieć dostosowaną do tego obowiązującego od 2014 roku. Nie wiem co to za jednostka, ale były i takie, które w przepisach nie mają obowiązku przekwalifikowania akt. Ale takich jest niewiele. Czy w zarządzeniu wprowadzającym nowe przepisy kancelaryjno-archiwalne masz 5 -letni termin przekwalifikowania dokumentacji, czy tylko jest o tym mowa bez z góry narzuconego terminu. Jeśli to drugie to przekwalifikowanie możesz dokonywać np. w momencie brakowania dokumentacji. Jednak lepiej zbyt długo z tym nie zwlekać. Z komórek zaległą dokumentację przejmuj już przekwalifikowaną i uporządkowaną według obowiązującej instrukcji archiwalnej. Nie daj sobie wcisnąć nieuporządkowanej dokumentacji.

[Falmar]

Zastanawiam się jak archiwizować dokumenty, które leżą jeszcze w komórkach organizacyjnych z roku na przykład 2012.
Otóż w roku 2012 obowiązywał u nas inny formularz spisu spraw, inne JRWA. Komórki pytają mnie czy archiwizować to według tego co obowiązywało w roku 2012, a potem poprawiać przy weryfikacji czy według tego JRWA, które obowiązuje dzisiaj. Na logikę myślę, że należałoby zakwalifikować to w oparciu o obowiązujące przepisy, żeby nie wykonywać pracy podwójnie, ale wolę się upewnić?

Z tego co tutaj pisałeś nowe przepisy w twojej jednostce obowiązują od 2014 roku. Zatem dokumentacja wytworzona przed tym rokiem ma hasła i symbole zgodne z jednolitym rzeczowym wykazem akt obowiązującym w momencie wytworzenia tych akt, natomiast kategorię archiwalną powinna mieć dostosowaną do tego obowiązującego od 2014 roku. Nie wiem co to za jednostka, ale były i takie, które w przepisach nie mają obowiązku przekwalifikowania akt. Ale takich jest niewiele. Czy w zarządzeniu wprowadzającym nowe przepisy kancelaryjno-archiwalne masz 5 -letni termin przekwalifikowania dokumentacji, czy tylko jest o tym mowa bez z góry narzuconego terminu. Jeśli to drugie to przekwalifikowanie możesz dokonywać np. w momencie brakowania dokumentacji. Jednak lepiej zbyt długo z tym nie zwlekać. Z komórek zaległą dokumentację przejmuj już przekwalifikowaną i uporządkowaną według obowiązującej instrukcji archiwalnej. Nie daj sobie wcisnąć nieuporządkowanej dokumentacji.

Nowe przepisy obowiązują od 1 stycznia 2015 roku. Zarządzenie pojawiło się w połowie 2014 roku, jednak w życie weszło 1 stycznia 2015.
Poprzedni archiwista po którejś kontroli z AP w 2014 roku dostał w zaleceniach 3 letni termin na przeprowadzenie weryfikacji dokumentacji. Można się domyślic, ze temat nie został ruszony przez 3 lata.
Na koniec 2017 była kolejna kontrola, po kontroli mój poprzednik zwiał, a mi AP dało niecałe 2 lata na przeprowadzenie weryfikacji. To tak po krótce. Wszystkiego dowiedziałem się kilka dni po objęciu stanowiska. Tak po krótce to wygląda

[konfi]

Dzień dobry. Rozpoczęłam pracę w archiwum zakładowym, którego zasób leżał odłogiem. Rozpoczęłam od akt osobowych z lat 40. i 50. ubiegłego wieku, które chcę przygotować do ekspertyzy. Często w teczkach znajdują się dokumenty sporządzone na maszynie w 2-5 egzemplarzach, wszystkie opieczętowane i podpisane, czyli niczym się nie różnią. Czy powinnam pozostawić jeden z nich, a pozostałe uznać za wtórniki i usunąć z teczek?

W aktach osobowych jest sporo dokumentów, których wg JRWA nie powinno tam być - karty wynagrodzeń, zaświadczenia o uczęszczaniu dzieci pracowników do szkoły, prośby o dopłaty do posiłków, usprawiedliwienia nieobecności w pracy "bo zjadłam pomidory z puszki i dostałam niestrawności" itp. Karty wynagrodzeń powinny być w dokumentach księgowych, ale co zrobić z pozostałymi?

Jestem pewna, że AP przejmie część tych akt, jako że dotyczą one osób ważnych dla historii miasta i powstają na ich temat monografie.
Prosiłabym o pomoc w rozwianiu wątpliwości.

[muniekdm]

Jeśli te akta osobowe podlegają ekspertyzie to ja bym narazie nic z nimi nie robił. Niech AP się wypowie w tym temacie.

[Bolek]

Jeśli chodzi o akta osobowe tut masz wytyczne odnośnie postępowania:
https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/akty_normatywne/Zarzadzenie_Nr_16.pdf