teczki zbiorcze w Ośrodku Pomocy Społecznej

[kbar]

Witam,
Dostałam zadanie w pracy zorganizowania składnicy akt. Interesuje mnie czy ktoś zakładał kiedyś teczki zbiorcze dla klientów OPS? Mamy Instrukcję kancelaryjną, mamy JRWA- jest tam wskazane które sprawy mają być w tej teczce, nie wiem jednak jak numerować te teczki (w jakiej kolejności spisać klientów)

  "513- Teczki zbiorcze wnioskodawców świadczeń pomocy społecznej: dla każdego wnioskodawcy (rodziny lub osoby fizycznej)można prowadzić teczkę zbiorczą na akta spraw zarejestrowanych przy klasach od 5100 do 5106 i od 5110 do 5115 i 5120-5124"

[Rovan]

nie wiem jednak jak numerować te teczki (w jakiej kolejności spisać klientów)

Alfabetycznie wg nazwisk w ramach danego spisu zdawczo-odbiorczego.
Ponieważ dokumentacja będzie trafiała do archiwum/składnicy partiami (domyślnie raz do roku), dobrze jest prowadzić dodatkowo ideks tych akt (najlepiej elektroniczny), uzupełniając go po każdym kolejnym przejęciu partii dokumentacji do archiwum
Indeks prowadzi się w układzie alfabetycznym wg nazwisk (niezależnie od tego kiedy i na którym spisie akta trafiły do archiwum), podając przy każdej pozycji jej sygnaturę archiwalną.

Przy okazji, pamiętaj, że prowadzenie teczek zbiorczych nie zwalnia pracowników z rejestrowania spraw we właściwych teczkach/klasach rzeczowych i prowadzenia spisów spraw dla tych klas (co zresztą wynika z zacytowanego przez Ciebie fragmentu instrukcji).
W samej teczce zbiorczej dokumentacja nie podlega rejestracji i oczywiście nie prowadzi się w niej spisu spraw.

Jeszcze jedna uwaga (wynikająca z moich doświadczeń w kontaktach z pracownikami OPS, czy PUP )
Do archiwum/składnicy trafiają WYŁĄCZNIE teczki zakończone. Po zarchiwizowaniu niedopuszczalne jest dodawanie nowej dokumentacji do tych jednostek archiwalnych.
Wiem, ze piszę o sprawach oczywistych, ale w OPS-ach widziałem już różne pomysły (właśnie w odniesieniu do teczek zbiorczych klientów).

[kbar]

Dziękuje bardzo za odpowiedz spisy są prowadzone do odpowiednich klas.
Oczywiście mam jeszcze kilka pytań, czy są szanse na kontakt prywatnie?

[Rovan]

Chętnie odpowiem na wszelkie pytania (w miarę moich skromnych możliwości).
Wolałbym jednak aby zostały zadane na forum, tak by nie tylko pytający ale i inni zainteresowani mogli zapoznać się z problemem.

[kbar]

Teraz mam pytanie odnośnie sprawy rozpoczętej 30 grudnia 2016r. (został złożony wniosek) decyzja została wydana już w styczniu 2017, czy znak sprawy będzie jeszcze z  20016r.? Do teczki z którego roku włożyć te dokumenty?

[Dory]

Teraz mam pytanie odnośnie sprawy rozpoczętej 30 grudnia 2016r. (został złożony wniosek) decyzja została wydana już w styczniu 2017, czy znak sprawy będzie jeszcze z  20016r.? Do teczki z którego roku włożyć te dokumenty?

Sprawa wszczęta w 2016 r., więc znak sprawy też  z 2016 r. I sprawa trafia do teczki założonej w 2016 r.

[Rovan]

Znak sprawy nadawany jest w momencie jej wszczęcia i pozostaje niezmienny aż do jej zakończenia (za wyjątkiem wznowienia, czy przeniesienia sprawy do innej komórki). Akta sprawy prowadzi się w teczce rzeczowej założonej na rok, w którym sprawa została wszczęta.
Nie ma przy tym znaczenia jak długo toczy się sprawa.

[Początkujący archiwista]

Witam. Czy jeśli mam w teczce wyłącznie sprawy zarejestrowane przy jednej klasie np. 5100, to może być opisana ona jako teczka zbiorcza, czy w teczce zbiorczej muszą być sprawy zarejestrowane przy różnych klasach?

[Bolek]

W wielu OPS-ach nie wiedzą co to jrwa. Jak wprowadzą przepisy to ich nie stosują, bo kto ma to u nich wymusić? Sprawy gromadzą według swojego przyjętego od zaś układu. Generalnie w jednej teczce są kwity na jedną osobę.

[Pogórzanin]

W związku z teczkami zbiorczymi mam pytanie jak powinny być prowadzone. Chodzi o okres czasowy, Czy jeśli zakładam w tym roku teczkę dla X i nie mam mam decyzji obejmującej dłuższy okres czasu to ją zamykam z  końcem roku? A jak postępować jeżeli X będzie się ubiegał o świadczenie w roku przyszłym? Dokładać do tej czy zakładać nową?  Kolejne pytanie to prawidłowe sporządzenie spisu zdawczo odbiorczego. Czy na spisie muszą być wyszczególnione wszystkie teczki z podaniem nazwisk i imion czy tylko wyszczególnienie ilości i opisanie ogólnie ich zawartości. Próbowałem zasięgać języka ale co kraj to obyczaj - jedni twierdzą że tak, inni dołączają spis teczek do spisu zdawczo odbiorczego. Jak powinno być prawidłowo?

[Rovan]

Czy jeśli zakładam w tym roku teczkę dla X i nie mam mam decyzji obejmującej dłuższy okres czasu to ją zamykam z  końcem roku?

Ponieważ w przypadku klientów OPS prowadzący dokumentację nie może wiedzieć z jaką częstotliwością klient będzie korzystał ze świadczeń (a czasem nawet, czy po jednorazowym skorzystaniu kiedykolwiek pojawi się ponownie) najprościej jest przyjąć zasadę "ostatniej czynności/ostatniego wpisu" stosowaną chociażby w dokumentacji medycznej.

Zgodnie z tą zasadą teczki zbiorcze klientów powinny być archiwizowane po upływie 2 lat kalendarzowych od ostatniej czynności i ostatniego dokumentu dot. danego klienta.
Jeśli taki klient po dłuższym czasie (np. po 3-4 latach) ponownie będzie chciał skorzystać ze świadczeń wówczas należy wycofać jego teczkę z archiwum i kontynuować prowadzenie w niej dokumentacji (analogicznie jak w przypadku akt osobowych powracającego pracownika).
Jeśli teczka została już wybrakowana wówczas trzeba założyć mu nową teczkę.

Czy na spisie muszą być wyszczególnione wszystkie teczki z podaniem nazwisk i imion czy tylko wyszczególnienie ilości i opisanie ogólnie ich zawartości.

Tutaj znowu możemy się odwołać do przykładu akt osobowych pracowników. Podobnie jak tę dokumentację również teczki zbiorcze klientów OPS należy rejestrować indywidualnie - teczkę każdego klienta na odrębnej pozycji.
Wpis ogólny typu np.:
"Teczki zbiorcze klientów OPS 10 tomów" na nic się nam nie przyda gdy będziemy poszukiwali teczki konkretnej osoby.
Umieszczanie w spisie z/o tak ogólnych informacji a później dołączanie do spisu z/o dodatkowego spisu teczek nie ma większego sensu. Po co tworzyć dwa spisy skoro można stworzyć jeden?
Spis zdawczo-odbiorczy jest podstawowym środkiem ewidencyjnym w archiwum zakładowym i powinien zawierać na tyle dokładne informacje aby na ich podstawie dało się odnaleźć konkretne akta w archiwum.

[Bernadetta Chaber]

Wracając do zapytania poprzedniczki, chciałam doprecyzować sprawę teczek zbiorczych. Jeśli mamy klienta od kilku- nastu lat to wszystkie jego akta mamy trzymać u siebie ?? czy możemy sprawy zamknąć i załozyć teczkę tego samego świadczeniobiorcy na nowy rok?

Mam jeszcze jedno pytanie, jak prowadzić rejestr teczek i jak nadawać numery teczkom zbiorczym świadczeniobiorców według jakiej kolejności.

[Początkujący archiwista]

Nawiązując do poprzedniego postu, czy jeśli rodzina korzysta z pomocy społecznej przez wiele lat i jej dokumentacja obejmuje kilka tomów teczek zbiorczych, to czy można zarchiwizować pierwsze tomy, a kolejne zostawić w komórce organizacyjnej? Często się zdarza że pracownicy socjalni zmieniają się rejonami i podopiecznymi i pierwsze tomy akt danej rodziny są w szafie u jednego pracownika, dalsze u innego, a następne u jeszcze kolejnego i pracownicy twierdzą że nie wiedzą, kto ma wcześniejsze tomy bo nie pracowali wtedy albo nie pamiętają.

[gogga]

Też jestem z OPS i też mam problem z porządkowaniem akt wytworzonych w ośrodku...
Jak ktoś wyżej napisał, każdy opisywał teczki jak chciał, bez ładu i składu.
I jest problem np z teczkami klientów np świadczeń rodzinnych. Teczka jest Pani X, świadczenia są przyznawane na okres 2016/17 tzn. wniosek i decyzja w sprawie w roku 2016 ale wypłata kontynuowana w roku 2017 na podstawie decyzji z roku 2016. I teraz do którego roku wsadzić tę Panią? Ostatnim pismem w sprawie jest decyzja z 2016. Ale już np Pani Y, też złożyła wniosek o to samo świadczenie na okres 2016/17 w roku 2016 był i wniosek i decyzja, wypłata ciągnęła się do 2017 r. ale w 2017 r. zmieniła nr konta i ostatnim pismem w sprawie było pismo w sprawie zmiany konta. I do którego roku zaliczyć taką teczkę? jaki system przyjąć żeby potem móc łatwo zidentyfikować i odnaleźć Panią X i Panią Y?
Czy mogę np traktować datę zakończenia pobierania w/w świadczeń czyli rok 2017 w przypadku obydwu Pań jako rok d zakończenia "sprawy", czy jednak przyjąć datę wydania decyzji?
Czy zaliczyć obydwie do roku 2017 czy 2018 czy może każda powinna być w innym roku (ale wtedy chyba powstałby chaos)?
W OPSach to jest makabra z takimi rzeczami, przynajmniej jeśli chodzi o te świadczenia rodzinne/ 500+, bo może w pomocy społecznej jest trochę prościej.
Proszę o podpowiedzi jak to ogarnąć i z góry bardzo dziękuję.

[Bolek]

Może pomogą zapisy w instrukcji, że teczki przechowuje się przez 2 lata w komórce a potem przekazuje się do składnicy. Spotkałem sie z taką sytuacją, że pracownicy przekazywali po 2 latach jeśli w danym roku do teczki danego świadczeniobiorcy nie wpłynęła jakaś sprawa. Przekazywane teczki były 1, 2 i wieloroczne.