Internetowe Forum Archiwalne > Kształtowanie zasobu archiwalnego
Odpisy w aktach sądowych
Marcin Kapała:
Ciekawi mnie pewna praktyka kancelaryjna, którą zauważyłem w sądach. W przypadku sporządzania odpisów z akt sądowych (wydanych orzeczeń/ postanowień), ich kopie trafiają do akt zakończonych postępowań. W ten sposób do akt z lat 50-tych, 60-tych, 70-tych wpinane są odpisy sporządzane współcześnie. Każdy kto miał okazję opracowywać akta sądowe, wie o czym piszę. Zakładałem, że tego typu praktyka ma jakąś logiczną podstawę i próbowałem dociekać w sądach jej uzasadnienia. Jedynym argumentem, który usłyszałem, było cytuję - "zawsze tak postępowaliśmy" - koniec cytatu. Oczywiście taka odpowiedź nie jest dla mnie satysfakcjonująca. Czy ktoś z forumowiczów wie, dlaczego w sądach postępują w ten sposób?
paniarchiwistka91:
Kopie wyroków/postanowień zawsze sporządza się w kilku egzemplarzach na tzw. "zapas". Zdarza się tak, że czasami ktoś zwraca się do Sądu o odpis takiego orzeczenia lub trzeba rozesłać do innej instytucji i wtedy mamy już przygotowany, poświadczony za zgodność z oryginałem egzemplarz.
muniekdm:
Marcinie Taka jest w sadach praktyka, że jeśli ktoś chciałby odpis wyroku to wniosek trafia do akt sprawy. Dzisiaj też wyroki sporządzane w latach 50-ych, 60-ych, 70-ych przepisuje się komputerowo. pewnie to wynika z faktu, ze kserokopia z takiego starego dokumentu wyglądałaby źle.
Najgorsze jest, że pracownicy tak postępują także w przypadku akt, które są już w zasobie AP. Wydział wypożycza akta a potem zwraca akta z wnioskiem, kopią wydanego postanowienia/wyroku, często także z pismami dotyczącymi wypożyczenia akt z AP. Pracownicy wychodzą bowiem z założenia, że są to ich akta i mogą tam doszywać wszystko. Taka jest praktyka.
Marcin Kapała:
--- Cytat: muniekdm w Czerwiec 13, 2018, ---Marcinie Taka jest w sadach praktyka, że jeśli ktoś chciałby odpis wyroku to wniosek trafia do akt sprawy. Dzisiaj też wyroki sporządzane w latach 50-ych, 60-ych, 70-ych przepisuje się komputerowo. pewnie to wynika z faktu, ze kserokopia z takiego starego dokumentu wyglądałaby źle.
Najgorsze jest, że pracownicy tak postępują także w przypadku akt, które są już w zasobie AP. Wydział wypożycza akta a potem zwraca akta z wnioskiem, kopią wydanego postanowienia/wyroku, często także z pismami dotyczącymi wypożyczenia akt z AP. Pracownicy wychodzą bowiem z założenia, że są to ich akta i mogą tam doszywać wszystko. Taka jest praktyka.
--- Koniec cytatu ---
Wiem Mariuszu, że taka praktyka w wymiarze sprawiedliwości funkcjonuje. Próbuję jednak dociec źródeł tej praktyki. Co z zasadą niepodzielności zespołu i przynależnością kancelaryjną? Przecież w tego typu sytuacjach nie może być mowy o czynnym dziedziczeniu dokumentacji. Sporządzony odpis nie stanowi dokumentacji prowadzonego przed sądem postępowania.
--- Cytat: paniarchiwistka91 w Czerwiec 13, 2018, ---Kopie wyroków/postanowień zawsze sporządza się w kilku egzemplarzach na tzw. "zapas". Zdarza się tak, że czasami ktoś zwraca się do Sądu o odpis takiego orzeczenia lub trzeba rozesłać do innej instytucji i wtedy mamy już przygotowany, poświadczony za zgodność z oryginałem egzemplarz.
--- Koniec cytatu ---
Mam pytanie uzupełniające ;) jeżeli w sądach powstają odpisy na zapas, to wydaje się je, np. po dziesięciu latach od sporządzenia? Rozumiem uzasadnienie ale z archiwalnego punktu widzenia mnie nie przekonuje.
paniarchiwistka91:
Z archiwistycznego punkt widzenia odpisy orzeczeń na końcu akt są całkowicie niepotrzebną makulaturą, bo przecież nie może być żadnych luzów w aktach. Wydaje mi się, że dawno temu jak pisało się orzeczenia ręcznie lub na maszynie, albo nawet przed wprowadzeniem systemu Currenda słuszne było zostawianie ich odpisów w aktach, wtedy faktycznie szło się do archiwum i nie brało się całych akt tylko odpis orzeczenia. Teraz wszystko jest w systemie, 3 kliknięcia i mamy wydrukowany wyrok lub postanowienie. Chociaż ja jak archiwizowałam akta spraw sądowych z lat 50-tych, 60- tych, gdzie orzeczenia były pisane ręcznie, które czasami baaaaardzo ciężko rozczytać lub aby je rozczytać trzeba poświęcić dużo czasu, a w aktach były odpisy tych orzeczeń przepisanych już przez kogoś na maszynie - to te maszynowe "luzy" zostawiłam w aktach na końcu, bo pomyślałam, że może to ułatwić przyszłym użytkownikom korzystanie z tych akt.
Nawigacja
[#] Następna strona
Idź do wersji pełnej